Cómo escribir un informe de trabajo (con ejemplos)

Los informes de trabajo suelen ser una parte común de las responsabilidades laborales de muchas personas. Hay varios tipos de informes de trabajo que pueden ser requeridos para escribir, incluyendo informes de trabajo diarios, informes de ventas y análisis. Aunque no existe un formato fijo para escribir informes de trabajo, hay ciertos pasos que puedes seguir para asegurarte de componer el informe más eficaz y profesional posible.

En este artículo hablaremos de lo que es un informe de trabajo, de cómo redactar un informe eficaz y hemos incluido una plantilla y ejemplos de informes de trabajo que puedes utilizar para redactar el tuyo.

¿Qué es un informe de trabajo?

Un informe de trabajo es un documento formal en el que se discute información sobre un tema específico relacionado con un aspecto de tu trabajo. La mayoría de los informes de trabajo se dirigen a un público concreto, como por ejemplo un gerente. Hay una gran variedad de informes que pueden necesitar ser escritos en el trabajo, incluyendo informes de ventas, informes diarios, informes presupuestarios e informes de análisis de datos empresariales. Dependiendo del tipo de informe, es posible que se le entregue un resumen de lo que debe incluir en su informe. La mayoría de los informes deben redactarse en un formato estructurado para demostrar claramente lo que el informe pretende transmitir.

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Cómo escribir un informe de trabajo

Redactar informes de trabajo eficaces requiere práctica y buenas habilidades de comunicación. Cuantos más informes escriba, más eficiente será al redactarlos. A continuación se indican los pasos que puede seguir para redactar un informe profesional en el lugar de trabajo:

  1. Identifique a su público.
  2. Decida qué información va a incluir.
  3. Estructure su informe.
  4. Utilice un lenguaje conciso y profesional.
  5. Corregir y editar su informe

1. 4. Identifica a tu público

Saber quién va a leer tu informe es un paso importante para determinar cómo vas a formatear tu informe, qué incluir y el tono que debes utilizar al escribirlo. Por ejemplo, si está escribiendo un informe de ventas para su gerente, ¿habrá alguien más que lea el informe? Si está redactando un informe de análisis empresarial, ¿lo leerán sus superiores o sólo su supervisor inmediato? Determina quién va a leer tu informe y dirígelo a esas personas en concreto.

2. Decida qué información va a incluir

Tras determinar quién es tu audiencia, debes centrarte en identificar el objetivo de tu informe para decidir qué información debe incluirse. Si sabe quiénes van a leer el informe, puede hacer preguntas sobre lo que esperan ver. Elija incluir la información que proporcione la imagen más clara de lo que está tratando de transmitir. Por ejemplo, si está escribiendo un informe de ventas, es posible que deba incluir información sobre si se están cumpliendo los objetivos de ventas, los productos y servicios que más se están vendiendo, los retos a los que usted o su equipo se enfrentan y su previsión de ventas para el próximo mes o trimestre.

3. Estructurar el informe

Cuando escribas un informe, debes estructurarlo de manera que pueda ser leído y digerido fácilmente. Aunque cada informe variará en cuanto a las secciones que debe incluir, puede utilizar los siguientes componentes del informe como guía al escribirlo:

  1. Título o portada
  2. Resumen ejecutivo/abstracto que describa brevemente el contenido de su informe
  3. Tabla de contenidos (si el informe tiene más de unas pocas páginas)
  4. Una introducción que describa tu propósito al escribir el informe
  5. Un párrafo del cuerpo donde incluya la información que transmite con el informe
  6. Conclusión o recomendación en función del objetivo del informe

4. Utilizar un lenguaje conciso y profesional

Debe esforzarse por utilizar un lenguaje claro y conciso al redactar su informe. Intenta transmitir lo más clara y rápidamente posible y utiliza un lenguaje sencillo pero profesional. Evita, en la medida de lo posible, el uso de frases «fluidas» o ampulosas. Por ejemplo, en lugar de decir "puede resultarle útil refrescar regularmente su bandeja de entrada para estar al día de los correos electrónicos, " podría decir "Actualice regularmente su bandeja de entrada. "

