A lo largo de tu carrera, puede que necesites hacer peticiones para cumplir tus objetivos, ascender en la escala corporativa o adquirir recursos importantes. Pedir algo por correo electrónico es un método profesional y conveniente. Saber cómo solicitar algo de forma eficaz a través del correo electrónico puede ayudarle a realizar peticiones convincentes.
En este artículo, hablamos de las razones para escribir un correo electrónico para solicitar algo, ofrecemos los pasos para ayudarte a escribir tu correo electrónico y proporcionamos consejos y un ejemplo para usar como guía.
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¿Por qué escribir un correo electrónico para solicitar algo?
Es profesional y educado solicitar recursos por correo electrónico durante tu carrera. Es posible que tengas que solicitar algo en algún momento de tu carrera y que tengas que enviar solicitudes a varias personas. Utilizar el correo electrónico para hacer solicitudes puede ayudar a garantizar lo siguiente:
- Comunica claramente todos los puntos necesarios de tu solicitud
- Dejar constancia de su petición por escrito para un futuro seguimiento
- Organizar sus comunicaciones
- Incluya cualquier documento complementario necesario para cumplir con su solicitud
- Exprese su aprecio y gratitud
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Cómo escribir un correo electrónico solicitando algo
Tenga en cuenta los siguientes pasos para saber cómo escribir un correo electrónico solicitando algo:
1. Organiza tu solicitud
Antes de escribir su correo electrónico, puede ser beneficioso organizar sus pensamientos con respecto a su solicitud. Dependiendo de la solicitud, los tipos de consideraciones que haga pueden variar. Para comprender mejor la naturaleza de su solicitud, intente escribir los beneficios de que se cumpla su solicitud y los pasos que deben darse para completarla. También puede utilizar este tiempo de preparación para reunir cualquier documento complementario que pueda necesitar para reforzar su caso.
2. Escriba una línea de asunto accesible
Una vez que te sientas preparado para escribir tu correo electrónico, empieza con una línea de asunto accesible. Haz lo posible por resumir el contenido de tu correo electrónico en una sola frase. También puede utilizar la línea de asunto como un saludo genérico para crear un tono de amabilidad y animar al destinatario a abrir el correo electrónico y saber más sobre su contenido.
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3. Comience con un saludo formal
A continuación, puede saludar a su destinatario. Para mantener un tono de profesionalidad, es importante empezar el correo electrónico con un saludo formal al lector. Algunos ejemplos de saludos formales son:
- Estimado [nombre del destinatario]
- Buenos días
- Buenas tardes
- A quien corresponda
- Hola [nombre del destinatario]
- Saludos
Comenzar su correo electrónico de esta manera puede ayudar a asegurar al lector de sus motivaciones profesionales, establecer la confianza y crear una primera impresión agradable, lo que puede aumentar las posibilidades de que su solicitud's cumplimiento.
4. Expresar su petición
Puede utilizar el primer párrafo del cuerpo de su correo electrónico para expresar la naturaleza de su petición. Puede ser beneficioso utilizar la primera o segunda frase para demostrar tu aprecio por la consideración de tu destinatario o para expresar tu admiración por su trabajo antes de hacer tu petición completa. Si no tiene una relación con el destinatario, es importante que se presente en esta sección del correo electrónico. Incluya su nombre completo, su cargo y su organización.
A continuación, en frases claras y concisas, trate de explicar completamente su solicitud. Asegúrese de incluir todos los detalles que su destinatario pueda necesitar para satisfacer su solicitud y mencione cualquier documento complementario que haya adjuntado al correo electrónico.
5. Incluya los beneficios para el beneficiario
Puede utilizar el siguiente párrafo de su correo electrónico para explicar los beneficios que el destinatario puede recibir por cumplir con su solicitud. Este paso es una parte importante para asegurar su petición, ya que es más probable que su lector acceda si siente que está recibiendo algo de valor a cambio. En dos o cuatro frases, intente destacar los beneficios personales o profesionales que su lector puede recibir tras cumplir su petición.
