Cómo escribir un correo electrónico profesional

El correo electrónico es una de las formas de comunicación más utilizadas tanto dentro como fuera del trabajo. Debido a su rapidez y eficacia, es probable que utilices el correo electrónico en alguna ocasión, independientemente de tu función o sector. Puedes escribir correos electrónicos profesionales por diversas razones. Por ejemplo, puedes necesitar recapitular una reunión importante, intercambiar información, transmitir una actualización importante o enviar una carta de presentación.

Un correo electrónico bien redactado proporciona al destinatario un mensaje amigable, claro, conciso y procesable. Aprender a escribir un correo electrónico que cumpla con todos estos criterios puede requerir práctica.

Tenga en cuenta los siguientes consejos y buenas prácticas para ayudarle a escribir correos electrónicos eficaces y profesionales: Identifique su objetivo, tenga en cuenta a su público, sea conciso, corrija su correo electrónico, utilice la etiqueta adecuada y recuerde hacer un seguimiento.

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Seis pasos para escribir correos electrónicos profesionales

Si no estás seguro de cómo empezar un correo electrónico, estos cinco pasos pueden ayudarte a elaborar un mensaje profesional:

1. Identifique su objetivo

Antes de escribir un correo electrónico, pregúntate qué quieres que haga el destinatario después de leerlo. Una vez que haya determinado el propósito de su correo electrónico, puede asegurarse de que todo lo que incluya en su mensaje apoye esta acción. Por ejemplo, si quiere que el destinatario revise un informe que usted’ha adjuntado, hágale saber de qué informe se trata, por qué necesita que lo revise, qué tipo de respuesta necesita y cuándo necesita que se complete la tarea 

2. Considere su audiencia

Cuando redacte un mensaje de correo electrónico, asegúrese de que el tono se ajusta a su público. Por ejemplo, si le envía un correo electrónico a un ejecutivo que no conoce, mantenga un tono pulido y sin bromas o informalidades. En cambio, si se dirige a un colega con el que tiene una buena relación, puede utilizar un enfoque menos formal y más amistoso.

3. Sea conciso

Es posible que tu audiencia tenga poco tiempo para leer tu correo electrónico, así que hazlo lo más breve posible sin dejar de lado la información clave. Intenta no abordar demasiados temas a la vez, ya que esto puede hacer que tu mensaje sea largo, difícil de leer y de llevar a cabo. Cuando edite su correo electrónico, elimine cualquier información que no sea relevante para el tema que está tratando. Utiliza frases cortas y sencillas, eliminando las palabras de relleno y la información superflua. Esto hará que tu nota sea más corta y fácil de leer.

4. Corrige tu correo electrónico

Un correo electrónico sin errores demuestra diligencia y profesionalidad. Antes de enviar un correo electrónico, tómese un momento para comprobar si hay errores de ortografía, gramática o sintaxis. Además, compruebe dos veces que ha incluido los archivos adjuntos a los que haya hecho referencia en su mensaje. Si se trata de un correo electrónico importante para las partes interesadas más importantes, puedes pedir a tu supervisor directo o a un colega de confianza que lo lea antes de enviarlo.

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5. Utilizar la etiqueta adecuada

Incluya un saludo cortés y un cierre que suene amistoso y educado. Además, sea considerado con el destinatario y su tiempo. Por ejemplo, a menos que se trate de una emergencia, evite enviar un correo electrónico a un contacto pidiéndole algo fuera del horario de trabajo o mientras está de vacaciones.

6. Recuerde que debe hacer un seguimiento

La mayoría de las personas reciben varios correos electrónicos al día, por lo que es posible que se pierdan u olviden responder a tu mensaje. Si el destinatario no ha respondido en un plazo de dos días laborables, considere la posibilidad de volver a enviar un correo electrónico de seguimiento amistoso.

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Formato y estructura del correo electrónico formal

Hay cinco elementos que debes tener en cuenta a la hora de dar formato a tu correo electrónico. Aquí tienes un desglose de cada uno:

1. Esquema del tema

Es una frase corta que resume el motivo de tu mensaje o el objetivo de tu comunicación. Es importante incluir una línea de asunto cuando se envía un correo electrónico profesional para que su audiencia sepa exactamente qué esperar y pueda localizar el mensaje fácilmente si lo necesita. Por ejemplo:

“Seguimiento: Presentación del producto”

2. Saludo

Esta es la primera línea de tu correo electrónico y suele servir de saludo. Por ejemplo:

“Hola Sr. Samson,"

3. Cuerpo

Al igual que el cuerpo de una carta, aquí es donde usted’compartirá su mensaje completo. Por ejemplo:

Gracias por asistir a la presentación del nuevo producto esta tarde. He adjuntado un archivo de vídeo con la grabación completa para que pueda compartirla con su equipo. Por favor, hágame saber si tiene alguna pregunta”

4. Cierre

Esta es la última línea de su correo electrónico, antes de la firma, y debe concluir su mensaje. Aquí es también donde puede reiterar cualquier petición que haya hecho en el cuerpo de su mensaje. Por ejemplo:

Espero poder hablar con usted el miércoles. Gracias de nuevo;

5. Firma

La firma es el lugar donde te identificas con tu nombre, título y cualquier otra información relevante para tus comunicaciones. La mayoría de los programas de correo electrónico permiten establecer una firma fija que se añade automáticamente al final de cada correo electrónico que envíes.

Sinceramente,
Jillian Jones
Ingeniero de software senior
Compañía ABC, Inc;

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Ejemplos de correos electrónicos profesionales

He aquí tres ejemplos de correos electrónicos profesionales:

1. Correo electrónico a un nuevo contacto

Línea de asunto: Oportunidad de contrato de investigación UX

Hola Amal,

Espero que este mensaje le encuentre bien. Hoy me pongo en contacto con usted porque estoy gestionando un proyecto de rediseño de una aplicación en la empresa ABC y busco un contratista de investigación UX cualificado que me ayude a analizar varios conjuntos de datos de pruebas de usabilidad.

Este es un proyecto de tres meses que comienza el 1 de febrero, y estimamos que tomará aproximadamente 15 horas por semana. Todo el trabajo se puede realizar a distancia, pero puedes utilizar nuestro espacio de trabajo.

Por favor, hágame saber si usted’está interesado en este proyecto y podemos fijar un tiempo para discutir los detalles más a fondo. Espero tener noticias suyas.

Atentamente,
Alan Goto
Director de Experiencia de Usuario
Compañía ABC, Inc.

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2. Correo electrónico a un grupo

Línea de Asunto: Reunión de marketing cancelada

Hola equipo,

La reunión sobre estrategia de marketing prevista para esta tarde se ha cancelado.

Pido disculpas por el retraso en el aviso, pero sé que todos agradecerán el tiempo extra en su día. Nos reuniremos de nuevo a la hora habitual el próximo miércoles.

Gracias,

Gretchen Van Buren
Director de Marketing

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3. Correo electrónico de seguimiento

Línea de Asunto: Re: Disponibilidad para reunión de presentación

Hola Elizabeth

Sólo quería comprobar la fecha de su reunión con el Sr. Al-Jamil. Dígame si el 5 o el 6 de junio se adapta mejor a su agenda.

Gracias

Adam Moore
Asistente ejecutivo
123 Empresa

Tanto si te incorporas al mundo laboral por primera vez como si quieres mejorar tus habilidades de comunicación electrónica, aprender a escribir un correo electrónico profesional es una habilidad fundamental. Si utilizas los consejos y ejemplos anteriores para guiar tus esfuerzos de correo electrónico, estarás redactando mensajes eficaces en poco tiempo.

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