Cómo redactar un informe de seguridad profesional

Informar de las observaciones e incidentes es una parte importante del mantenimiento de la seguridad de un lugar físico. Estos informes registran las rutinas, apoyan el orden, detallan eventos específicos y comunican áreas de mejora. Si usted es un agente de seguridad — o dirige un grupo de personal de seguridad — es importante saber cómo es la documentación creíble y con propósito. En este artículo damos pasos, consejos y un ejemplo de cómo redactar un informe de seguridad profesional.

¿Qué es un informe de seguridad?

Este informe es un documento que redacta un agente de seguridad o un guardia de seguridad. Incluye muchos detalles sobre los hechos ocurridos en el turno de una persona. Estos informes contienen investigaciones, entrevistas y observaciones— y son cruciales para garantizar la seguridad y la responsabilidad. A continuación, le presentamos cinco tipos diferentes de informes de seguridad que puede necesitar completar en el trabajo:

  • Actividad diaria: Este es un resumen de los eventos y actividades que ocurren durante tu turno. Incluye detalles sobre tu rutina y cualquier cosa inusual que notes.
  • Incidente: Un informe de incidentes detalla un incidente específico que ocurre en la propiedad de la que eres responsable de asegurar. Esto incluiría cosas como un individuo volátil, un robo o una pelea.
  • Accidente: Da detalles sobre cualquier accidente que ocurra en la propiedad que aseguras. Esto incluiría cosas como una caída, objetos rotos o grandes derrames.
  • Mantenimiento: Un informe de mantenimiento registra el estado de los equipos de seguridad y los terrenos que proteges. Ofrece información sobre las cosas que necesitan actualizaciones, reparaciones o sustituciones.
  • Resumen: Los informes de síntesis ofrecen información a mayor escala y se refieren a un periodo superior a un turno. Puede ser un resumen de una semana, un mes o un trimestre. En este informe se le piden sus reflexiones y valoraciones sobre posibles áreas de vulnerabilidad.

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¿Por qué son importantes los informes de seguridad?

La precisión de los informes de seguridad es esencial para mantener el orden y preservar la seguridad física de un espacio. Los informes que ofrecen detalles adecuados de los acontecimientos, las rutinas y los incidentes proporcionan una visión e información sobre posibles peligros o puntos débiles. La revisión de estos informes permite una reflexión honesta sobre el protocolo, la política y los procedimientos, lo cual es crucial para prevenir o adelantarse a situaciones inseguras. Los tribunales, los detectives o los abogados también pueden solicitar o citar estos documentos como prueba.

Cómo escribir un informe de seguridad

La elaboración de informes es una de las principales funciones del personal de seguridad. Para garantizar la seguridad y la rendición de cuentas, hay que saber qué hay que hacer para detallar este tipo de documentos. He aquí cinco pasos para redactar informes de seguridad eficaces:

1. Tomar notas

Los detalles y las observaciones constituyen la mayor parte de tus informes de seguridad. La exactitud de estos detalles es primordial para mantener una zona segura en el futuro. No confíes sólo en la memoria— lleva siempre contigo un cuaderno, una libreta electrónica o una grabadora de voz. Registra lo que observas. Esto debería incluir sus hábitos y rutinas. También debe incluir cualquier cosa que vea o experimente que le preocupe. Puedes escribir a mano para ahorrar tiempo, ya que este documento no es tu informe. Tus notas te servirán como material de consulta cuando completes tu documento oficial más adelante.

2. Empieza con un resumen

Los informes de seguridad suelen incluir dos secciones escritas, además de las secciones estándar para rellenar los espacios en blanco. La primera sección escrita debe ser un resumen general. Si está completando un informe sobre un incidente o un accidente, ofrezca una visión general del evento que está describiendo. Esto ayuda a localizar los documentos necesarios en el futuro. También puede ayudar al personal administrativo a archivar correctamente la documentación. Esta sección no debe incluir todos los detalles, pero debe proporcionar información básica sobre el tipo de situación y el resultado general.

