Un archivo adjunto puede mejorar tu productividad al mejorar la forma de comunicarte con los demás, tanto si el tema del correo electrónico es serio como si no. Independientemente del tema del correo electrónico, incluir un archivo adjunto de forma adecuada puede influir directamente en cómo se recibe. Los correos electrónicos con archivos adjuntos son una importante herramienta de comunicación, pero requieren conocimientos y etiqueta.
En este artículo, analizamos qué es un archivo adjunto de correo electrónico, explicamos cómo mencionarlo e incluirlo en el correo electrónico y proporcionamos consejos y ejemplos que pueden servir de guía.
¿Qué es un archivo adjunto a un correo electrónico?
Un adjunto de correo electrónico es un archivo que una persona envía a otra a través del correo electrónico. Un archivo adjunto suele incluirse con un correo electrónico para aumentar el valor o el beneficio del mensaje para el lector, proporcionando contenido adicional que no puede expresarse en el mensaje. Los archivos de diferentes tipos y tamaños son los más comunes, incluyendo grandes documentos de texto, una variedad de tipos de documentos, hojas de cálculo, material escaneado, formularios, imágenes y vídeos.
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¿Debe mencionar el archivo adjunto en el cuerpo del correo electrónico?
Al igual que con la mayoría de las otras formas de comunicación, hay que seguir algunas reglas y directrices cuando se comunica por correo electrónico. Cuando se trata de archivos adjuntos al correo electrónico, se recomienda mencionar el archivo adjunto en alguna parte del cuerpo del correo electrónico antes de enviarlo, tanto en situaciones formales como informales.
Aunque suele ser fácil reconocer un correo electrónico que tiene archivos adjuntos—ya que viene con un icono adicional junto a la línea de asunto que indica la presencia de un archivo adjunto—algunos destinatarios no abren los correos electrónicos con archivos adjuntos a menos que sepan exactamente qué son y de dónde vienen. Normalmente, el motivo es evitar exponerse a un archivo adjunto potencialmente malicioso, como un virus informático, que podría afectar a su dispositivo u otros archivos.
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Cómo escribir un correo electrónico con un archivo adjunto
Tenga en cuenta estos cinco pasos al redactar y enviar un correo electrónico que contenga un archivo adjunto:
1. Determine qué archivos desea enviar
Antes de escribir el correo electrónico, debes saber exactamente qué archivo vas a enviar y dónde se encuentra en el disco duro o la unidad de memoria de tu dispositivo. Saber qué archivo o archivos vas a enviar es importante porque tienes que mencionarlos en el texto del correo electrónico, y conocer su ubicación puede ayudarte a localizarlos y adjuntarlos rápidamente antes de enviar el correo.
2. Escriba el asunto del correo electrónico
El siguiente paso es redactar el asunto del correo electrónico. Dado que muchos destinatarios potenciales tienden a ignorar los correos electrónicos con archivos adjuntos a menos que sepan de qué se trata, el asunto del correo electrónico debe reflejar el hecho de que contiene uno o más archivos adjuntos y proporcionar información sobre lo que son.
3. Redactar el cuerpo del correo electrónico
Si los archivos adjuntos son la única razón por la que necesitas enviar un mensaje, el cuerpo del correo electrónico puede ser simplemente una breve descripción de los archivos adjuntos. Si los archivos adjuntos son sólo una parte de lo que el correo electrónico pretende transmitir, es necesario mencionarlos en alguna parte del cuerpo, idealmente con una breve frase que especifique lo que son. No se recomienda enviar un correo electrónico con archivos adjuntos y sin texto, ya que el destinatario o su proveedor de correo electrónico pueden confundirlos con spam.
4. Adjunte los archivos
Después de redactar el correo electrónico, el último paso antes de enviarlo es adjuntar el archivo o archivos necesarios. Sin embargo, este paso puede tener lugar en cualquier momento del proceso de redacción y envío. Muchos remitentes prefieren adjuntar los archivos antes de redactar el correo electrónico porque así se elimina el riesgo de olvidarse de adjuntarlos.
5. Revisa y envía el correo electrónico
Una vez escritos el asunto y el cuerpo del correo electrónico y adjuntados los archivos, puedes hacer una rápida revisión y enviar el correo al destinatario.
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Consejos para escribir correos electrónicos con archivos adjuntos
Ten en cuenta estos consejos para ayudarte a escribir y enviar correos electrónicos con archivos adjuntos:
Asegúrate de que el archivo adjunto está en un formato adecuado
Debe asegurarse de que el destinatario puede acceder a los archivos que va a enviar. Si vas a enviar archivos de texto, hojas de cálculo, documentos escaneados, imágenes o cualquier otro tipo de archivos, es importante que utilices un formato de archivo común para maximizar las probabilidades de que el destinatario pueda abrir el archivo adjunto.
Intenta limitar el tamaño del archivo adjunto
La mayoría de los servidores de correo electrónico tienen un límite de tamaño para los archivos adjuntos, por lo que se recomienda limitar el tamaño de los archivos adjuntos tanto como sea posible. Esto puede hacerse de varias maneras, dependiendo de la naturaleza de los archivos. La mayoría de los archivos serán significativamente más pequeños si utilizas un software de compresión para convertirlos en archivos zip. También puedes cambiar el tamaño de las imágenes con resoluciones innecesariamente altas para reducir en gran medida su tamaño, y puedes comprimir varios archivos de texto en un único archivo PDF.
Considere la posibilidad de enviar un enlace en su lugar
Cuando envíes correos electrónicos profesionales, considera la posibilidad de incluir un enlace que contenga la información que vas a adjuntar en lugar de adjuntar los archivos reales. Dependiendo de la situación, podría ser un enlace a su curriculum vitae, un enlace a las imágenes o archivos de texto que está a punto de enviar o simplemente un enlace a la ubicación en la que cargó previamente los archivos. Esto podría facilitar y hacer más seguro el acceso del destinatario a la información.
Evite enviar muchos archivos no relacionados en el mismo correo electrónico
Considere la posibilidad de enviar varios correos electrónicos al mismo destinatario si desea enviarle muchos archivos diferentes que no tienen relación entre sí. De este modo, puede evitar cualquier confusión utilizando la línea de asunto y el cuerpo de cada correo electrónico para describir el respectivo archivo adjunto, y será más fácil para el destinatario encontrar lo que necesita en una fecha posterior.
4. Ejemplos de correos electrónicos con archivos adjuntos
Aquí tienes dos ejemplos de cómo redactar un correo electrónico con un archivo adjunto:
Ejemplo 1
Asunto: Actualización del envío de suministros médicos con PDF adjunto
Estimado Dr. Matthews
En respuesta a su consulta sobre el próximo envío de suministros médicos que llegará al Hospital General San Francisco en enero de 2021, le adjunto el nombre y la cantidad de cada suministro en formato PDF.
Gracias por su consulta, y no dude en volver a escribirnos si tiene alguna otra pregunta sobre el envío o cualquier otro asunto en el que podamos ayudarle.
Sinceramente,
Michael Gilmour
Johnson Medical
Ejemplo 2
Línea de asunto: Fotos de nuestro viaje a Cancún
Querida María
He adjuntado a este correo electrónico las 10 mejores fotos de nuestro viaje a Cancún. Te enviaré más en cuanto las reciba de John.
Espero que te gusten, ¡y estoy deseando que llegue nuestra próxima aventura!
Amor,
Paul