Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento: Consejos, plantilla y ejemplo

Si has tenido una reunión con tu equipo, con tu jefe o con tus clientes, puede que necesites enviar una correspondencia después para incitar a la acción o revisar los puntos principales de la discusión. Es posible que tenga que enviar un correo electrónico de seguimiento para indicar claramente cuáles son los próximos pasos o lo que se ha acordado. Aprender a escribir un correo electrónico de seguimiento eficaz ayuda a desarrollar valiosas habilidades de comunicación.

En este artículo, hablaremos de los componentes de un correo electrónico de seguimiento y de cómo redactar uno.

¿Qué es un correo electrónico de seguimiento?

Un correo electrónico de seguimiento es un tipo de correspondencia empresarial que agradece a los participantes su tiempo, resume los temas tratados e identifica los siguientes pasos. El propósito de un correo electrónico de seguimiento variará en función del sector y de tu trayectoria profesional actual. Por ejemplo, puedes utilizar un correo electrónico de seguimiento para dar las gracias a un responsable de contratación después de una entrevista de trabajo. También puedes utilizar un correo electrónico de seguimiento para resumir el contenido de una reunión con tu equipo de trabajo. Un correo electrónico de seguimiento puede servir para discutir los próximos pasos con un cliente potencial después de una reunión de ventas.

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Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento después de una reunión

  1. Dirigir el correo electrónico a la persona o el equipo adecuados
  2. Agradecer al destinatario la reunión.
  3. Incluya un resumen de la reunión.
  4. Incluya una llamada a la acción.
  5. Cerrar el correo electrónico.
  6. Incluya su firma.

1. Dirigir el correo electrónico a la persona o equipo adecuado

En primer lugar, determine a quién tiene que hacer el seguimiento. Puedes optar por enviar un correo electrónico a todos los miembros de la reunión o sólo a un determinado asistente. Si la reunión fue una entrevista o una discusión con un cliente, sólo tendrás que enviar el correo electrónico a una persona. Después de una reunión de equipo, es posible que quieras enviar un correo electrónico de grupo a todos los implicados.

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2. Agradece al destinatario la reunión

Comience su correo electrónico de seguimiento agradeciendo al destinatario que se haya tomado la molestia de reunirse con usted. Esto demuestra tu nivel de profesionalidad y muestra a la persona que valoras su tiempo. También es un buen momento para agradecerle la valiosa información o los recursos aportados en la reunión.

3. Incluya un resumen de la reunión

Puede ser útil incluir un resumen de la reunión en el cuerpo del correo electrónico. Así se recuerda al destinatario lo que se ha discutido. Proporcione un breve resumen de los temas más importantes. Si has dicho a los miembros de la reunión que proporcionarás información adicional sobre un tema más adelante, puedes ofrecer esos detalles en tu mensaje.

4. Incluya una llamada a la acción

Una vez que hayas recordado al destinatario del correo electrónico los temas principales de la reunión’puede ser útil identificar los siguientes pasos. Exponga claramente las acciones que va a realizar y lo que se espera que haga el destinatario. Utiliza una fuerte llamada a la acción para dejar clara tu intención. Si quieres programar otra reunión, pregunta cuándo están disponibles. Si quieres que te tengan en cuenta para un próximo proyecto, ofrece los pasos que pueden dar para trabajar contigo.

5. Cerrar el correo electrónico

3. Concluir el correo electrónico agradeciendo al destinatario que se haya tomado el tiempo de reunirse con usted de nuevo. Lo mejor es concluir un correo electrónico de seguimiento profesional con un cierre formal. Utilice frases como “Sincerely,”Gracias de nuevo por su tiempo” o “Espero volver a hablar con usted”

6. Incluya su firma

Al final del correo electrónico, incluye tu firma electrónica. También puede incluir su información de contacto, como su número de teléfono y la dirección de su oficina, para facilitar que el destinatario se ponga en contacto con usted si tiene alguna otra pregunta.

