Cómo escribir un resumen ejecutivo

Un resumen ejecutivo es una sección de un documento, informe o propuesta más amplio que resume los puntos principales para que los lectores puedan familiarizarse rápidamente con el material. Aprender a escribir un buen resumen ejecutivo puede ser útil a lo largo de tu formación y tu carrera profesional en caso de que tengas que elaborar un documento empresarial extenso con muchas partes interesadas.

Los resúmenes ejecutivos se utilizan en una variedad de documentos, entre ellos:

  • Planes de negocio
  • Propuestas o planes de proyectos
  • Informes de investigación
  • Informes escolares
  • Estudios medioambientales
  • Estudios de mercado

En este artículo hablamos de la importancia de un resumen ejecutivo y de cómo redactar uno.

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¿Por qué es importante un resumen ejecutivo?

Un resumen claro y conciso es importante porque algunos destinatarios del documento pueden no ser capaces de leerlo en su totalidad. Un resumen sólido puede ayudar a captar la atención del lector y animarle a leer el resto del documento. También puede ofrecer la información necesaria a las partes interesadas para que se preparen para cualquier reunión o acción posterior relacionada con el documento.

Cuando se trata de atraer a los inversores o de dar a conocer una empresa, un producto o un servicio, el resumen ejecutivo puede ser el único componente de su documento que leerán los responsables de la toma de decisiones, por lo que debe estar bien escrito. Algunos inversores tomarán decisiones basándose únicamente en los resúmenes ejecutivos.

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Qué incluir en un resumen ejecutivo

Un resumen ejecutivo debe incluir una breve exposición de los temas principales del documento. Dado que esta parte del documento es un resumen, debe ser lo más breve posible, pero cubriendo los detalles clave. La regla general es mantener el resumen en unas dos páginas o menos.
Los elementos clave son:

  • Exponga brevemente lo que trata, como un problema al que se enfrenta la empresa o una propuesta concreta que se hace.
  • 5. Análisis conciso del tema
  • Información de fondo necesaria que el lector debe conocer.
  • Conclusiones del autor.

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Pasos para escribir un resumen ejecutivo

Un resumen ejecutivo debe ser siempre claro y conciso, con un tono profesional. Sin embargo, muchas empresas tienen sus propias directrices para las propuestas y otros documentos comerciales. Siempre hay que preguntar si existen requisitos o instrucciones específicas sobre el formato, la extensión o el número de palabras.

Antes de empezar a escribir su propio resumen ejecutivo, especialmente si es su primer resumen, es útil revisar los resúmenes escritos por otros. Investigue ejemplos de resúmenes ejecutivos e identifique los componentes que son particularmente atractivos o útiles para usted. Armado con esa información, puede empezar a escribir un resumen que incluya esos componentes de manera similar.

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A continuación se exponen varios pasos generales a tener en cuenta a la hora de redactar un resumen ejecutivo eficaz.

1. Vuelva a leer el documento

Antes de escribir un resumen ejecutivo, debes tener un documento o propuesta completa. Revisa todo el documento para identificar los puntos principales, los problemas y las recomendaciones. Esto le ayudará a determinar qué debe incluirse en su resumen ejecutivo para que los lectores no tengan que buscar la información en el documento.

2. Escriba el primer párrafo

El primer párrafo debe exponer claramente lo que se presenta y por qué es importante para el lector. Si está resumiendo un plan de negocio, describa la empresa y su propósito para que los lectores entiendan la finalidad del documento. Este párrafo debe incluir también cualquier problema que haya identificado y que su plan vaya a resolver, si procede. Considere la posibilidad de combinar la redacción informativa con detalles atractivos para obligar a su público a seguir leyendo.

3. Proporcione un contenido fácil de leer

Aunque un resumen ejecutivo no suele tener una estructura o plantilla específica que seguir, mantén el contenido sucinto y fácil de escanear para los lectores. El uso de viñetas permite al lector ojear la información sin tener que dedicar mucho tiempo a leer cada párrafo.

Los puntos principales deben incluirse en el mismo orden que en el documento. Piensa en un titular para cada sección. Si quieres utilizar una plantilla suelta, considera utilizar las siguientes categorías como esquema.

  • Descripción o resumen de la empresa
  • Problema que se aborda
  • Solución del problema
  • Urgencia

La sección de urgencia debe resaltar por qué es importante que el lector actúe rápidamente, haciendo que el resumen sea más oportuno.