Ejemplo: "El oficial Mark Adams respondió a una queja sobre una persona desordenada en el sector 10-A del edificio. La persona fue identificada como Eleanna Ryan. La situación requirió tácticas de desescalada y se resolvió con la retirada voluntaria por parte de la Sra. Ryan.&quot

3. Detallar la narración

La parte narrativa es la segunda sección de la redacción. Desarrolla el resumen proporcionando más detalles sobre una situación. Incluye registros paso a paso de las acciones de cada persona y expresa tu relato personal de un acontecimiento. A continuación se indican cuatro cosas que debes incluir en tu narración para asegurarte de que sea completa, fácil de leer y utilizable como prueba o material de referencia:

  • Las cinco W's. Las cinco W&apos son: quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Al informar de por qué ocurrió algo, intenta no hacer suposiciones sobre las intenciones de otras personas. En su lugar, céntrate en tus acciones y sé claro al expresar que tu motivación proviene del cumplimiento del protocolo. Al incluir estos detalles, respondes a las posibles preguntas que un lector pueda tener sobre un acontecimiento. Después de escribir tu relato, revisa tu trabajo para comprobar que incluye las cinco W&apos.
  • Marca de tiempo precisa. Consulta tus notas para asegurarte de que los tiempos que registras con respecto a las observaciones son precisos. La diligencia en este aspecto hace que tu relato sea fiable y podría ayudar a identificar problemas de seguridad exclusivos de ciertos momentos del día.
  • Saltos de página lógicos. Salta una línea para mostrar dónde acaba una idea y empieza otra. Los saltos de página ayudan a que el documento se lea con facilidad.

4. Sigue la forma

Informar es una parte esencial de la seguridad—por lo que la mayoría de las organizaciones tienen formularios específicos en el departamento de seguridad. Los formularios ayudan a organizar las observaciones y garantizan que toda la información necesaria quede registrada. Asegúrate de rellenar todas las secciones del formulario con el mayor detalle que puedas.

5. Revisar

Los errores ortográficos o gramaticales pueden influir negativamente en la interpretación del lector. Pueden reducir la credibilidad o restar valor al documento en general. Antes de presentar tu informe de seguridad, léelo por encima para comprobar si hay errores, redundancias o información que falta.

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Consejos para redactar un informe de seguridad profesional

Todos los aspectos de la seguridad son sensibles al tiempo, y la documentación no es una excepción. Su informe de seguridad debe ser puntual, profesional y fácil de leer. He aquí tres consejos para garantizar que los documentos que redacte reflejen objetividad y precisión:

Evite el lenguaje emocional

Un informe de seguridad no es un escrito creativo. Debe incluir detalles que describan la situación, pero no debe reflejar tu estado emocional personal. El lenguaje emocional puede mostrar una pérdida de objetividad y disminuir la integridad de tu informe. Para cumplir esta norma, escribe en tercera persona y utiliza el tiempo pasado. La perspectiva en tercera persona permite al lector ver tus comportamientos y acciones, y no debe reflejar cómo te hizo sentir la situación. Escribir en tiempo pasado es más adecuado para la escritura basada en hechos porque es menos vívida; esto es eficaz para provocar menos emociones en el lector.

Evita las abreviaturas y las conjunciones

Las abreviaturas y las conjunciones son menos formales y pueden distraer o causar una mala interpretación.

Sé rápido

Esperar más de 24 horas para completar su informe puede hacer que la información se pierda o se omita. Incluso si toma notas, un informe tardío puede hacer que otros consideren que el documento no es fiable.

