Cómo escribir un buen correo electrónico en 8 sencillos pasos

Ser capaz de comunicarse con eficacia, especialmente a través del correo electrónico, es una habilidad importante en la vida. Un buen correo electrónico puede impresionar a los responsables de la contratación, demostrar tu profesionalidad y garantizar que tus compañeros de trabajo entiendan tu mensaje. Aprender a escribir un buen correo electrónico para diferentes ocasiones puede ayudarte a destacar en tu carrera. En este artículo, veremos la importancia de un correo electrónico perfecto, cómo escribir un gran correo electrónico que comunique exactamente lo que quieres decir y cómo quieres decirlo, así como lo que no debes incluir en tu correo electrónico.

¿Por qué es importante un buen correo electrónico?

Un buen correo electrónico causa una buena primera impresión. Cuando envías un correo electrónico bien escrito y gramaticalmente correcto, es más probable que el destinatario se forme una buena opinión de ti. Esto aumenta las posibilidades de que te contraten cuando solicites un trabajo. También es mucho más fácil coordinar proyectos e intercambiar ideas cuando los miembros de tu equipo entienden tus correos electrónicos. Un buen correo electrónico puede ayudarte a cerrar un trato con los clientes o a aumentar tus ventas en poco tiempo. Establecer objetivos, coordinar reuniones y negociar acuerdos resulta mucho más sencillo cuando se escribe un correo electrónico eficaz.

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Cómo escribir un buen correo electrónico

Un correo electrónico bien redactado proporciona a su destinatario un mensaje claro, amigable, conciso y procesable. Aprender a redactar un correo electrónico que cumpla todos estos criterios puede requerir práctica. He aquí algunos consejos que pueden ayudarle a escribir un correo electrónico eficaz y profesional:

1. Establezca un objetivo claro

Antes de empezar a escribir tu correo electrónico, define el objetivo. Es más fácil conseguir el propósito de tu correo electrónico si sabes por qué lo estás escribiendo. Elige un objetivo sencillo pero específico que deje claro tu propósito para el destinatario. Por ejemplo, si quieres que el lector revise un informe que has adjuntado, infórmale de qué informe se trata, por qué quieres que lo revise, qué tipo de respuesta necesitas y cuándo necesitas que se complete la tarea.

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2. Escriba una línea de asunto significativa

La línea de asunto es lo primero que ve el destinatario, por lo que debe asegurarse de que lo atrae a abrir el mensaje y establece las expectativas sobre lo que se adjunta. El asunto del correo electrónico debe ser personal, conciso y específico, y asegurarse de que es relevante para el destinatario. Este es un ejemplo de un buen asunto de correo electrónico:

"Descubra sus nuevas características Maxwell Driving (regístrese para ganar un premio de 1.000 dólares) "

En el ejemplo anterior, la línea de asunto informa al lector de que el correo electrónico presenta las nuevas características de Maxwell Driving (un producto que han comprado) y además les obliga a abrir el correo electrónico para tener la oportunidad de ganar un premio.

3. Utilizar la apertura adecuada del correo electrónico

Presta atención al saludo de tu correo electrónico y a la frase inicial para asegurarte de que es eficaz. Para mantener la profesionalidad, abre tu correo electrónico con un saludo formal, como "Estimado Sr. Flores ." Dependiendo de tu relación con el destinatario, puedes dirigirte a él con su nombre de pila o con su nombre completo. Si tu relación con el destinatario es casual, puedes utilizar sólo su nombre de pila.

Si no conoce el nombre del destinatario, puede utilizar, "Estimado señor/señora" o "A quien corresponda" Si su correo electrónico va dirigido a un grupo de destinatarios, salúdelos en grupo o incluya el nombre de cada uno de ellos en el saludo.

4. Enumere sus puntos principales

Después de su saludo, enumere claramente el objetivo de su correo electrónico. Si tiene varios puntos, utilice una lista para que el destinatario pueda escanearlo fácilmente. Por ejemplo, si estás promocionando tu nuevo producto y quieres informar al destinatario sobre sus características, utiliza una lista para que sean fácilmente escaneables en lugar de poner todas las nuevas características en un largo párrafo.

5. Escriba para su público

Adapta tu correo electrónico en función de los antecedentes de tu destinatario. Utiliza los términos y el tono con los que se sentirán identificados. Además, escriba su correo electrónico a un nivel de lectura que su destinatario pueda entender. Para determinar a qué nivel está escrito tu correo electrónico, puedes utilizar un comprobador de legibilidad en línea que analiza tu contenido en función de la longitud de las palabras y las frases.

6. Incluya una llamada a la acción

Si necesita que su destinatario responda a su correo electrónico o realice una acción después de leerlo, incluya una llamada a la acción clara para obtener los resultados que desea. Describa lo que necesita que hagan después de leer su correo electrónico. Estos son algunos ejemplos de una buena llamada a la acción:

  • "¿Podría enviarme esos documentos para el viernes?"
  • "¿Podrías presentarlo en las próximas tres semanas?"
  • Por favor, envíe un correo electrónico a Sarah sobre esto y hágamelo saber;

7. Escriba una firma amistosa o un cierre

Incluir un cierre eficaz a su correo electrónico es una de las mejores maneras de asegurarse de que su destinatario se vaya con una buena impresión de usted o de su empresa. Para que el cierre de su correo electrónico sea eficaz, asegúrese de que refleja su personalidad y de que lo adapta a su relación con el destinatario. Estos son algunos ejemplos de un buen cierre de correo electrónico:

  • Gracias por su cooperación y paciencia;
  • Gracias por su consideración;
  • Si tiene alguna pregunta o duda, hágamelo saber;
  • “Estoy deseando trabajar con usted”

8. Incluya imágenes si es necesario

Puedes incluir imágenes si ello contribuye a comunicar el mensaje del correo electrónico. Puede incluir una imagen grande o dos pequeñas, pero asegúrese de que tengan un aspecto profesional y se complementen bien con el texto. Si quiere informar a los suscriptores sobre la venta de bolsos en su boletín, por ejemplo, utilice una imagen de calidad de esos mismos bolsos.

