Cómo escribir un informe en 7 pasos

Redactar informes es una parte importante de una variedad de descripciones de trabajo. Saber cómo escribir un informe eficaz es una habilidad útil que puede convertirte en una valiosa adición a cualquier lugar de trabajo. Si quieres aprender a escribir informes con éxito, tendrás que saber qué suelen implicar y cómo empezar. En este artículo, hablaremos de lo que es un informe, de cómo se utiliza en el trabajo y de los pasos que puedes seguir para escribir un informe con éxito.

5 pasos para una buena redacción comercial (con consejos)

¿Qué es un informe?

Un informe es un documento que presenta los resultados de una investigación, proyecto o iniciativa. También puede ser un análisis en profundidad de un tema o conjunto de datos concreto. El propósito de un informe es informar, educar y presentar opciones y recomendaciones para acciones futuras. Los informes son un elemento integral de docenas de sectores, como el científico, el sanitario, el judicial, el empresarial y el académico. Los informes suelen constar de varios elementos clave, entre ellos

  • Resúmenes detallados de eventos o actividades
  • Análisis del impacto del evento
  • Evaluación de los hechos y datos
  • Predicciones de lo que puede ocurrir como resultado de un evento
  • Recomendación para el siguiente curso de acción
  • Conclusión

Muchas ocupaciones implican la redacción de informes como responsabilidad principal. Los médicos deben redactar informes médicos que presenten sus análisis de determinados pacientes o casos. Los agentes de policía escriben informes que describen los detalles de los interrogatorios y los enfrentamientos. Los gestores de proyectos redactan informes periódicos que mantienen a sus supervisores al corriente de la evolución de un proyecto concreto. Todos estos informes deben estar bien redactados, ser precisos y eficaces.

Cómo escribir un informe

Saber redactar un informe con éxito puede convertirte en un activo valioso en tu actual lugar de trabajo o en un candidato atractivo para nuevos empleadores. He aquí algunos pasos que debes seguir a la hora de redactar un informe:

  1. Decide los términos de referencia.
  2. Realiza tu investigación.
  3. Escribe un esquema.
  4. Escriba un primer borrador.
  5. Analiza los datos y registra las conclusiones.
  6. Recomiende un curso de acción.
  7. Editar y distribuir.

1. Decidir el tema de reflexión

Muchos informes formales incluyen una sección en la que se detallan los «términos de referencia» del documento. Estos términos incluyen:

  • De qué trata el informe
  • Por qué es necesario
  • Cuando se escribe
  • Cuál es su propósito

Establecer estos términos ayuda tanto al escritor como a sus lectores a entender por qué es importante el informe y qué espera conseguir. Los términos de referencia suelen explicarse en el primer párrafo para que el lector pueda determinar su relevancia sin tener que leer todo el documento. Establecer términos concretos desde el principio te ayudará a crear el esquema del informe y a mantener el rumbo de las discusiones a lo largo del proceso de redacción.

Relacionado: La guía completa para investigar una empresa

2. Realice su investigación

La mayoría de los informes requerirán que recojas un conjunto de datos directamente relacionados con tu tema. Es posible que ya tenga acceso a esta información si, por ejemplo, es un médico que tiene copias de las historias clínicas de un paciente. Sin embargo, si se le encarga el análisis de un tema o la investigación de un acontecimiento, es probable que tenga que dedicar algún tiempo a solicitar, encontrar y organizar los datos.

Interpretar los datos y formatearlos de manera que los lectores los entiendan es una parte importante de la redacción de un informe. Es posible que tengas que crear cuadros, gráficos o líneas de tiempo que faciliten la comprensión de la información en bruto. También tendrás que citar cuidadosamente tus fuentes y hacer un seguimiento de dónde y cómo has encontrado tus datos para presentarlos de forma profesional.

3. Escriba un esquema

El siguiente paso es construir el esquema de su informe. Normalmente se trata de una lista numerada o con viñetas de todas las secciones del documento. El esquema de su informe puede tener un aspecto similar al siguiente:

  1. Página del título
  2. Índice de contenidos
  3. Introducción
  4. Términos de referencia
  5. Resumen del procedimiento
  6. Hallazgos
  7. Análisis
  8. Conclusión
  9. Referencias o bibliografía

El orden de estas secciones—y si decide incluirlas todas o no—dependerá del tipo específico de informe, de su longitud y de la formalidad que deba tener. Lo más importante a la hora de redactar el esquema es incluir todas las secciones necesarias y eliminar todo lo que no contribuya directamente al propósito del informe.