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Ejemplo de informe de seguridad

Recuerde que su informe debe mostrar una perspectiva en tercera persona. También debes escribirlo en tiempo pasado y evitar las emociones o los prejuicios. Este es un ejemplo de un informe de seguridad objetivo que detalla información sobre un incidente:

Informe de incidencias

*Nombre del funcionario de turno: Armando Valdez
Fecha: 02/06/2019
Momento de la interacción inicial: 7:16 p.m.
Tiempo de resolución: 8:35 p.m.
Ubicación: Entrada del segundo piso de Delilah's Accessories, Cuadrante 2-C
Nombre de las partes implicadas: Madison Parker, Janell Thomas, Andrew Parker, Vivien Thomas, Roger Crane, el oficial Armando Valdez y la oficial Rachel Quan
Nivel de amenaza: Amarillo
Uso de la fuerza física Ninguno*

Resumen del incidente:
El oficial A. Valdez respondió a una llamada telefónica del asociado de Delilah's Accessories — Roger Crane — en relación con un presunto robo en una tienda. Se sospechaba de las menores Madison Parker y Janell Thomas, y el oficial y el resto del personal de seguridad siguieron el protocolo para menores. Se descubrió que la menor, Madison Parker, tenía artículos sin pagar y se le impuso una prohibición de entrada de 30 días. El incidente concluyó con la expulsión de ambos menores del local por parte de sus tutores legales.

Informe narrativo:
A las 7:16 p.m., el oficial Valdez recibió una llamada del socio de Delilah's Accessories, Roger Crane. El Sr. Crane dijo que sospechaba que dos chicas estaban intentando robar artículos de la tienda. A las 7:19 p.m., el oficial Valdez se presentó en la entrada del segundo piso de Delilah's Accessories—Cuadrante 2-C—para evaluar la situación. En este momento, el oficial preguntó a los sujetos sus nombres y edades. Después de informar de sus edades (Madison Parker, de 14 años, y Janell Thomas, de 13), el agente siguió el protocolo para menores.

El oficial Valdez llamó a la oficial Rachel Quan para que se presentara en el lugar. Los oficiales pidieron que los dos menores fueran con ellos a la oficina de seguridad para discutir la queja. La Sra. Parker y la Sra. Thomas se mostraron cooperativas y ninguno de los dos agentes empleó la fuerza o el contacto físico. El agente Quan pidió ver la chaqueta vaquera y el bolso de la Sra. Parker, así como la mochila de la Sra. Thomas. A continuación, inspeccionó el contenido. Al encontrar esmalte de uñas de la marca Delilah&apos y una pulsera en el bolso de la Sra. Parker&apos, el interrogatorio se detuvo. Se contactó con los tutores legales de ambas menores y se les pidió que acudieran al local para que pudieran estar presentes durante el interrogatorio. Se informó a sus tutores de que sería necesaria la intervención de la policía si los padres o tutores legales no podían estar presentes.

Tanto Andrew Parker como Vivien Thomas llegaron a la oficina de seguridad aproximadamente a las 7:50 p.m. El oficial Quan fotocopió sus licencias de conducir y determinó que Andrew Parker era el padre de Madison Parker y Vivien Thomas era la madre de Janell Thomas. En ese momento, el agente Valdez explicó la información anterior tanto a Andrew como a Vivien. El resto del interrogatorio se realizó en presencia tanto del Sr. Parker como de la Sra. Thomas.
Madison Parker admitió haber cogido el esmalte de uñas y la pulsera sin pagarlos y expresó su arrepentimiento por haberlo hecho. Janell Thomas declaró que desconocía que la Sra. Parker se hubiera llevado algo de la tienda y expresó que no se había llevado ningún artículo sin pagarlo. El oficial Valdez emitió una advertencia a la Sra. Thomas y emitió una prohibición de entrada de 30 días para Madison Parker. Su padre recibió la documentación de la prohibición de entrada. También se explicó que si las chicas hubieran salido de la tienda con los artículos, se habría llamado a la policía.

El incidente concluyó con los dos niños menores de edad escoltados fuera del local por sus tutores legales. El agente Valdez añadió el nombre y la edad de Madison Parker a la lista de prohibición de entrada de 30 días.

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