4. Tenga en cuenta a su público

La persona o personas que lean el resumen ejecutivo y, potencialmente, el documento más extenso, son su público y es importante atenderlo mientras escribe. Haz coincidir la historia o los datos presentados con la audiencia, el plan o la empresa sobre la que estás presentando y tu resultado deseado.

5. Describa su público objetivo

Además de orientar su texto hacia el lector, también es importante describir a los miembros del público objetivo en su resumen ejecutivo. Una breve descripción de quiénes crees que estarían interesados en lo que vendes puede ayudar a los lectores a entender el mercado objetivo.

6. Esquema de los elementos financieros

Todo plan o propuesta de negocio debe incluir los detalles financieros de la idea o empresa, así que asegúrate de mencionarlos en tu resumen ejecutivo. Incluya la valoración del acuerdo propuesto o el valor que hay detrás de la empresa respaldado por números y datos.

7. Cree un cierre sólido

El final de su resumen ejecutivo es casi tan importante como el principio, ya que dejará al lector la impresión final de lo que está presentando. Proporciona cualquier detalle final y una llamada a la acción que anime a la persona que lo lee a dar los siguientes pasos.

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Ejemplo de resumen ejecutivo

No hay reglas fijas sobre el formato de un resumen. Su aspecto depende de la audiencia a la que quiera llegar y de los requisitos de la empresa. Lo más importante es que incluya los elementos clave descritos anteriormente.

Ejemplo de plantilla

Introducción
[Misión]
[Visión]
[Perfil de la empresa (con historia relevante)]
[Datos de contacto de la empresa]

Productos y servicios
[Descripción de los productos y/o servicios]
[Propuesta única]
[Ventaja competitiva]
[Propiedad intelectual]
[Estado de desarrollo]

Análisis del mercado
[Oportunidad de mercado]
[Mercado objetivo]
[Competidores]

Análisis financiero
[Presupuesto]
[Necesidades de financiación]
[Precio potencial de la mercancía]
[Márgenes de beneficio proyectados para el primer y el segundo año]

Conclusiones
[Resuma los puntos principales]

Ejemplo de resumen ejecutivo

Nuestra misión

Gladstone Foundries ofrece operaciones de metalistería de vanguardia asistida por ordenador para la industria del automóvil. Nuestros clientes nos valoran por ser capaces de entregar millones de elementos de fijación de precisión a corto plazo. Nuestro equipo se asegurará de que los clientes obtengan los insumos de mejor calidad para sus operaciones de fabricación, a fin de garantizar que cumplan las normas reglamentarias, técnicas y de seguridad más estrictas.

La empresa y la dirección

Gladstone Foundries tiene su sede en Detroit, Michigan. La empresa tiene una estructura organizativa única que garantiza a los empleados un 49% de participación en la empresa. El actual director general tiene 30 años de experiencia en el sector de la fabricación de automóviles, mientras que el director general es un veterano de 21 años en la empresa.

Nuestros productos

Nuestros clientes incluyen, pero no se limitan a, fabricantes de automóviles como Stucker, GF, Tornado Autos y miles de entusiastas del kit car y de los coches clásicos en todo el territorio continental de los Estados Unidos y más allá. Gladstone Foundries ofrece una variedad de productos, incluyendo:

  • Remaches
  • Pernos
  • Nuts
  • Tapones
  • Alas
  • Cubiertas del baúl
  • Compuesto de spoilers
  • Pastillas y pinzas de freno de alta resistencia

El mercado

Con el nuevo impulso a la reimplantación de la fabricación en Estados Unidos, nuestra empresa está en una posición privilegiada para beneficiarse de un crecimiento sin precedentes en la industria local de fabricación de automóviles y los sectores de apoyo. Los datos de nuestro estudio de mercado muestran que se espera que la demanda de nuestros productos crezca más de un 35% en el próximo año y un 50% en los próximos dos años.

Nuestras ventajas competitivas

Somos una empresa americana hasta la médula y nos enorgullecemos de ser la fundición de referencia para elementos de fijación de precisión en un radio de 800 kilómetros. Mientras que actualmente hay otras cinco empresas que ofrecen productos similares en nuestra vecindad, nuestra empresa cuenta con las últimas máquinas de torno y fresado programables y CNC del sector. Nuestra inversión en herramientas de precisión de última generación, nuestra capacidad para gestionar grandes volúmenes de pedidos para varios clientes simultáneamente y nuestro personal altamente experimentado nos distinguen como el proveedor favorito de elementos de fijación para la industria del automóvil.