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5. Plantilla de correo electrónico de seguimiento

Puede utilizar esta plantilla como guía para redactar su propio correo electrónico de seguimiento:

Estimado [nombre del destinatario],

Quiero agradecerle que se haya tomado la molestia de reunirse conmigo en [fecha de la reunión]. [Incluya una o dos frases que expliquen la visión general de la reunión y sus resultados].

He adjuntado la información adicional que ha solicitado, y espero que le resulte útil. Cuando haya tenido tiempo de revisarla, creo que sería beneficioso programar otra reunión. Estoy disponible en cualquier momento durante [disponibilidad]. Si tiene alguna pregunta antes de eso, no dude en ponerse en contacto conmigo por correo electrónico o por teléfono.

Gracias de nuevo por su tiempo y espero volver a hablar con usted pronto.

Atentamente,

[Su nombre]
[Sus datos de contacto]

Descargar plantilla de correo electrónico de seguimiento
Para cargar la plantilla en Google Docs, vaya a Archivo > Abrir > y seleccione el archivo descargado correcto.

Ejemplo de correo electrónico de seguimiento

Este es un ejemplo de correo electrónico de seguimiento después de reunirse con un cliente potencial:

Estimada Sra. Andrews

Quiero agradecerle el tiempo que dedicó a reunirse conmigo ayer. La reunión me resultó muy útil para conocer mejor la empresa para la que trabaja y sus funciones. Estoy muy impresionado con el trabajo que usted y su equipo están haciendo en Lyle Construction. Después de conocer sus dificultades de contratación, creo que mi equipo y yo podríamos ayudarle a encontrar empleados cualificados.

Disponemos de una amplia base de datos de miembros del equipo cualificados y listos para ser contratados. Además, podemos ofrecerle herramientas que le ayuden a hacer un seguimiento de los empleados, registrar los beneficios y mantener los registros de empleo.

He adjuntado la información adicional que ha solicitado y espero que le resulte útil. Después de que haya tenido tiempo de revisar los datos adicionales, me gustaría programar otra reunión para formar un plan de contratación tentativo. Estoy disponible en cualquier momento durante la semana del 1 de agosto. Si tiene alguna pregunta antes de esa fecha, no dude en ponerse en contacto conmigo por correo electrónico o por teléfono.

Gracias de nuevo por su tiempo y espero volver a hablar con usted pronto.

Sinceramente,
Joey Jones
875-884-2733
jjones@staffingsolutions.net

Consejos para escribir un correo electrónico de seguimiento después de una reunión

Envíe el correo electrónico en un plazo de 24 horas

Para asegurarse de que el destinatario recuerde los detalles de la reunión, es útil enviar un correo electrónico de seguimiento en las 24 horas siguientes a la fecha de la reunión.

Incluya un asunto descriptivo

Mejore las posibilidades de que el destinatario abra su correo electrónico de seguimiento utilizando una línea de asunto concisa e informativa. Incluir detalles como tu nombre, la fecha de la reunión o el nombre de la empresa ayudará al destinatario a reconocer fácilmente tu correo electrónico en su bandeja de entrada.

Mantenga el correo electrónico corto

Para que el mensaje sea eficaz, su correo electrónico de seguimiento debe ser breve y sencillo. Su correo electrónico debe tener uno o dos párrafos e incluir sólo la información necesaria. Esto permite al lector escanear el contenido y comprender fácilmente el mensaje.

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Un correo electrónico de seguimiento profesional después de una reunión demuestra que escuchas, planificas y llevas un buen registro. También te permite proporcionar información adicional que el destinatario podría encontrar útil. Puedes utilizar un correo electrónico de seguimiento para reconectar con alguien después de un evento de networking, incluir los siguientes pasos de un proyecto con tu equipo o añadir una llamada a la acción para que un cliente potencial utilice tu producto o servicio

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