Cómo Escribir una Propuesta de Negocio por Correo Electrónico (Con Ejemplo)

Los correos electrónicos de propuestas comerciales son documentos de venta persuasivos que se envían a los clientes para conseguir un negocio. Para hacer crecer su negocio, debe aprender a escribir una propuesta comercial eficaz. Los correos electrónicos de propuestas comerciales pueden adoptar muchas formas y pueden utilizarse para conseguir clientes nuevos o existentes con el fin de aumentar los ingresos.

En este artículo, explicamos cómo escribir un correo electrónico de propuesta comercial con éxito.

¿Qué es un correo electrónico de propuesta de negocio?

Un correo electrónico de propuesta comercial es una carta enviada durante las fases iniciales o intermedias de un proceso de venta. Este tipo de propuesta es el más habitual en las transacciones entre empresas;

Una propuesta comercial puede enviarse después de que un cliente potencial haya aceptado revisar los términos en una transacción de venta. Esto se denomina propuesta comercial solicitada. Los correos electrónicos de propuestas comerciales solicitadas pueden ser documentos de ventas independientes o utilizarse para cumplir con solicitudes de ofertas, investigaciones o propuestas de subvenciones;

El correo electrónico de una propuesta comercial también puede ser el primer punto de contacto con el comprador. En estos casos, se trata de una propuesta comercial no solicitada.

En cualquier caso, un correo electrónico de propuesta de negocio debe ser eficaz si va a hacer crecer su negocio. Una propuesta exitosa tiene una introducción sólida con una declaración de objetivos clara, describe sucintamente lo que se propone, sigue un formato de correo electrónico de propuesta y requiere el reconocimiento de ambas partes.

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Cómo escribir un borrador de correo electrónico de propuesta de negocio

Considera el correo electrónico de tu propuesta de negocio como un discurso de venta. ¿Qué necesitas incluir en este borrador para hacer la venta? En primer lugar, tiene que ser convincente. En segundo lugar, un correo electrónico de propuesta comercial también debe ser una descripción precisa de lo que se ofrece.

Crea el borrador de tu propuesta de negocio por correo electrónico siguiendo estos pasos:

  1. Completa un buyer’s persona.
  2. 1. Realiza un análisis de necesidades.
  3. Concéntrese en sus objetivos y en los plazos.
  4. 2. Esbozar el alcance de la propuesta
  5. Incluya cifras de costes.

1. Completar un buyer’s persona

Un buyer’s persona es un documento que incluye cosas como información demográfica del comprador, valores y factores de motivación. Considere exactamente para quién está escribiendo una propuesta de negocio. Determinar el buyer’s persona le ayudará a decidir varios elementos vitales, como el tono, el nivel de formalidad esperado y el contenido de las ventas. 

Una forma de crear un comprador’persona es entrevistar a los clientes existentes. Por ejemplo, puede enviar una encuesta por correo electrónico a los clientes. En la encuesta, puede recopilar información demográfica personal que le informe sobre quiénes son los responsables de la compra entre su base de clientes en términos de edad, género y ocupación.

Es posible que te enteres de que te has dirigido a los directores de marketing cuando las personas que deciden comprarte son en realidad los directores ejecutivos.

Hoy en día, muchos recursos obtienen información de usuarios específicos de las plataformas de medios sociales más populares. Sea cual sea la forma en que decidas investigar a tus clientes, utiliza la información que recopiles para escribir una descripción general del comprador. Ese’es su buyer’persona. 

Esta descripción debe tenerse en cuenta en todas sus comunicaciones de ventas con este público y otros públicos idénticos, a veces denominados públicos afines;

2. Realizar un análisis de necesidades

Investiga cualquier información relevante para el cliente específico al que te diriges con tu propuesta. Esto se denomina análisis de necesidades. Lo ideal es que durante el análisis de necesidades tenga la oportunidad de sentarse con el cliente potencial y hacerle preguntas;

Un ejemplo de pregunta de análisis de necesidades seríaSi pudieras agitar una varita mágica y resolver un problema en tu empresa, ¿cuál sería? Otro ejemplo de pregunta podría serImagina que resolvemos el problema que has mencionado antes. ¿Cuánto tiempo, dinero y otros recursos ahorraría eso a tu empresa? El objetivo de hacer estas preguntas es obtener información que sirva para crear su propuesta. Si está enviando una propuesta no solicitada o cumpliendo con una solicitud de propuesta, es posible que sólo tenga acceso a una cantidad limitada de información 

Tu investigación sobre el análisis de las necesidades debería incluir hablar con otras personas de tu red que puedan informarte sobre las necesidades de tu cliente potencial, si procede. También puedes dedicar tiempo a conocer la empresa por Internet para poder anticiparte a sus problemas y ofrecer una solución.

