Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento

Un correo electrónico de seguimiento es una de las respuestas comunes que puede escribir después de hablar con un cliente o un empleado en el lugar de trabajo. Los correos electrónicos de seguimiento eficaces comienzan con una pista que especifica cuándo fue la última vez que hablaste con ellos, el impacto que te causaron y la llamada a la acción. Tienes que expresar tu profesionalidad al escribir un correo electrónico de seguimiento para generar una respuesta valiosa y oportuna.

En este artículo, hablaremos de lo que es un correo electrónico de seguimiento, cuándo escribir uno, cómo escribirlo y un ejemplo de seguimiento que puedes enviar en el trabajo.

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¿Qué es un correo electrónico de seguimiento?

Un correo electrónico de seguimiento es enviado por una empresa o un empleado que solicita una acción a un receptor. Puede estar redactado como una forma de comprobar una interacción anterior que ha tenido con otro empleado. En general, quiere que abran su mensaje, pero también quiere obtener información adicional de la persona con la que está haciendo el seguimiento, lo que puede crear una oportunidad de negocio o una venta que aumente los beneficios de su organización. Debe articular el propósito de su correo electrónico de seguimiento, para que el lector pueda comprender plenamente su intención de comunicarse con él directamente.

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Cuándo escribir un correo electrónico de seguimiento

Puede escribir un correo electrónico de seguimiento por varias razones, y pueden ser en apoyo de su negocio o de sus aspiraciones con respecto a su trayectoria profesional.

Vea cuándo es el momento más adecuado para enviar un correo electrónico de seguimiento:

Recogida de información

Este es uno de los temas más amplios para enviar un correo electrónico de seguimiento debido a la cantidad de información que puedes obtener del receptor. Puedes hacer un seguimiento a un compañero de trabajo o a tu jefe sobre un proyecto específico en el que estás trabajando, a un cliente para el que estás trabajando en una campaña o a un contacto que conociste en un evento de networking para aclarar información que te comunicaron previamente.

Programar una reunión

Las reuniones pueden ser una parte normal de tu día, dependiendo del puesto que ocupes en tu empresa. El contenido de estas reuniones puede ser obtener más información sobre un objetivo o proceso de la empresa, presentar una idea al personal directivo o ejecutivo, obtener ayuda o hablar individualmente sobre una observación de tu trabajo. Los directivos suelen tener una reunión anual de rendimiento con usted, pero usted puede hacer un seguimiento con ellos sobre el valor que les está aportando. Tu calendario o un sistema de gestión de proyectos son útiles para organizar tu agenda de reuniones.

Consultar a un miembro de la red profesional

El auge de las redes sociales y profesionales te ofrece la posibilidad de hacer un seguimiento de los contactos con los que has trabajado en organizaciones anteriores. También tienes la opción de enviar mensajes a los contactos que conociste en los eventos de networking de tu zona. De este modo, puedes ponerte al día sobre las principales actualizaciones y logros relacionados con sus carreras profesionales y si tienen puestos vacantes en su empresa. Puede ser una oportunidad de generación de leads, ya que' estás contactando con clientes potenciales con presencia en el sitio de networking, y demuestra que te preocupas por ellos sin importar la circunstancia.

Dar las gracias

Una nota de agradecimiento puede enviarse sin un sentido de urgencia para que el receptor la responda. Además, le transmite un mensaje positivo sobre su comportamiento y el trabajo que puede haber realizado durante años. Expresar la gratitud es una baza clave para avanzar en su carrera y puede darle la oportunidad de trabajar para este contacto en el futuro o remitirle a otro empleador con el que esté relacionado. También puedes agradecer a un contacto profesional que se reúna para una entrevista informativa o que ultime los detalles de una venta.

Comprobación del estado tras una entrevista

El correo electrónico de seguimiento tras una entrevista con un director de contratación es una de las notas de agradecimiento más importantes y comunes que se pueden enviar. Este correo electrónico aborda su llamada a la acción de estar interesado en trabajar para la empresa, a la vez que agradece haber recibido la invitación a la entrevista con la empresa. También puedes orientar tu correo electrónico subrayando los puntos principales que has aprendido en el transcurso de la entrevista y que necesitas para responder a más preguntas.

