Cómo escribir un comunicado de prensa

Un comunicado de prensa es una importante herramienta de comunicación utilizada tanto por personas como por organizaciones. Los comunicados de prensa comunican información de alto nivel a una variedad de partes interesadas, por una serie de razones. Es importante comprender la función, el formato y el proceso de creación de un comunicado de prensa.

En este artículo describimos por qué es importante una nota de prensa, cuándo usarla y cómo escribirla y cómo es un modelo de nota de prensa.

¿Por qué es importante un comunicado de prensa?

Un comunicado de prensa es importante porque ayuda a una organización a comunicar información clave sobre sus productos o servicios a un público amplio. Si se hace bien, puede animar a otras fuentes de noticias a incluir la cobertura de la historia. Esto amplía la audiencia de forma exponencial y puede generar el interés de los clientes que conduce a un aumento de las ventas y los ingresos.

En el caso de asuntos delicados o controvertidos, los comunicados de prensa son importantes porque permiten a la organización controlar el mensaje y compartir la información con el público en sus propios términos. Esto es importante para mantener la credibilidad de una organización y su base de clientes. En el caso de un cierre de la empresa, por ejemplo, un comunicado de prensa que describa una estrategia de transición de los empleados o una fusión con una empresa más grande puede aliviar la ansiedad sobre lo que se avecina.

Cuándo utilizar un comunicado de prensa

Un comunicado de prensa puede utilizarse por diversas razones, la mayoría de las cuales se encuadran en una de las cuatro grandes categorías:

Noticias generales

Los comunicados de prensa se utilizan cuando una persona u organización quiere compartir noticias con su empresa a nivel interno o con el público en general. Pueden ser noticias de celebración o sombrías y suelen utilizarse como anticipo de un plan de cobertura más profundo. Por ejemplo, una organización benéfica puede emitir un comunicado de prensa para anunciar una nueva asociación hospitalaria, con información más detallada sobre la iniciativa que se compartirá internamente en las próximas semanas.

Promoción de productos o eventos

Las empresas utilizan los comunicados de prensa para promocionar el lanzamiento de un nuevo producto o para publicitar y solicitar la asistencia a un próximo evento.

Actualización de la plantilla

Las empresas utilizan los comunicados de prensa para anunciar decisiones importantes de contratación, así como despidos o cierres de empresas. En estas situaciones, suele haber un comunicado de prensa más general, dirigido al público o a toda la empresa, con detalles más específicos compartidos con un grupo interno más pequeño.

Gestión de crisis

Las organizaciones utilizan los comunicados de prensa para controlar los daños en situaciones de escándalo público o acontecimientos negativos. Los organismos públicos también utilizan los comunicados de prensa para gestionar crisis como catástrofes naturales o amenazas terroristas. Estos comunicados pretenden poner al día al público sobre el estado actual de la situación, las medidas adoptadas y dónde obtener ayuda.

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Qué incluir en un comunicado de prensa

Los comunicados de prensa suelen tener una o dos páginas y siguen el formato general de un artículo de prensa. El contenido más importante y/o el titular principal van primero, seguidos por el contenido menos importante y los detalles específicos. Los comunicados de prensa sólidos utilizan un lenguaje preciso que va directamente al grano, destacando el atractivo o la necesidad de la información en cuestión sin información de fondo que distraiga. Aunque los comunicados de prensa varían en función de la organización y su finalidad, suelen incluir los siguientes elementos básicos:

  • Titular que llame la atención
  • Información general sobre la organización
  • Hechos o cifras numéricas
  • Indicar claramente el marco temporal
  • Ubicación geográfica de la empresa o del evento
  • Información de contacto para el seguimiento

Cómo escribir un comunicado de prensa

Aunque el contenido de un comunicado de prensa es específico de cada organización, el proceso de creación de un comunicado de prensa es bastante consistente. He aquí cinco pasos para redactar un comunicado de prensa:

1. Elija un titular que llame la atención

Un titular fuerte puede ayudar a convencer a los medios de comunicación para que publiquen su comunicado de prensa y puede convencer al público en general para que lo lea. Visualmente, puede mejorarlo utilizando una fuente en negrita y un tamaño de letra mayor que el resto del contenido. Una estrategia para crear un titular fuerte es identificar las palabras clave más utilizadas en el artículo y encontrar un lenguaje inteligente para encadenarlas como gancho.

2. Desarrolle su texto

El cuerpo del texto es un término técnico para describir el contenido principal de su comunicado de prensa. Incluye la información más importante, organizada de más a menos crítica. Al igual que los posibles lectores, los editores y periodistas son personas ocupadas que dedicarán el mayor tiempo a leer los primeros párrafos antes de hojear el resto. Los comunicados de prensa sólidos utilizan información directa y estadísticas específicas para respaldar sus afirmaciones.

3. Completa los detalles clave

Los detalles clave se refieren al quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo de su evento o anuncio. En el caso de los comunicados de prensa centrados en un evento, esto incluye la fecha, la hora y el lugar preciso del mismo, así como los requisitos específicos de admisión. En el caso del lanzamiento de un producto, se describen los aspectos básicos de la funcionalidad del producto, el mercado al que va dirigido y los pasos para obtenerlo.

4. Personalízalo para tu público

La personalización de un comunicado de prensa para el público al que va dirigido está directamente relacionada con el "por qué" que se esbozó en sus detalles clave. Para ello, hay que añadir detalles que sean específicos para lo que su público querría saber. Incluir conexiones con contenidos relacionados o fuentes de información adicional puede ser eficaz. Ofrecer información de contacto de organizaciones de ayuda, por ejemplo, puede ser una forma eficaz de terminar un comunicado de prensa de gestión de crisis. Por ejemplo, el anuncio de una beca universitaria puede terminar con enlaces a artículos sobre los procesos de admisión de estudiantes y los plazos de solicitud.

