Guía completa de manuales de procedimientos (con consejos)

A medida que su empresa crece, es cada vez más importante tener procedimientos, directrices y normas bien establecidos. La creación de un manual de políticas y procedimientos exhaustivo puede ayudarle a gestionar a sus empleados, agilizar los procesos y hacer crecer su negocio. En este artículo, explicamos qué es un manual de procedimientos, detallamos los distintos elementos que debe incluir en uno, enumeramos los pasos que debe seguir al crear políticas y exploramos las ventajas de tener un manual de procedimientos bien elaborado.

Cómo crear un manual del empleado

¿Qué es un manual de procedimientos?

Un manual de procedimientos, también conocido como manual de políticas y procedimientos, es un recurso para los empleados que establece directrices y protocolos para los principales principios, acciones y decisiones de un departamento u organización. Puede describir los procedimientos y las expectativas de cosas como los códigos de vestimenta, las prácticas de contratación e incluso las nóminas. Al crear un manual de procedimientos con políticas y normas claras y descriptivas, puede mejorar la eficacia, la eficiencia y la comunicación de su organización.

Para crear manuales de procedimientos que sean más accesibles, muchas organizaciones han empezado a utilizar sistemas basados en la nube, recursos en línea o software de gestión del conocimiento. Estos sistemas facilitan el acceso de los empleados y la actualización de los manuales de procedimientos por parte de las organizaciones. Además, permiten a las organizaciones proporcionar enlaces a recursos relevantes.

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Elementos de un manual de procedimientos

Los manuales de procedimiento pueden variar en función del sector y la organización, pero suelen revisar varios elementos clave, como:

  • Cultura de la organización
  • Procedimientos de empleo
  • Beneficios para los empleados
  • Políticas de trabajo desde casa
  • Políticas de comunicación
  • Directrices del lugar de trabajo
  • Procedimientos de pago
  • Código de conducta de los empleados
  • Protocolos de uso de la tecnología

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Cómo redactar un manual de procedimientos

Puedes seguir estos sencillos pasos para crear un manual de procedimientos completo para tu organización:

  1. Crear un título. El título de su manual de procedimientos debe ser claro y conciso, para que sea accesible y comprensible para personas de cualquier nivel de lectura.
  2. Proporcione una presentación. Su introducción debe orientar al lector creando una visión general de la información proporcionada en el manual.
  3. Explique el propósito de las políticas y procedimientos. Proporcionar a los lectores el razonamiento de una política puede ayudarles a comprender su importancia y a invertir en su mantenimiento. Una política puede existir por varias razones, como evitar un conflicto, satisfacer las obligaciones reglamentarias o cumplir los requisitos legales.
  4. Resuma las condiciones de cada política. Las condiciones de un procedimiento o política incluyen detalles como quién es el público principal y cualquier exclusión, expectativa o restricción relacionada con la política o cómo debe aplicarse. En la mayoría de los casos, esta es la parte más importante y detallada del manual de procedimientos.
  5. Establezca el alcance del manual de procedimientos. Un manual de políticas y procedimientos puede contener políticas que sólo son relevantes para determinados departamentos o funciones. Por eso es importante que identifique a qué partes pertenece una política y los puestos o equipos específicos que están exentos de ella.
  6. Delegue responsabilidades. Aunque la información de un manual de procedimientos puede ser útil para un amplio abanico de empleados, debe haber funciones, equipos o departamentos específicos que se encarguen de mantener cada política. Hay que incluir una sección en la que se enumeren las funciones encargadas de aplicar un procedimiento o política.
  7. Detalla los pasos de cada procedimiento. Para asegurarse de que los empleados entienden cómo aplicar una política o un procedimiento, debe incluir los pasos del procedimiento que explican cómo completar los protocolos indicados.
  8. Mencione las referencias pertinentes. Si un procedimiento o política puede beneficiarse de materiales de referencia adicionales, debe crear una sección que los mencione. Puede incluir otras políticas, directrices, formularios, procedimientos o documentos normativos pertinentes.
  9. Incluya recursos para obtener información adicional y ayuda. Una sección de ayuda proporciona a los empleados recursos aprobados donde pueden obtener aclaraciones, respuestas a preguntas o ayuda para llevar a cabo un procedimiento específico. Incluya una tabla que enumere fuentes como números de teléfono, documentación, formularios o acceso a programas de formación.

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Beneficios de contar con manuales de procedimientos

Disponer de un manual de procedimientos ofrece una amplia gama de ventajas para tus empleados y tu organización, como por ejemplo

  • Establece expectativas claras: Un manual de procedimientos proporciona un lugar designado para los valores, la misión, las normas y los objetivos de una organización. Define claramente las expectativas de los empleados con respecto a su desempeño y comportamiento, y es fácilmente accesible, por lo que los empleados pueden referirse a él cuando tienen una pregunta.

  • Mejora la productividad general: Dado que un manual de procedimientos bien elaborado puede ser un recurso autorizado para los empleados que proporciona respuestas a las preguntas más comunes, en realidad puede ayudar a los empleados a seguir las directrices de la empresa y agilizar el proceso de toma de decisiones.

  • Mejora la comunicación interna: Los manuales de procedimientos establecen las operaciones empresariales básicas de una organización, incluidos los modos de comunicación. De este modo, se puede reducir la probabilidad de que haya información errónea o lagunas en el proceso de comunicación.

  • Reduce el tiempo de formación de los empleados: Un manual de políticas y procedimientos puede ser una magnífica herramienta a la hora de formar a los nuevos empleados o reciclar a los actuales. Dado que usted ya ha elaborado los materiales, los manuales de procedimientos descriptivos y exhaustivos pueden simplificar el proceso de incorporación al reducir el esfuerzo y el tiempo que se necesita para formar a los empleados.

  • Asegura el cumplimiento de la empresa: Cuando una organización revisa y actualiza sistemáticamente su manual de procedimientos, puede ayudar a la empresa a cumplir los requisitos de la Administración. Por ejemplo, cuando una empresa expone claramente las políticas de seguridad y salud en el trabajo, permite a los empleados cumplir las obligaciones legales y mantener un entorno laboral seguro.

Consejos para elaborar un manual de procedimientos eficaz

Ten en cuenta estos consejos antes de empezar a trabajar en un manual de procedimientos para tu organización:

  • Haz una lista de tus objetivos y prioridades. La creación de un manual de procedimientos lleva tiempo, pero puedes ayudar a simplificar el proceso creando una lista de los procedimientos y políticas que quieres incluir y decidiendo después cuáles debes priorizar. Empiece por los más importantes, es decir, las políticas que imponen las leyes federales o estatales. En muchos casos, se trata de políticas ya redactadas que puede incluir fácilmente en su manual de políticas y procedimientos.

  • Decide qué políticas necesitan instrucciones detalladas. Determinar qué procedimientos requieren un esquema detallado puede ayudarle a programar sus tareas con mayor eficacia.

  • Crea un orden lógico. Asegúrate de que tu manual de procedimientos está organizado de forma lógica, abordando primero las cuestiones más amplias. Por ejemplo, muchas organizaciones incluyen primero una introducción a los valores y objetivos de la empresa y luego describen las políticas de elegibilidad de empleo y los procedimientos de contratación.

  • Actualice el manual con frecuencia. Un manual de procedimientos es un documento importante de la empresa que debe revisar constantemente. Puede añadir modificaciones, eliminar ciertos detalles y cambiar las políticas o los procedimientos por completo.

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