5. Corrige y edita tu informe

La corrección de su informe de trabajo es un paso esencial en el proceso de redacción del mismo. Te da la oportunidad de asegurarte de que tu redacción es lo más profesional posible y de detectar cualquier error antes de enviarlo. La corrección también le permite eliminar cualquier información innecesaria y asegurarse de que su informe es lo más eficiente y eficaz posible. Una vez que hayas terminado de escribir el informe, déjalo a un lado durante una hora o más antes de corregirlo. Esto te permitirá mirar el informe de una manera fresca y detectar errores que quizás no hayas visto antes.

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Plantilla de informe de trabajo

La siguiente es una plantilla que puede utilizar para dar formato a un informe de trabajo:

[Nombre del proyecto]
[Fecha]
[Preparado por: tu nombre y apellidos]
[Nombre de la empresa]

[Resumen ejecutivo o abstract: Utiliza este apartado para anotar las conclusiones o recomendaciones que harás en el informe. También debes incluir las ideas más importantes tratadas en el informe. Si estás escribiendo un informe de trabajo diario o un informe de progreso, no necesitas incluir esta sección].

[Introducción: La introducción debe constar de dos a cuatro párrafos en los que se resuma lo que se va a tratar en el informe, así como el motivo por el que se ha redactado. Sea lo más específico y conciso posible al escribir la introducción para que el lector pueda entender claramente lo que encontrará en su informe. En el caso de los informes diarios o de progreso, la introducción sólo debe consistir en unas pocas frases que detallen el trabajo que has realizado y lo que piensas hacer a continuación].

[Cuerpo: Para el cuerpo de su informe, debe centrarse en detallar la información que desea transmitir. Puede incluir los resultados, las conclusiones y los hallazgos que se hayan realizado en relación con un proyecto. En el caso de los informes diarios o de progreso, incluya los logros que ha alcanzado o las tareas que ha completado].

[Recomendaciones: En esta sección, debes enumerar tus recomendaciones basadas en las conclusiones o resultados de un proyecto o que solucionen un problema concreto. Por ejemplo, puedes escribir "Dedicar una hora a la formación de los empleados sobre el nuevo manual cada semana. " como recomendación. Para un informe diario o de progreso, puede enumerar sus próximos objetivos o tareas en esta sección].

[Conclusión: Concluya su informe resumiendo las conclusiones o resultados analizados y reiterando las recomendaciones más importantes].

Ejemplo de informe de trabajo

El siguiente es un ejemplo de informe de trabajo que puedes utilizar como guía cuando redactes tu propio informe en el trabajo:

5 de noviembre de 20XX
Preparado por: Sally Smith
Empresa ABC

Este informe es para proporcionar una actualización sobre el proyecto XYZ que debe presentarse el 5 de diciembre. Este proyecto dará lugar a la creación de un nuevo manual del empleado que incluirá normas y reglamentos actualizados, así como el aumento aprobado del tiempo libre remunerado. Este manual servirá para concienciar a los empleados de las expectativas del lugar de trabajo, así como para informarles de los nuevos beneficios que se han implementado recientemente.

Resumen del trabajo realizado:

A fecha de hoy, he completado lo siguiente para el proyecto XYZ:

  • Verifique toda la información que aparecerá en el manual con la alta dirección y RRHH
  • Redactar un índice de contenidos
  • Formato del manual
  • Compuesto por las 12 primeras páginas del manual

Tareas a realizar antes del 12 de noviembre de 20XX:

  • Redacta cinco páginas más de manual.
  • Corregir y editar todas las páginas que se han completado hasta esta fecha.
  • Pida al responsable de RRHH que lea el contenido del manual para garantizar su exactitud.

Conclusión

El proyecto XYZ va por buen camino para ser completado en la fecha prevista. Este proyecto no tiene actualmente ningún obstáculo o problema obvio, pero si surgiera se abordaría con prontitud.

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