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Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento

Revise estos pasos para escribir un correo electrónico de seguimiento eficaz:

1. Identifique el objetivo de su correo electrónico

Su objetivo es el impulso que le lleva a ponerse en contacto con su interlocutor, por lo que debe pensar en cuál es el incentivo para que éste se ponga en contacto con usted. Por ejemplo, si te pones en contacto con una persona después de una entrevista informativa, puedes presentar tu portafolio en línea como medida de tus habilidades de diseño gráfico de las que hablaste durante la entrevista. Al igual que las palabras importan durante la entrevista, es fundamental que refuerce su valor y se venda como una perspectiva de empleo cuando realice el seguimiento de un empleado influyente en la plantilla.

2. Escriba un encabezamiento llamativo

Una vez que se reúna con los contactos en persona, debe generar una conexión personal con ellos. Comience su correo electrónico de seguimiento produciendo un contexto sobre su experiencia con ellos, para que puedan recordarle y actuar en consecuencia con su correo electrónico. Puedes hacerlo refiriéndote a la primera vez que hablasteis y dando una fecha y un lugar en el que se produjo vuestra conversación.

Vea algunos ejemplos de líneas de apertura para su correo electrónico de seguimiento

  • Hablamos el 15 de mayo en el Brass Diner de la calle 12.
  • Me sentí inspirado después de su discurso en la Conferencia de Emprendedores de Seattle en 2018.
  • Jared Reynolds, nuestro amigo común, me aconsejó que hablara con usted.
  • Estoy haciendo un seguimiento de un correo electrónico que envié hace un mes sobre …

3. Indique su llamada a la acción

Necesitas una llamada a la acción para continuar el diálogo con tu contacto y poder provocar otra reunión o acción por su parte. Cuanto más específico seas en este correo electrónico, más tentados estarán de volver a hablar contigo y mantener vuestra relación profesional.

Consulta algunas formas de escribir una llamada a la acción de calidad en un correo electrónico de seguimiento:

  • Sería un honor reunirme con usted en el evento de networking en Atlanta el próximo mes. Creo que será beneficioso para su trabajo en Delta Financial Group.
  • Como prometí, aquí está el enlace a mi portafolio, y estaré encantado de ayudarle en los proyectos en los que necesite ayuda.
  • Me alegra saber más sobre tu trayectoria profesional, ya que estoy trabajando en el mismo proyecto en Jefferson Airways.

4. Escriba una línea de asunto fuerte

Debe dejar la línea de asunto para el final, de modo que pueda concluir con el punto principal que ha resumido en su correo electrónico de seguimiento. Debe asegurarse de que se pueda abrir, pero que describa con precisión su llamada a la acción. Los números pueden aumentar su curiosidad sobre el correo electrónico que les estás enviando y los tiempos pueden darles la impresión de que tienen que responderles en un plazo determinado.

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Ejemplo de correo electrónico de seguimiento

Consulte este ejemplo de correo electrónico de seguimiento que puede enviar después de una entrevista informativa:

Línea de asunto: Gracias, Jane, por reunirte conmigo en Billy's Tavern el 15 de septiembre

Hola Jane

Gracias por reunirte conmigo en Billy's Tavern el pasado miércoles. Me lo pasé muy bien hablando con usted sobre su carrera periodística. Me encantó la información que me diste sobre la profesión y los posibles lugares donde solicitar unas prácticas y un puesto de entrada.

Has señalado que el USA Today está buscando un asistente editorial, y el viernes pasado me reuní con John Stephens, subdirector de la publicación, en un evento de networking. Anoche presenté mi solicitud para el puesto, y me preguntaba si conocía a John y si podría proporcionarme una carta de recomendación sobre mi candidatura para el puesto.

Tal y como se ha solicitado, aquí tiene un enlace a mis muestras de escritura, y espero tener noticias suyas pronto con una respuesta.

Gracias de nuevo

Lo mejor,
Mia Richey

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