Cómo escribir un informe de negocios

Hay una variedad de formatos que puede utilizar para que su informe sea más creíble e incite a los colegas de su departamento a actuar, según los informes de la empresa. Debes ser consciente de las personas a las que te diriges para mejorar la calidad de tu informe.

En este artículo, hablaremos de lo que es un informe comercial, los diferentes tipos de informes comerciales, cómo escribir un informe comercial y un ejemplo.

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¿Qué es un informe comercial?

Los informes empresariales se utilizan para transmitir información importante de la empresa con el fin de ayudar a tomar decisiones críticas a corto y largo plazo. Un informe empresarial incluye datos sobre el rendimiento de una organización, análisis de la competencia o procesos que pueden ser revisados por todos los empleados.

Algunos componentes clave que pueden incluirse en un informe empresarial son:

Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo ofrece a la audiencia una comprensión completa de los puntos que se abordan, el tema del informe, el tipo de pruebas y las fuentes que lo han elaborado y las soluciones propuestas a partir de los datos. El resumen puede ser de menos de una página o de hasta cuatro, dependiendo de la cantidad de detalles que se requieran, pero hay que esperar a reunir los resultados para escribir esta sección, de modo que pueda ser comprendida por los revisores de la presentación.

Tabla de contenidos

Las presentaciones en persona de los informes empresariales suelen realizarse mediante una presentación de diapositivas, pero aun así es necesario entregar una copia física a todos los revisores. El índice de contenidos define el tema que tratará en cada diapositiva. Un gerente o un miembro de la junta directiva puede consultarlo en caso de que necesite volver a verlo durante la presentación.

Introducción

En la introducción se exponen los motivos por los que se ha realizado el informe y su importancia para la organización. Puede utilizar esta información para empezar a explicar a su público por qué es esencial seguir adelante con la solución que está proponiendo.

Párrafo del cuerpo

El párrafo del cuerpo destaca los problemas empresariales actuales que rodean a la empresa, además de los datos que has investigado, el proceso en el que has abordado tu investigación y los resultados finales de la misma. Si tu informe consta de mucha investigación, puedes enumerar los resultados para ayudar a acortar el contenido del informe.

Conclusión

La conclusión se compone de múltiples inferencias que pueden hacer quienes miran el informe por primera vez. Los datos del cuerpo y la conclusión muestran el potencial de los cursos de acción que una empresa puede tomar para mejorar los procesos de la compañía y si necesita llevar a cabo investigaciones adicionales.

Referencias

Tus referencias muestran las fuentes que has utilizado para elaborar el informe comercial. Las referencias que muestres pueden demostrar la validez de tu informe y los ejecutivos pueden tomar una decisión única sobre el procedimiento basado en tus pruebas. Asegúrate de dar un formato correcto a tus fuentes y de respetar las normas de formato de tu empresa, si es que las tienen.

Anexo

Un apéndice es una pieza opcional de un informe empresarial, pero puede ser una prueba adicional para respaldar tus métodos de investigación y conclusiones. La presentación visual de los datos, como gráficos y fotos, puede ser pertinente, sobre todo si estás investigando un asunto que necesita imágenes para validar tus conclusiones.

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Tipos de informes empresariales

Los tipos de informes comerciales que puede utilizar incluyen:

4. Informes de recomendación

Un informe de recomendación reconoce los problemas de la empresa y muestra las soluciones propuestas para solucionarlos. Es necesario identificar un problema para que sea un informe de recomendación, pero puede recurrir a un equipo de expertos de su sector para resolver los problemas y ampliar las oportunidades de beneficio para su empresa.

Informes de investigación

Un informe de investigación es normalmente un informe interno que documenta un incidente que tuvo lugar entre dos o más empleados. Todos los empleados y testigos deben aportar sus historias y hechos sobre el incidente al departamento de recursos humanos, para que éste pueda llegar a una conclusión formal y comunicar su decisión al resto de la empresa.

Informes de cumplimiento

Los informes de cumplimiento señalan que usted' está trabajando en los límites de las normas internas y las regulaciones gubernamentales para realizar su trabajo legalmente. La industria energética debe cumplir la normativa medioambiental para adquirir recursos naturales que puedan ser utilizados por los consumidores, por lo que la empresa puede hacer que sus empleados rellenen exenciones de las que puedan informar a los organismos gubernamentales cuando sea necesario.

Informe de viabilidad

Un informe de viabilidad está pensado para convencer a los miembros de una organización de que elijan un curso de acción en lugar de otro. Se trata de un informe popular que se escribe para los ejecutivos que tienen un impacto directo en el resultado del informe y en los resultados que se producen después. Por lo tanto, debes hacerte una idea de cómo persuadirlos, así que trata de obtener la opinión de los directivos y otras personas que estén de acuerdo con tu estrategia para escribir un informe eficaz.

Informe de estudio de investigación

Un informe de estudio de investigación ofrece información completa a tu jefe sobre los detalles de la investigación sobre un tema concreto. Los datos que reúnes pueden condensarse en una sección de un informe empresarial completo, pero debes explicar todos los métodos y los progresos que has hecho para alcanzar tus objetivos. Esto puede ser útil para los ingenieros o científicos que estén probando métodos para crear nuevos productos para una empresa.