Lo que no hay que incluir en un gran correo electrónico

He aquí algunas cosas que debe evitar al escribir su correo electrónico:

Clichés

Un cliché es una palabra o frase que se ha utilizado en exceso hasta el punto de perder su significado. Si quieres que tu correo electrónico sea interesante y fresco, asegúrate de que el texto esté libre de clichés. Puede reformular su texto para hacerlo más original y conciso. También puedes pedir a otra persona que revise tu correo electrónico para asegurarse de que no utilizas clichés.

Qué incluir en su lugar: En lugar de usar, "¿Cómo estás? " o ";Espero que te vaya bien Para saludar a tu destinatario, escribe: "Escribo porque " o ";Nos reunimos en para explicar inmediatamente por qué te diriges a ellos. Suena más respetuoso si se es directo.

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Cobertura

Es posible que utilices muchas frases como "Sería estupendo que, " "Isentir como " o "Yo cree que deberíamos Todas estas frases son ejemplos de «hedging», es decir, calificativos que dan menos sentido a tu declaración. Aunque las coberturas hacen que tu declaración sea menos directa y suene más educada, especialmente si estás expresando una crítica o un desacuerdo, pueden hacer que parezcas poco confiado e inseguro.

Qué incluir en su lugar: Para evitar las evasivas, revisa tu correo electrónico en busca de frases que no sean directas y sustitúyelas por una redacción clara y segura. Por ejemplo, en lugar de utilizar, "Creo que deberíamos empezar la reunión, "Se podría escribir, ";Vamos'a comenzar la reunión. "

Uso excesivo de signos de exclamación

Aunque expresar entusiasmo es estupendo, el uso excesivo de signos de exclamación puede hacer que tu correo electrónico parezca poco profesional. Sin embargo, si utilizas los signos de exclamación con moderación en tu correo electrónico, permites que tu destinatario se centre en tu mensaje y no en tu tono.

Qué incluir en su lugar: En lugar de utilizar signos de exclamación para transmitir su emoción o urgencia, utilice un vocabulario más vivo. Por ejemplo, en lugar de utilizar, "Asegúrate de completar este proyecto para mañana por la mañana. " podría escribir, "Es crucial que completes esto antes de la fecha límite de mañana';

Copia larga o poco clara

En cada correo electrónico, utilice suficientes frases para decir lo que necesita. La mejor práctica en este caso es limitar el correo electrónico a cinco frases. Aunque puede haber situaciones en las que sea difícil mantener un correo electrónico con esta longitud, cinco frases suelen ser suficientes. Si practica la disciplina de las cinco frases, podrá redactar un correo electrónico perfecto en pocos minutos. También podrá obtener mejores índices de respuesta.

Qué incluir en su lugar: Céntrese en el asunto de su correo electrónico para evitar salirse del tema y utilice la voz activa para que sus frases sean concisas. Termina con una fecha de respuesta solicitada o una llamada a la acción, y deja claro que estás abierto a seguimientos y preguntas.

Consejos adicionales para escribir un gran correo electrónico

Una vez que haya redactado su correo electrónico, siga todos estos pasos antes de enviarlo a su destinatario:

Corregir el correo electrónico

Revise los errores de gramática, ortografía y puntuación antes de enviar su correo electrónico. Para filtrar rápidamente los errores, utiliza un corrector gramatical y ortográfico. Las aplicaciones de procesamiento de textos suelen incluir un corrector gramatical y ortográfico, pero hay aplicaciones independientes que ofrecen una sólida corrección y retroalimentación para una mayor claridad.

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Revise el formato de su correo electrónico

Los programas de correo electrónico muestran los mensajes de forma diferente. Esto significa que si tu correo electrónico tiene un formato perfectamente alineado en tu ordenador, puede tener un aspecto completamente distinto cuando tu destinatario lo vea utilizando un proveedor de servicios de correo electrónico diferente. Por lo tanto, en lugar de pegar un documento de Word muy formateado, como una carta de presentación o un currículum vitae, utiliza un documento escrito en formato de texto plano o un PDF.

También puede enviarse el mensaje a sí mismo antes de enviarlo al destinatario. Así podrá comprobar que el formato es el correcto y que todo se ve bien.

Firme su correo electrónico adecuadamente

Asegúrate de que tu firma de correo electrónico estándar es apropiada para el correo electrónico concreto que estás enviando. Para una firma profesional, puedes incluir tu nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico y tu sitio web profesional o el de tu empresa.

Aquí's un ejemplo:

"Mikela D'Antonia
677-353-4754 | mikelantonia@email.com | mikeladantonia.com

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