Personalizar un comunicado de prensa para un editor significa asegurarse de que está lo más cerca posible de la impresión. Revisar dos y tres veces la ortografía, la gramática y la calidad general de la redacción puede aumentar las probabilidades de que se publique.

5. Envuélvela

La última sección de un comunicado de prensa se denomina «boilerplate». Un boilerplate es un resumen, normalmente de cien palabras o menos, que resume la empresa u organización que escribió el comunicado de prensa. En una sola línea bajo el boilerplate, todos los comunicados de prensa incluyen "###" para indicar el final del comunicado.

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Tipos de comunicados de prensa

Hay muchos tipos de comunicados de prensa para dar cuenta de las diversas necesidades de las organizaciones. En consonancia con las razones para utilizar un comunicado de prensa, los tipos más comunes de comunicados de prensa incluyen:

  • Noticias generales
  • Promoción del evento
  • Lanzamiento o promoción de un producto
  • Nueva contratación
  • Reconocimiento del premio
  • Anuncio de la asociación
  • Cambio de marca de la empresa
  • Iniciativa benéfica

Las organizaciones eligen de la lista en función de su necesidad y luego componen el contenido en consecuencia.

Plantilla de comunicado de prensa

Ten en cuenta esta plantilla de comunicado de prensa de lanzamiento de producto para ayudarte a escribir el tuyo:

Logotipo de la empresa

PARA SU PUBLICACIÓN INMEDIATA : [fecha]

CONTACTO : [dirección de correo electrónico, número de teléfono]

TITULAR QUE LLAMA LA ATENCIÓN

Lugar: [Nombre de la empresa] se complace en anunciar el lanzamiento de [nombre del producto]. El [nombre del producto] es una [descripción del producto] que [beneficios del producto]. Es revolucionario porque [estadísticas históricas sobre la empresa o el sector]. El [nombre del producto] estará oficialmente disponible para su compra pública el [fecha] a un precio de [precio del producto].

[Añade detalles adicionales sobre los eventos de marketing, la forma de adquirir el producto y los beneficios relacionados].

[Si es el caso, incluya aquí el respaldo de alguna celebridad].

[Boilerplate]

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Ejemplo de comunicado de prensa

Para ayudarle a entender cómo es un comunicado de prensa y cómo escribirlo, a continuación encontrará un ejemplo de comunicado de prensa. Este comunicado de prensa es uno de actualización de contrataciones, escrito por un departamento de educación que contrató a un nuevo funcionario de alto nivel:

*PARA SU PUBLICACIÓN INMEDIATA: 8 de diciembre de 2019*

*CONTACTO: ejones@nycschools.gov, (890) 564-3423*

EL CANCILLER SMITH ANUNCIA EL NOMBRAMIENTO DE JUAN VALDEZ COMO VICECANCILLER DE SALUD ESCOLAR

Profesional sanitario con experiencia que ampliará el acceso a los servicios de salud física para 500.000 niños

*Nueva York: El Canciller de las Escuelas de la Ciudad de Nueva York anunció hoy el nombramiento de Juan Valdez como Vicecanciller de Salud Escolar. Como vicerrector, Juan será responsable de supervisar la coordinación y la prestación de todos los servicios de salud física en nuestro sistema escolar, haciendo hincapié en la distribución equitativa de los servicios de enfermería para garantizar que todos los estudiantes reciban la atención adecuada.*

"Juan tiene un historial de resultados exitosos en la asignación de recursos, el cierre de las brechas de tratamiento en un 85% y el desarrollo de una vía de educación superior para reclutar enfermeras y profesionales médicos con talento para la organización. Estamos muy contentos de tener su pensamiento visionario y la habilidad de planificación estratégica avanzada en nuestro equipo, " dijo el canciller de las escuelas de Nueva York Kendall Smith.

Bajo el liderazgo de Valdez's, el Departamento de Salud de las Escuelas de la Ciudad de Nueva York trabajará para eliminar la escasez de enfermeras, aumentar el número de socorristas capacitados para el asma y la epilepsia en las escuelas y establecer una asociación con James Dearing Eye Services para llevar a cabo exámenes de la vista y proporcionar gafas gratuitas para todos los estudiantes de kindergarten a finales del próximo año escolar.

Valdez continuará el trabajo de su predecesor en el establecimiento de un sistema de apoyo a la salud mental de varios niveles y una fuerte asociación entre los proveedores de servicios de salud física y mental en las escuelas.

Antes de aceptar este nombramiento, Valdez fue el principal administrador médico del Departamento de Salud e Higiene Mental durante los últimos 10 años, trabajando en muchas agencias de la ciudad para mejorar el acceso y la calidad de los servicios de atención sanitaria para todos los residentes de la ciudad de Nueva York. Antes de eso, fue médico de urgencias en el Hospital Vallet durante 15 años, ganando numerosos premios y siendo reconocido por mejorar drásticamente la satisfacción de los pacientes y el tiempo de espera en urgencias.

Establecido en 1905, el sistema escolar de la ciudad de Nueva York es una organización sin ánimo de lucro que educa a 500.000 niños en cinco distritos y 900 escuelas. El sistema está organizado en 10 grandes áreas, una de las cuales es la de Salud Escolar. Los principales objetivos del Departamento de Salud Escolar son garantizar el acceso equitativo a los servicios de salud física necesarios para todos los estudiantes y la derivación a servicios externos según sea necesario para los estudiantes y las familias.

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