Cómo escribir un correo electrónico paso a paso (formal e informal)

La gente escribe correos electrónicos todos los días. Sin embargo, si no estás pensando en cómo escribes los correos electrónicos, puedes tener la oportunidad de mejorar tu comunicación digital. En este artículo, te enseñamos la diferencia entre los correos electrónicos formales e informales, sus usos y cómo escribir cada uno, y luego te mostramos plantillas y ejemplos para ayudarte a escribir los tuyos.

Correo electrónico formal frente a informal: ¿cuál es la diferencia?

La principal diferencia entre un correo electrónico formal y otro más informal es el tono. El tono de un correo electrónico depende de la elección del lenguaje y la sintaxis.

Tanto en los correos electrónicos formales como en los informales, es importante ser breve, cálido y directo. Sin embargo, en un correo electrónico informal, algunas de las convenciones más formales no son necesarias ni se esperan. En particular, los saludos en un correo electrónico formal o informal pueden ser diferentes.

En ambos casos, está bien alejarse de las viejas convenciones como "querida". Sin embargo, en un correo electrónico informal, es ventajoso utilizar un lenguaje más común como "hola" como saludo, mientras que en un correo electrónico formal se puede optar por un lenguaje como "hola" en su lugar, porque está en línea con las expectativas para situaciones de negocios, y otros escenarios en los que un correo electrónico formal podría ser requerido. Lo mismo ocurre con la firma de un correo electrónico formal frente a uno informal.

En general, el lenguaje casual hace que un correo electrónico informal parezca más amistoso y cercano, mientras que un correo electrónico profesional debe utilizar un lenguaje claro, conciso y formal que sea fácil de leer e interpretar. Un correo electrónico que adopte un tono informal puede utilizar un lenguaje más creativo cuando tenga sentido para ayudar a la comunicación entre personas que se conocen y entienden.

Las líneas de asunto constituyen otra área de diferencia entre los correos electrónicos formales e informales. En un correo electrónico profesional, es importante ofrecer una línea de asunto que sea un resumen práctico del correo electrónico. Un correo electrónico que adopte un tono más informal puede utilizar ese espacio para atraer al lector con una pregunta u otra línea de asunto que llame la atención.

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Cómo escribir un correo electrónico

A continuación se indican los pasos que hay que seguir para escribir un correo electrónico de forma correcta:

  1. Tenga en cuenta a su público.
  2. Cree un tema.
  3. Emitir un saludo estándar.
  4. Sea claro y evite la redundancia.
  5. Ser breve pero cálido
  6. Cerrar simplemente.

1. Tenga en cuenta a su público

Cuando te prepares para escribir tu correo electrónico, es importante que tengas en cuenta a tu audiencia. Por ejemplo, si estás escribiendo para un público de negocios, debes considerar un tono formal que utilice el lenguaje adecuado. Sin embargo, si le escribes a un amigo, pareja o familiar, puedes optar por incluir un lenguaje informal o incluso términos cariñosos o apodos que tengan sentido para el receptor y la ocasión. Un tono informal que incluya términos cariñosos sólo sería aceptable en el caso de un correo electrónico informal.

2. Crear un tema

Una vez que hayas determinado a qué público te diriges, es el momento de redactar el asunto. Si está escribiendo un correo electrónico profesional, tendrá que utilizar la línea de asunto para resumir su correo electrónico de una manera práctica. Si estás escribiendo un correo electrónico informal, puedes crear una línea de asunto que sea más creativa o que llame la atención haciendo una pregunta relevante.

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3. Emitir un saludo estándar

En ambos casos, la persona que escribe el correo electrónico debe evitar ser demasiado formal con su saludo. Un "Hola" o un "Hola" está bien para cualquiera de los dos. Sin embargo, los correos electrónicos escritos con un tono informal pueden incluir lenguaje común, jerga, términos de cariño cuando sean apropiados.

4. Sé claro y evita la redundancia

En ambos casos es importante ser claro y evitar la redundancia. Sin embargo, cuando escribes un correo electrónico profesional, debes evitar un lenguaje demasiado creativo y elegir palabras más literales. En un correo electrónico informal tienes más libertad para adoptar un tono divertido o hacerlo más narrativo. Dicho esto, la base de todo correo electrónico sólido es la capacidad de comunicar de forma concisa tus pensamientos de manera comprensible.

5. Sé breve pero cálido

En un correo electrónico informal, si eres demasiado breve, tu tono podría parecer poco amistoso. Así que, aunque es importante ser claro, si estás escribiendo una carta informal debes incluir algo de construcción de rapport. También puedes evitar la redundancia en una cadena de correos electrónicos diciendo «hola» una sola vez, sobre todo si la cadena de correos electrónicos es muy activa. Puedes y debes responder a los correos electrónicos sin sentir que tienes que empezar con «hola» cada vez.

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6. Cerrar simplemente

Cuando cierres cualquier correo electrónico, hazlo de forma sencilla. En entornos profesionales, a veces las firmas tienen un cierre estándar como "Un saludo," o "Sinceramente,". Es menos probable que necesites una firma en un correo electrónico informal. En su lugar, presta atención a la elección de las palabras y firma de forma cordial sin ser demasiado formal.

Plantilla de correo electrónico informal

A continuación encontrará una plantilla para crear su próximo correo electrónico informal:

Tema: [Introduzca un tema atractivo]

[Escriba un saludo informal] [Escriba aquí el nombre del destinatario],

[Incluya un cuerpo breve y reflexivo]

[Incluya una firma informal]

[Su nombre]

Plantilla de correo electrónico formal

Si estás escribiendo un correo electrónico en un entorno más formal, esta puede ser una plantilla mejor para ti:

Asunto: [Introduzca el tema práctico]

[Escriba el saludo formal] [Escriba aquí el nombre del destinatario],

[Incluya un cuerpo claro y directo.]

[Incluya una firma formal]

[Su nombre]

Ejemplos

A continuación encontrarás ejemplos de un correo electrónico informal y otro formal:

Ejemplo de correo electrónico informal:

Asunto: ¿Quieres compartir coche para ir al torneo de baloncesto?

Hola Rebekah,

Me preguntaba si iba a ir al torneo de baloncesto femenino de Raleigh que se celebra este fin de semana en el instituto Jackson. Mi hija juega en el torneo con la suya, y he pensado que podría ser divertido ir juntas. Además, ¡es ecológico! Hazme saber si tienes pensado ir antes del miércoles y podemos hacer planes para compartir el coche si quieres.

Hablamos pronto,

Deborah Merrick

Ejemplo de correo electrónico formal

Asunto: Seguimiento de nuestra reunión

Hola Steven

Le escribo para agradecerle el tiempo que dedicó a sentarse conmigo el viernes para hablar de los productos que National Chem puede ofrecer a su empresa. Quería hacerle saber que estoy a su disposición si tiene alguna pregunta de seguimiento sobre lo que discutimos. Como usted mencionó en la reunión, el tiempo es esencial cuando se trata de ahorrar dinero para su negocio. ¿Cuándo cree que tomará una decisión?

Espero poder hablar con usted pronto,

Anna Gaston
Ejecutivo de cuentas
Química nacional

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