Informe periódico

Un informe periódico presenta un cronograma de los acontecimientos ocurridos trimestral o anualmente para subrayar lo que afectó a los resultados de la empresa durante ese período. El departamento de contabilidad de una empresa puede necesitar acceder a este informe para redactar la situación financiera de la misma e informar a las partes interesadas, como los inversores, el gobierno y los ejecutivos.

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Cómo redactar un informe comercial

Consulte la lista de pasos para redactar sus informes comerciales en nombre de su empresa:

1. Identifica el tipo de informe que quieres escribir

Debe descubrir el tipo de solución que busca determinar con su informe. Se aconseja un informe de recomendación o periódico para las soluciones que debe tomar su empresa, en el que le permite tener en cuenta sus técnicas de investigación y recopilación de pruebas.

Un informe de investigación o de cumplimiento ofrece una visión general del comportamiento de las personas y de si han trabajado con los procesos de su empresa para ejecutar su trabajo. Elija su informe con cuidado y pida consejo a su jefe en caso de que necesite orientación sobre cada tipo de informe y el objetivo que pretende alcanzar.

2. Enumere toda la investigación e información de fondo

Tu investigación es el centro del caso que tratas de plantear sobre la solución que te propones, así que procura encontrar primero información interna antes de buscar fuentes externas. Por ejemplo, el aumento del número de seguidores en las redes sociales y de los «me gusta» en las publicaciones puede indicar que tu empresa necesita mejorar su presupuesto de marketing para atraer más clientes.

La investigación universitaria sobre la eficacia de las campañas de marketing en las redes sociales y el análisis de la competencia sobre la situación de la empresa con respecto a su presupuesto de marketing pueden marcar la diferencia a la hora de cambiar la opinión de los miembros del consejo de administración.

3. Describe los métodos de investigación utilizados hasta el momento

Es importante que indiques cómo has enfocado tu investigación y con quién te has puesto en contacto para obtener información crucial que establezca la base de tus conclusiones. Toma nota de los departamentos internos con los que te comunicaste para obtener información interna y averigua cuándo elaboraron la información. Cuanto más actualizados estén tus recursos, más validez tendrá tu investigación.

4. Recomienda tus soluciones para mejorar la empresa

Utilice la fórmula SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-Based) para establecer los objetivos que su empresa debe cumplir. Con estos objetivos, puede crear hitos para que su organización crezca y se convierta en líder del sector. Un objetivo SMART para las redes sociales puede ser mejorar el alcance de las cuentas de redes sociales de la empresa en 1.000 seguidores en los próximos tres meses.

También tienes que especificar la forma en que vas a cumplir este objetivo, así que haz una lluvia de ideas sobre las tácticas que tu departamento puede aprovechar. Aumentar el presupuesto de marketing, contratar becarios y priorizar el compromiso con los seguidores actuales en todas las plataformas pueden ser tres formas de aumentar el número de seguidores en las cuentas de redes sociales de tu organización.

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Ejemplo de informe empresarial

Analiza este ejemplo de informe empresarial para ver el formato y la estructura que puedes seguir, junto con una forma de persuadir a tu empresa para que siga adelante con tu solución.

Revisión anual de las métricas de medios sociales de 2018 para Joe's Marketing Data

Informe realizado por:
Janice Warren
464-756-9802
jwarren@joesmarketing.com

16 de diciembre de 2018

Introducción:

Cuando Joe's Marketing firmó 10 clientes más durante 2017, quedó claro que la presencia en las redes sociales era importante para mantener la imagen de la organización. A pesar de la creación de cuentas para tres plataformas principales, solo hemos utilizado pasantes para publicar una vez a la semana en cada plataforma.

Este informe resume el alcance de nuestra presencia en los medios sociales durante el último año y los resultados para aprender y ampliar nuestros esfuerzos de marketing para 2019.

Párrafo del cuerpo (Resultados de la investigación):

  • Durante el año natural 2018, nuestro número de seguidores aumentó un 5% con respecto a 2017, mientras que las contrataciones de clientes aumentaron un 50%.
  • Cuando ofrecimos paquetes de inscripción de clientes durante la temporada de vacaciones, tres clientes se inscribieron y el número de seguidores aumentó en 20 durante ese período.
  • Según las encuestas universitarias, los estudiantes prefieren que se les involucre en las redes sociales y ven a las marcas como personas en primer lugar.
  • Las encuestas a los clientes se alinearon con sus respuestas mientras disfrutaban de una estrategia de marketing centrada en el interés humano.
  • Las publicaciones en nuestro principal canal de medios sociales han provocado un aumento del 10% en la página de aterrizaje de la empresa.

Conclusión:

Los datos que recopilamos de las empresas mostraban un aumento del interés por los servicios de las empresas, pero querían ver una presencia activa de nuestros servicios en las redes sociales para reforzar su confianza en nuestra empresa. Creen que las mejoras en los procesos y el compromiso en las redes sociales pueden suponer un gran retorno de la inversión.

Soluciones:

  • Contratar a tres empleados a tiempo completo para gestionar las cuentas de las redes sociales
  • Conseguir testimonios de clientes actuales que podamos publicar en las redes sociales
  • Aumentar la base de clientes al 15
  • Tener una tasa de retención de clientes del 100%
  • Capacitar al personal de ventas en los procesos de medios sociales dirigidos por el nuevo gerente de marketing

Referencias:

  • Estudios realizados mediante encuestas de boca a boca realizadas a estudiantes de la Universidad de Washington
  • El resto de los datos se distribuyeron a partir de la actual pasante de marketing