Cómo escribir un email de confirmación (más plantilla y ejemplos)

Cuando los clientes, proveedores o colegas realizan o preparan ciertas tareas, esperan recibir correos electrónicos de confirmación. Un correo electrónico de confirmación puede ayudar a los destinatarios y a los remitentes a verificar un evento o una transacción pendiente o que ambos tienen la misma información en sus registros. Saber cómo escribir un correo electrónico de confirmación eficaz puede optimizar los canales de comunicación de su empresa. En este artículo, explicamos qué son los correos electrónicos de confirmación, cuándo deben enviarse, cómo redactar un correo electrónico de confirmación en 10 pasos y proporcionamos una plantilla y ejemplos de correos electrónicos de confirmación para ayudarle a elaborar el suyo propio.

Correos electrónicos de negocios (con plantillas y ejemplos)

¿Qué es un correo electrónico de confirmación?

Un correo electrónico de confirmación es un mensaje que verifica una transacción o reunión actual o futura. Los correos electrónicos de confirmación reafirman, afirman o recuerdan al destinatario una serie de eventos o acontecimientos profesionales, como un pedido de un cliente o una suscripción por correo electrónico. Un mensaje de confirmación contiene todos los detalles ya acordados entre las dos partes por teléfono, en persona o a través del sitio web de una empresa. Estos detalles pueden incluir la hora del evento, el lugar y los preparativos que las dos partes deben realizar con antelación.

Un correo electrónico de confirmación ayuda a tranquilizar al destinatario del mensaje. Puede permitir al destinatario asegurarse de que ambas partes están de acuerdo con los términos actuales o futuros de su acuerdo, trato o reunión. Como los correos electrónicos de confirmación se han convertido en un estándar para muchas prácticas empresariales, los clientes, colegas y proveedores suelen esperar recibirlos y se sienten reconfortados cuando lo hacen.

¿Cuándo se debe escribir un correo electrónico de confirmación?

Los profesionales deben escribir y enviar los correos electrónicos de confirmación lo antes posible después de la acción o el acuerdo relacionado con la confirmación. Por ejemplo, si se acuerda por teléfono una reunión o entrevista de trabajo, envíe un correo electrónico de confirmación tan pronto como pueda después de que termine la llamada telefónica. Otro ejemplo, si un cliente hace una reserva o compra un producto de su empresa, debería recibir el correo electrónico de confirmación justo después de hacer la reserva o la compra. Estas son algunas de las ocasiones y transacciones comerciales para las que podría enviar mensajes de confirmación:

  • Reuniones
  • Pedidos de productos o servicios
  • Entrevistas
  • Boletines de correo electrónico
  • Citas
  • Suscripciones a productos o servicios
  • Reservas
  • Solicitudes de empleo recibidas

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Cómo redactar un correo electrónico de confirmación

A continuación te explicamos cómo redactar un correo electrónico de confirmación en 10 pasos:

1. Especifique los destinatarios

Añade las direcciones de correo electrónico del destinatario o los destinatarios en la barra de direcciones. Si está enviando correos electrónicos a varios clientes o proveedores, puede ocultar sus direcciones de correo electrónico entre sí utilizando la función de copia oculta (CCO). Si estás organizando una reunión en la que participan todos los destinatarios, puedes mantener sus direcciones de correo electrónico visibles en caso de que los destinatarios necesiten ponerse en contacto entre sí.

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2. Escriba una línea de asunto

Cree una línea de asunto de correo electrónico que indique claramente el propósito de su mensaje. Mantenga la línea de asunto del correo electrónico tan corta como sea posible sin dejar de transmitir su intención al enviar el mensaje. Por ejemplo, una buena línea de asunto de correo electrónico para una confirmación de reserva podría ser: "Confirmación de la reserva con Sunnyside Hotel."

3. Redactar un saludo

Abre el cuerpo de tu mensaje de correo electrónico con un saludo, como "querido" o "hola." Si estás escribiendo una confirmación de correo electrónico más formal, como a un empleador potencial o actual, dirígete al destinatario por su título y apellido. Si se trata de mensajes más informales, como pedidos de clientes o suscripciones por correo electrónico, puede utilizar el nombre del destinatario.

