Cómo escribir un correo electrónico de solicitud de PTO

Las vacaciones pagadas son un importante beneficio en el lugar de trabajo que permite a los empleados tener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada. Las vacaciones suelen mejorar la productividad al mantener la moral alta y permitir que los empleados vuelvan al trabajo descansados y listos para prosperar. Si quieres tomarte un tiempo libre en tu trabajo, tendrás que presentar una solicitud oficial a tu empresa o al representante de RRHH. En este artículo, te explicamos cómo redactar un correo electrónico eficaz y cómo planificar tus días de vacaciones para que el proceso sea lo más sencillo posible.

¿Qué es el tiempo libre remunerado?

El tiempo libre remunerado se refiere a los días de vacaciones que se contabilizan en el salario y que se pueden tomar sin que se pierda la paga. Los días de PTO le permiten tomarse el tiempo que necesita sin tener que preocuparse por perder un cheque de pago;

Si no tienes beneficios de PTO, los consejos de esta guía pueden ayudarte a escribir una solicitud de vacaciones no pagadas.

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¿Por qué es importante el PTO?

Aunque el PTO es una excelente ventaja para los empleados, tiene beneficios para la empresa. Tomar tiempo fuera del trabajo mantiene el ánimo de los empleados y hace que la plantilla sea más feliz. Esto no sólo es una gran noticia para el empleado que se toma tiempo libre y sigue cobrando, sino que también puede ser beneficioso para la empresa. Además de que las ventajas facilitan la contratación de empleados de calidad y la conservación de los que ya tiene la empresa, el aumento de la moral suele ir acompañado de un aumento de la productividad, de modo que los empleados hacen más cosas en las semanas que están en la oficina.

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Cómo redactar un correo electrónico de solicitud de PTO

Incluso si su PTO está obligado por contrato, debería presentar las solicitudes de manera profesional. Estos son los elementos que necesita para elaborar un sólido correo electrónico de solicitud de PTO cuando pida días de vacaciones:

1. Escriba un asunto claro

Siempre es una buena práctica en los correos electrónicos profesionales poner un título descriptivo que permita al destinatario saber lo que va a recibir antes de abrir el cuerpo del correo. Incluya su nombre y las fechas que va a solicitar. Ejemplo: “PTO solicitado para Thomas Johnson del 16 de septiembre al 20 de septiembre.”

2. Abre con un saludo

Elegir el saludo adecuado para tu correo electrónico lo inicia con una nota positiva. Si conoces las preferencias de tu supervisor, abre el mensaje de una manera que se ajuste a su forma preferida de referirse a él en un correo electrónico. Si no estás seguro de sus preferencias, opta por una opción sencilla y profesional como Estimada Sra. Hernández” para comenzar su correo electrónico.

3. Indique sus días de vacaciones deseados

Indica tu propósito directamente en el cuerpo del correo electrónico, informando a tu empleador de que solicitas PTO y de los días deseados. Por ejemplo, Me gustaría solicitar tiempo libre remunerado desde el lunes 16 de septiembre hasta el viernes 20 de septiembre;

4. Proporcione una razón para la ausencia

Tu empleador debe saber por qué solicitas el tiempo libre, y debes ser sincero. Por ejemplo “Voy a tomar unas vacaciones familiares para visitar a mis padres”

5. Demostrar una adecuada preparación

Es más probable que tu solicitud sea aceptada si demuestras que habrá un trastorno mínimo debido a tu ausencia. Menciona cualquier necesidad de cobertura, los medios de contacto disponibles durante la ausencia, si los hay, y los preparativos de la carga de trabajo. Por ejemplo, “Estaré disponible por teléfono en caso de emergencia laboral, y Paul Costa cubrirá las llamadas de mis clientes cuando sea necesario”

6. Solicite permiso

Recuerda que estás haciendo una petición, no una exigencia, ya que el respeto mostrado aumentará las posibilidades de que la petición sea bien recibida. Por ejemplo, puede pedir “¿Será esto aceptable?”

7. Cierre con gratitud

Agradecer al empleador su consideración es una muestra de respeto y mejorará sus posibilidades de éxito cuando se utilice como cierre. Firma el correo electrónico con tu nombre e información de contacto.

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Consejos para la solicitud de PTO por correo electrónico

Aunque un correo electrónico de PTO debe ser breve, hay otras acciones que puede llevar a cabo que mejorarán sus posibilidades de recibir PTO y volver de su tiempo libre listo para trabajar:

Conozca las directrices de la empresa

Lee tu contrato o habla con recursos humanos para asegurarte de que conoces las normas sobre la solicitud de tiempo libre, incluyendo si hay requisitos sobre la antelación con la que debes solicitarlo o formularios específicos que debes rellenar. Seguir el procedimiento maximiza las probabilidades de éxito.

Dé un amplio margen de tiempo

Tanto si la empresa exige un plazo determinado entre su solicitud y las fechas que busca como si no, siempre es una buena práctica proporcionar bastante tiempo de antelación. Siempre hay que avisar con un mínimo de dos semanas de antelación, aunque más tiempo es mejor, por lo que si está planeando sus vacaciones con meses de antelación, debería presentar su solicitud de PTO al mismo tiempo.

Elija una fecha conveniente

Entender el flujo de trabajo en su empresa es importante a la hora de solicitar el PTO. Si trabajas en un puesto de trabajo estacional con periodos rápidos y lentos, no deberías solicitar tiempo libre justo cuando las cosas estén más agitadas. En cambio, si solicita el permiso durante un periodo lento, será más fácil atender su solicitud.

Sea sencillo

Uno de los errores más fáciles de cometer al solicitar días de vacaciones es justificar su ausencia. Mantenga su correo electrónico breve y directo, incluyendo los detalles mencionados anteriormente en unas pocas frases.

Consiga primero la cobertura necesaria

Si su trabajo no es uno en el que pueda prepararse completando todos los proyectos antes de marcharse y requiere que un compañero de trabajo le dé cobertura, organice la cobertura antes de enviar su solicitud. Confirme con un compañero de trabajo que puede encargarse de cubrirle si se aprueba su solicitud de PTO, de modo que pueda demostrar a su supervisor que no se ha pasado nada por alto y que el trabajo no quedará sin hacer en su ausencia.

Prepárese para el tiempo libre

Aunque es fácil concentrarse en las vacaciones a medida que se acercan y perder la concentración, debería hacer todo lo posible por ser más diligente en las semanas previas a su descanso. Completar sólo un poco más de trabajo cada día antes de irse puede ayudarle a eliminar tareas del trabajo que se perderá durante su ausencia. Una preparación adecuada antes de las vacaciones puede evitar la sobrecarga de trabajo a su regreso.

Haga un seguimiento antes de irse

Si te aceptan el PTO y te aprueban los días de vacaciones, tómate el tiempo de hacer un seguimiento a medida que se acercan tus días de vacaciones. Para los días de vacaciones solicitados con varios meses de antelación, un aviso de una a dos semanas es lo óptimo. Si ha solicitado sus días de vacaciones a un mes de su partida, un correo electrónico dos días hábiles antes de su partida será suficiente. Al igual que en el caso de la solicitud, un simple cuerpo de correo electrónico del tipo: «Me dirijo a usted para recordarle que, de acuerdo con mi solicitud previa, estaré fuera de la oficina la próxima semana. Todos los clientes han sido notificados y se ha organizado una cobertura de emergencia,” es todo lo que necesitas.

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