La estrategia de marketing de Gladstone Foundries se basa en nuestro pedigrí y en nuestra reputación de producir grandes volúmenes de artículos a escala con el más alto nivel de requisitos técnicos. Los clientes del sector de la automoción confían en nuestros tornillos y tuercas para soportar las juntas y mantener unidas las superficies sin que se rompan o fallen bajo carga. Contamos con las mejores prácticas normativas estandarizadas del sector y los protocolos de seguridad e higiene en el taller más estrictos.

Proyecciones financieras

Basándonos en el tamaño de nuestro mercado, pronosticamos unas ventas para el primer año de 75 millones de dólares. Proyectamos una tasa de crecimiento del 15% anual durante los tres primeros años. Aunque ya contamos con 35 empleados, la empresa tiene previsto contratar a 15 personas más para hacer frente al aumento de pedidos previsto.

En la actualidad, tenemos más de 30 clientes con compromisos de pedidos en firme y tenemos planes para aumentar nuestra base de clientes a más de 50 a través de nuestras redes profesionales y de la divulgación en persona. Confiamos en nuestra capacidad para aprovechar nuestra reputación profesional y la calidad de nuestros productos para aumentar los pedidos en un plazo breve.

Necesidades de financiación de la ampliación del taller

Buscamos un fondo de expansión de 12 millones de dólares para ampliar nuestras instalaciones con el fin de prestar un mejor servicio a nuestros clientes y aumentar nuestra cuota en nuevos mercados emergentes. La empresa ya ha recaudado 10,5 millones de dólares para instalar equipos de fabricación de última generación y formar al personal.

Confiamos en que nuestra experiencia técnica, nuestra impecable trayectoria y nuestra excepcional capacidad para satisfacer y superar las expectativas de los clientes nos ayudarán a maximizar los beneficios de esta expansión.

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Consejos para escribir un resumen ejecutivo eficaz

Escriba para su público

El tono puede variar en función de la audiencia. En la mayoría de los casos, un resumen ejecutivo debe ser claro, fácil de leer y conciso, aunque el lenguaje y el tono que utilices pueden variar en función de a quién presentes tu idea y de cómo puedan responder al uso de determinados mecanismos lingüísticos. Mantener un tono profesional siempre es beneficioso para presentarse a sí mismo, a su empresa y a sus conceptos de forma positiva.

El uso de pronombres personales como “nosotros” y “nuestro” puede generar una conexión más personal con lo que está presentando que si utiliza “la empresa” u otros sustantivos generalizados. Asegúrese de que su tono también transmite su confianza en lo que está presentando.

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Que se revise

Una vez completado el resumen ejecutivo, considere la posibilidad de pedir a su supervisor o mentor que lo revise antes de presentarlo o transmitirlo a las partes interesadas. También puedes pedir a un amigo o colega de confianza ajeno a tu función directa que lea tu resumen ejecutivo. Si esa persona puede resumir lo que hace tu empresa o cuál es tu idea después de leer el resumen ejecutivo, probablemente tienes el nivel de detalle adecuado. Recurrir a la ayuda de alguien ajeno al sector también le ayudará a evitar el uso de jerga o lenguaje confuso que pueda desanimar a un interesado.

Hazte preguntas de contexto

A la hora de elaborar su resumen ejecutivo, resulta útil formular ciertas preguntas y asegurarse de que las respuestas a esas preguntas clave se incluyan en el contenido. Algunas de estas preguntas podrían ser:

  • ¿Tengo algo nuevo o único que presentar?
  • ¿He cubierto alguna asociación única que tengo?
  • ¿Tengo alguna tracción y/o clientes?
  • ¿Cómo presento mi plan para comercializar mi idea, producto o servicio?

Reconozca a su equipo

Toda empresa cuenta con un equipo de personas que respaldan la idea y realizan el trabajo para llevarla al mercado. Destaca los miembros de tu equipo que participan en tu resumen ejecutivo. Si tiene alguna carencia de talento relacionada con los resultados del tema del informe, describa brevemente los miembros del equipo que podría incorporar en el futuro y cómo beneficiarían a la empresa.

Evita la jerga o los clichés

Un resumen ejecutivo se presenta a los profesionales y debe estar escrito a su nivel para mantener su atención. Evite los superlativos, los clichés o las afirmaciones que no puedan ser respaldadas. Evite términos como “vanguardia,” “genial,” “lo mejor de lo mejor” o “lo mejor.”

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