4. Indique el propósito del correo electrónico

Comience el primer párrafo del cuerpo de su mensaje con una declaración sencilla sobre el motivo por el que está escribiendo este correo electrónico. Si la confirmación del correo electrónico es para una entrevista de trabajo, por ejemplo, la frase del primer párrafo del cuerpo podría decir: "Este correo electrónico es para confirmar que usted' está programado para una entrevista con Green Grocers el próximo jueves por la tarde" Como otro ejemplo, si usted' está escribiendo para confirmar el pedido de un producto, podría decir Te escribo para confirmar tu reciente pedido a nuestra empresa;

5. Enumerar los detalles

Enumera todos los detalles sobre el evento o la transacción que necesita tu destinatario. Para reuniones, entrevistas y citas, los detalles necesarios suelen incluir la fecha, la hora y el lugar exacto del evento. En el caso de pedidos de productos, facilite detalles como el número de pedido, la fecha estimada de envío y la fecha aproximada de llegada.

6. Solicitar información adicional

Si necesitas información adicional de tus destinatarios, aprovecha el correo electrónico de confirmación para pedirla. Las empresas que reservan citas con los clientes suelen pedirles que rellenen formularios con antelación con su información de contacto, personal, de salud o de otro tipo. Si estás programando una reunión, puedes pedir a los futuros participantes que añadan elementos a una agenda compartida.

7. Hacer preguntas

El correo electrónico de confirmación también ofrece una buena oportunidad para hacer las preguntas que sean necesarias. Si está escribiendo un correo electrónico de confirmación para verificar una entrevista de trabajo con un posible empleador, puede preguntar si quiere que prepare algo o que lea los materiales de la empresa con antelación. También puedes utilizar el correo electrónico de confirmación para preguntar si debes llevar material o documentos a una próxima reunión.

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8. Exprese su gratitud

Agradezca al destinatario o destinatarios de su mensaje. Si escribe a los clientes, exprese su agradecimiento por su compra, patrocinio o fidelidad. En el caso de los mensajes dirigidos a los colegas, puede agradecerles el trabajo que hayan tenido que realizar antes de la reunión. Si eres un empleador que confirma una entrevista o solicitud de trabajo, agradece al candidato por considerar un futuro en tu empresa.

9. Cerrar el correo electrónico

Elija una firma de correo electrónico, como "lo mejor" o "sinceramente." Dependiendo del contexto de su mensaje, es posible que desee utilizar su nombre personal o el nombre de su departamento o empresa. Incluya su información de contacto personal o de la empresa a continuación.

10. Editar y corregir

Revise cuidadosamente su mensaje antes de enviarlo. Asegúrese de que su contenido es lo más claro posible y contiene toda la información que necesita su destinatario. Revise también los pequeños errores de redacción, como las faltas de ortografía o las erratas.

Consejos para redactar correos electrónicos de confirmación

Estos son algunos consejos para redactar y enviar un correo electrónico de confirmación:

Sea preciso y directo

Utilice el menor número de palabras posible para transmitir su mensaje. Un buen correo electrónico de confirmación se centra en los detalles necesarios relacionados con la transacción o el evento que estás confirmando y reduce al mínimo cualquier otra información, conversación o bromas. Además, intenta ser lo más preciso posible para que el destinatario no tenga más preguntas sobre el evento o la transacción confirmada. Por ejemplo, si el correo electrónico de confirmación es para una inscripción que implica reunirse en un lugar específico, incluye la dirección y otros detalles relevantes, como consejos para aparcar, dentro del correo electrónico de confirmación.

Asegúrate de que los datos del remitente son claros

Envíe el correo electrónico de confirmación desde una dirección de correo electrónico profesional y un nombre de remitente. El nombre del remitente es lo que ve el destinatario cuando ve el correo electrónico de confirmación en una vista de lista dentro de su bandeja de entrada. Compruebe que su nombre de remitente es su nombre personal o el nombre de su empresa o departamento específico. Esto ayuda a garantizar que el destinatario vea realmente el correo electrónico de confirmación y que el mensaje no vaya a la carpeta de spam o a la papelera.

Utilice un tono amable y profesional

Mantén un tono amable y profesional en todo el cuerpo del mensaje. Aunque un mensaje de confirmación debe ser directo, esfuérzate por que también sea amable y represente bien a tu empresa. Incluir un mensaje de agradecimiento al final del correo electrónico de confirmación, después de los detalles necesarios, puede ayudar a mantener un tono amable.

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Incluya botones de integración

Los botones de integración pueden ofrecer a sus destinatarios una forma sencilla de incorporar la información de su correo electrónico de confirmación a otras herramientas y programas digitales. Si envías un correo electrónico de confirmación para una reserva o una reunión, por ejemplo, puedes incluir botones de integración que permitan a los destinatarios añadir la fecha y la hora a sus calendarios en línea.