4. Escribir un primer borrador

La redacción de un primer borrador es una de las etapas más importantes de la elaboración de un informe exitoso. El objetivo del primer borrador no es escribir un documento perfecto, sino sacar de la cabeza y plasmar en la página todos los elementos principales de su información. Más adelante tendrás tiempo para añadir y editar este primer intento, por lo que tu objetivo principal es simplemente organizar tus datos y análisis en un borrador que finalmente se convertirá en un producto final.

Al escribir su primer borrador, es probable que encuentre lagunas en sus datos o agujeros en su análisis. Tome nota de ellos, pero no intente abordar cada cuestión mientras escribe. En su lugar, termine el borrador y deje la resolución de problemas para cuando comience el proceso de edición.

Relacionado: 10 consejos para redactar un currículum que te ayude a conseguir un trabajo

5. Analizar los datos y registrar las conclusiones

El punto central de todo informe es la sección de «conclusiones» o la parte en la que presentas tu interpretación de los datos. Para un contable, las conclusiones pueden consistir en una explicación de por qué las acciones de una empresa cayeron durante el trimestre anterior. Para un científico medioambiental, podría incluir un resumen de un experimento sobre plásticos biodegradables y cómo los resultados podrían afectar a los métodos de gestión de residuos.

La sección de conclusiones de su informe debe proporcionar siempre información valiosa relacionada con el tema o la cuestión que está tratando, incluso si los resultados no son los ideales. Si tu conclusión final es que los datos eran insuficientes o el método de investigación era defectuoso, deberás explicarlo de forma profesional y precisa.

6. 7. Recomendar un curso de acción

La sección final del cuerpo de tu informe es tu recomendación. Tras examinar los datos y analizar los resultados, estás capacitado para presentar una idea sobre las medidas que deberían tomarse en respuesta a tus conclusiones. Tras examinar el número de horas extraordinarias que ha trabajado su equipo, un director de proyecto puede recomendar que se añada un empleado más al equipo. Un cirujano podría recomendar que el hospital introduzca nuevos métodos de esterilización en el quirófano tras observar un aumento de las infecciones evitables en los seis meses anteriores. Si ha presentado bien los datos y ha demostrado su experiencia, es probable que el lector confíe en su criterio.

7. Editar y distribuir

La última etapa de la redacción de un informe es editarlo a fondo y distribuirlo a su público. Tendrás que corregir los errores gramaticales, ortográficos y tipográficos. También tendrás que volver a comprobar los datos, asegurarte de que las citas son correctas y leer todo el documento para asegurarte de que presenta una narración cohesionada. Si el informe va a ser leído por un público amplio, puede decidir pedir a otra persona que lo corrija o le dé su opinión sobre la legibilidad del contenido.

La distribución del informe puede adoptar diferentes formas en función de su ocupación concreta. Puede enviarlo por correo electrónico a su supervisor, presentarlo verbalmente durante una reunión de personal o publicarlo en una revista profesional. Independientemente de cómo o dónde se lea, tu objetivo es siempre crear un documento conciso, informativo y eficaz que contribuya a aumentar la productividad en tu lugar de trabajo.

Consejos para escribir informes con éxito

Aquí tienes algunas sugerencias finales para guiarte a la hora de escribir informes:

  • Conozca a su público. Antes de empezar a escribir, asegúrate de saber a quién va dirigido el informe, por qué necesitan la información y qué quieres que hagan después de leerlo. Conocer a su público le ayudará a orientar su estilo y a asegurarse de que comunica su información de la forma más eficaz posible.
  • Corrige cuidadosamente. Nada arruina tanto un informe de calidad como una errata. Antes de enviar o presentar su informe, asegúrese de corregirlo cuidadosamente para evitar cualquier error.
  • Esté abierto a los comentarios. Dependiendo de su cargo, puede recibir críticas o comentarios sobre sus informes. Intente mantenerse receptivo y abierto a las críticas. Si está dispuesto a aceptar los comentarios y a poner en práctica las sugerencias de sus superiores, es probable que su redacción mejore.
  • Utiliza tu tiempo sabiamente. Redactar un informe de calidad puede llevar desde un par de horas hasta varias semanas. Antes de empezar, asegúrese de presupuestar su tiempo y de establecer un calendario de redacción regular. También puede ser necesario establecer objetivos por hora o por día para asegurarse de que su progreso se mantiene en el camino.

Te recomendamos

8 grandes canales de marketing de distribución para conectar con los clientes

Diseño de un Plan de Compensación de Ventas: Una Guía Completa

Guía para el examen CPA: Qué abarca y cómo se prepara

¿Qué es un microgestor? Definición y señales

Trabajar en una empresa de trabajo temporal: Ventajas y desventajas

Análisis de la cadena de valor: Definiciones, métodos y descripciones