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3. Céntrate en tus objetivos y en el calendario

Su propuesta de negocio por correo electrónico debe comenzar con una declaración de objetivos. En un contexto más formal, sería un resumen ejecutivo. Un correo electrónico de propuesta es único porque no requiere un resumen ejecutivo, pero aún así debe dejar claro su objetivo en la parte superior del correo electrónico;

Para conocer el objetivo de tu propuesta, ten en cuenta estas preguntas:

  • ¿Qué necesita el cliente?
  • ¿Qué problema del cliente resuelve esta propuesta?
  • ¿Cómo es su solución la respuesta correcta al problema del cliente?

Ejemplo: “El objetivo de Bizzy Commercial Floor Care’al enviar esta propuesta es disminuir el coste del servicio de limpieza nocturno de Family Grocer Company’en un 15% utilizando únicamente mano de obra de contratación directa”

Esta declaración de objetivos resuelve dos problemas para Family Grocer Company. En primer lugar, disminuye los costes de cuidado del suelo del cliente y, en segundo lugar, garantiza el cumplimiento de los estándares de calidad al no subcontratar las tareas de limpieza.

Una buena declaración de objetivos creará intriga en la parte superior del correo electrónico, lo cual es esencial, especialmente para las propuestas no solicitadas en las que tienes poca o ninguna relación con el cliente potencial.

También debes pensar en el calendario del proyecto. En el caso de Bizzy Commercial Floor Care, es posible que necesiten 30 días para contratar la mano de obra que se encargará de la empresa Family Grocer’s, y el plazo del acuerdo podría ser de seis meses, un año o mes a mes. Todos estos son elementos que deben considerarse e incluirse al principio del proceso de envío de la propuesta comercial por correo electrónico.

4. Esbozar el alcance de la propuesta

Con un objetivo y un calendario general decididos, el ámbito de aplicación le permite entrar en los detalles de cómo se ejecutará el proyecto;

El “alcance” es un término común utilizado para describir el quién, qué, dónde, cuándo, cómo y por qué de la propuesta:

  • Quién: ¿Quién trabajará en el proyecto? Esto incluye a las partes interesadas, los gestores de cuentas y la mano de obra. ¿Quién será el principal punto de contacto para el cliente? ¿Quién entregará el producto o servicio?
  • Qué: ¿Qué se va a entregar? ¿Cuánto va a costar el proyecto? ¿Cuáles son las condiciones de pago? ¿Qué obligaciones se exigirán al cliente? ¿Qué responsabilidades asumirá usted?
  • Dónde: ¿Dónde se desarrollará el proyecto?
  • Cuando: ¿Cuándo se entregarán los productos o servicios? ¿Se trata de una entrega periódica o de una entrega única? ¿Cuándo puede el cliente ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente si tiene algún problema?
  • Cómo:  ¿Cómo se comunican los problemas? ¿Cómo se implementará el proyecto? Si se repite, ¿cuántas veces? ¿Cómo se garantizará que se cumplen las normas del cliente?
  • Por qué: ¿Por qué debería el cliente trabajar con usted? ¿Por qué ha elegido este producto o servicio como solución a los problemas del cliente?

5. Incluya las cifras de los costes

Para que la propuesta sea efectiva, el cliente debe ser capaz de reconocer y aceptar el coste.

Utiliza la información que ya has recopilado para ofrecer un precio en tu propuesta. Si has tenido la oportunidad de realizar un análisis de necesidades en el que has hablado con el cliente, es posible que ya sepas el coste deseado por el cliente. Aun así, al estimar los costes de mano de obra y otros gastos de la empresa, puedes generar un precio que te beneficie a ti y al cliente.

Ejemplo de correo electrónico de propuesta comercial

Utiliza este ejemplo de correo electrónico de propuesta comercial para crear el tuyo propio:

Saludos Sr. Paul,

Mi nombre es Austin Schick, y soy gerente de desarrollo de negocios con Bizzy Commercial Floor Care. Mi objetivo al enviar esta propuesta por correo electrónico es reducir el coste del servicio de limpieza nocturno de Family Grocer Company’en un 15% utilizando únicamente mano de obra directa. Podemos hacerlo en un plazo de 60 días a partir de la aceptación de la propuesta.

A continuación’se explica cómo se llevaría a cabo la transición:

En primer lugar, Bizzy Commercial Floor Care contratará la mano de obra para trabajar en las 36 tiendas de Georgia en un plazo de 30 días.

En un plazo de 60 días, prestaremos servicios de limpieza nocturna, que incluyen el fregado y pulido de suelos, el desempolvado y el abrillantado de instalaciones. Lo haremos durante la noche, los siete días de la semana, y Family Grocer Company tendrá acceso a una línea de atención al cliente a la que podrá llamar en cualquier momento si hay problemas. Yo seré su principal punto de contacto durante todo este proceso.

En Bizzy Commercial Floor Care creemos que esto resolverá los problemas que usted discutió en nuestra reunión. En primer lugar, usted dijo que le preocupaba garantizar el cumplimiento de las normas de calidad, pero también desea reducir los costes. Estamos ofreciendo nuestros servicios por 300 dólares al día y continuaremos con los servicios de forma continua.

Gracias por su tiempo. Me pondré en contacto con usted en un día laborable si no he tenido noticias suyas antes,

Austin Schick
Director de Desarrollo de Negocio
555-123-3214