Para los eventos con una ubicación física, considere la posibilidad de añadir un botón de integración a una aplicación de mapas que permita a los destinatarios obtener direcciones. Si un correo electrónico de confirmación es para un envío de mercancías, un botón de integración podría llevar a los destinatarios a una herramienta que les permita seguir su paquete.

Envíate una copia a ti mismo

Si el correo electrónico de confirmación está relacionado con una reunión o una reserva, envíe una copia del mensaje a usted mismo. De este modo se asegurará de que usted o su empresa añadan el evento a sus calendarios o registros en línea con toda la información precisa. Puedes utilizar la función de copia oculta (CCO) para que los demás destinatarios no sepan que te estás enviando el mensaje a ti mismo.

Utiliza sistemas de automatización del correo electrónico

Para algunos correos electrónicos de confirmación, como los pedidos de los clientes a través de la tienda online de su empresa, puede hacer que el proceso sea más eficiente utilizando sistemas de automatización del correo electrónico. Cuando se configura un sistema de automatización del correo electrónico que se activa con determinados eventos, como la realización de una reserva o la suscripción a un boletín de noticias por correo electrónico, ese sistema puede enviar automáticamente un correo electrónico de confirmación específico a la persona que realizó la acción desencadenante. Puede personalizar el contenido de estos correos electrónicos automáticos y configurarlos para que añadan detalles personalizados, como la fecha y la hora específicas de la reserva de ese cliente.

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Envía varios mensajes de confirmación

Considere la posibilidad de enviar varios correos electrónicos de confirmación a medida que su empresa alcance diferentes etapas del proceso. Por ejemplo, digamos que su empresa permite a los clientes concertar citas o reservas en línea. Es posible que desee enviar a ese cliente un correo electrónico de confirmación tanto justo después de crear la reserva como uno o dos días antes de la fecha de su reserva. En el caso de los pedidos de productos, los clientes agradecerán recibir un correo electrónico de confirmación inmediatamente después de realizar la compra y otro cuando se envíe el pedido.

Plantilla de correo electrónico de confirmación

Aquí tienes una plantilla que puedes utilizar para crear tu correo electrónico de confirmación:

[Escribe un asunto claro para el correo electrónico].

[Abra el correo electrónico con un saludo personalizado con el nombre del destinatario].

[Exponga el propósito del correo electrónico de confirmación en una o dos frases].

[Enumera los detalles necesarios, como la hora, la fecha, el lugar o el número de pedido].

[Si es necesario, haga preguntas o solicite información adicional a los destinatarios].

[Exprese su agradecimiento al destinatario].

Atentamente,
[Nombre]
[Título del trabajo]
[Información de contacto adicional]

Ejemplos de correos electrónicos de confirmación

A continuación se presentan dos ejemplos de correos electrónicos de confirmación que le ayudarán a crear el suyo propio:

Ejemplo 1

El siguiente es un ejemplo de un correo electrónico de confirmación de una reunión:

Re: Confirmación de reunión de marketing

Hola equipo de marketing de Big Ideas Inc,

Este correo electrónico es para confirmar que todos los profesionales de marketing de nuestra empresa tienen previsto reunirse el próximo jueves por la tarde. A continuación, los detalles:

Fecha: 15 de julio de 2021
Hora: 1 p.m. EST
Lugar: Por videochat. Haga clic en el siguiente enlace para descargar el programa en su ordenador.

Traiga a la reunión sus indicadores clave de rendimiento del último trimestre. No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene preguntas antes de la reunión.

Atentamente,
Mark W. Hammond
Director de Marketing
mwhammond@bigideas.com
555-555-5555

Ejemplo 2

Este es un ejemplo de correo electrónico para verificar la compra de un cliente en línea:

Hola Stephanie

Le escribimos para confirmarle la compra de la bicicleta estática Supercharged de nuestra empresa Fit for Life. Su número de confirmación de pedido es DKFUE248791.

Esperamos que su pedido se envíe en dos días laborables. Le enviaremos otro correo electrónico con su número de seguimiento tan pronto como se envíe su pedido.

¡Gracias por ser un cliente fiel de Fit for Life! Si tiene algún problema con su pedido, por favor, póngase en contacto con nuestro equipo de atención al cliente a través del correo electrónico o del número de teléfono que aparece a continuación.

A la suya,
El equipo de atención al cliente de Fit for Life
support@fitforlife.com
123-456-7890

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