6. Concluya con una llamada a la acción
Puede concluir su correo electrónico con una clara llamada a la acción. Una llamada a la acción es el paso que desea que su destinatario dé después de leer su correo electrónico. Dependiendo de la naturaleza de su solicitud, su llamada a la acción puede variar. Para enfatizar su llamada a la acción, puede utilizar la última frase del cuerpo de su correo electrónico para indicar claramente los siguientes pasos para cumplir con su solicitud. A continuación, asegúrese de cerrar su correo electrónico con una firma amistosa, como por ejemplo:
- Sinceramente
- Todo lo mejor
- Saludos
- Cordialmente
- Gracias
También es importante que incluya su información de contacto al final del correo electrónico. Puede incluir su nombre completo, cargo, departamento, organización y número de teléfono o dirección de correo electrónico alternativa. Proporcionar esta información puede ayudar a garantizar que las partes interesadas puedan ponerse en contacto contigo para seguir hablando.
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Consejos para escribir un correo electrónico solicitando algo
A continuación te damos algunos consejos adicionales para ayudarte a escribir un correo electrónico solicitando algo:
Centrarse en el destinatario
Centrarse en el destinatario puede ser una poderosa herramienta de persuasión cuando se escribe un correo electrónico para solicitar algo. Siempre que sea posible, intente enfatizar los beneficios de cumplir con su petición. Esto puede hacer que su solicitud parezca menos una tarea y más una tarea mutuamente beneficiosa, lo que puede aumentar sus posibilidades de recibir con éxito lo que necesita.
4. Incluir documentos adicionales
Es importante incluir los documentos necesarios para su solicitud. Pueden ser currículos, carteras, propuestas de venta, presentaciones, extractos de facturación, solicitudes de subvención o folletos informativos. Los documentos complementarios pueden ayudar a añadir credibilidad a su solicitud y podrían proporcionar a su lector la información necesaria para cumplir con éxito.
Proporcione una prueba de necesidad
Proporcionar una prueba de necesidad es otra valiosa herramienta de persuasión que puede utilizar en su correo electrónico. Esto es especialmente útil cuando su solicitud implica donaciones o trabajo voluntario. Expresar el nivel de necesidad de su organización y cómo puede repercutir positivamente en su trabajo, en la comunidad y en el destinatario, puede ayudar a persuadir al lector para que satisfaga su petición.
Exprese su agradecimiento
Mostrar tu gratitud y aprecio es una parte importante de ser educado y profesional. Mantener los buenos modales y una actitud profesional en toda la correspondencia puede ayudarte a crear y conservar relaciones positivas. Estas relaciones pueden ser útiles en el futuro. Por ejemplo, si el destinatario no puede satisfacer su solicitud en este momento, pero ha considerado que usted ha sido accesible, educado y profesional, puede que le preste ayuda en el futuro cuando tenga la posibilidad de hacerlo.
Ejemplo de un correo electrónico solicitando algo
A continuación se muestra un ejemplo de un correo electrónico de éxito solicitando algo:
Estimada Sra. Smith,
Me llamo Jane Thompson y soy jefa del departamento de recaudación de fondos de Nurses for Nutrition. Somos una organización sin ánimo de lucro centrada en proporcionar alimentos y educación nutricional a las comunidades pobres de todo el país. Me dirijo a ustedes hoy porque creo que los valores y la misión de su empresa coinciden con nuestro objetivo de cerrar la brecha nutricional y acabar con el hambre de tantas personas en este país. Actualmente estamos aceptando donaciones en forma de subvenciones corporativas, y me encantaría concertar una cita para hablar de cómo las donaciones a nuestra organización podrían beneficiar a su empresa.
Las empresas con las que nos asociamos reciben reconocimiento en todas nuestras plataformas públicas, incluido nuestro sitio web, que recibe más de 300.000 visitas al día. Además de tener un impacto en su comunidad local, inscribirse en nuestro programa de donaciones corporativas puede ayudar a su empresa a crear una imagen de marca positiva, aumentar el conocimiento de la marca y disfrutar de las ventajas de estar asociada con una organización sin ánimo de lucro creíble, reputada y admirable como Enfermeras por la Nutrición.
Si está interesado en hablar más sobre esta oportunidad, por favor responda con algunas fechas y horas en las que esté disponible para una llamada telefónica. Le agradecemos el tiempo que ha dedicado a leer este correo electrónico y su consideración.
Con calidez,
Jane Thompson
Jefe de Recaudación de Fondos, Enfermeras por la Nutrición
123-444-5566