Cómo escribir una agenda de reuniones: Consejos, plantilla y ejemplo

Al dirigir una reunión de negocios, es posible que tengas que gestionar un gran número de personas y tareas. Una agenda de reuniones eficaz puede ayudarle a asegurarse de que se discute todo el material necesario, a mantener la reunión dentro del tema y a garantizar que su grupo utiliza el tiempo de forma eficiente. En este artículo, veremos cómo crear una agenda de reuniones que le ayude a dirigir eficazmente cualquier reunión.

¿Qué es el orden del día de una reunión?

El orden del día de una reunión es una lista de temas o actividades que se quieren tratar durante la misma. El objetivo principal del orden del día es dar a los participantes un esquema claro de lo que debe ocurrir en la reunión, quién dirigirá cada tarea y cuánto tiempo debe durar cada paso. Disponer de esta información antes y durante la reunión garantizará que ésta se desarrolle de forma eficaz y productiva.

Cómo redactar una agenda de reuniones

Tanto si se trata de una reunión breve de una hora como si dura un día entero, puede utilizar estos pasos para ayudarle a redactar un orden del día: 

  1. Identifique los objetivos de la reunión’.
  2. Pide a los participantes que hagan sus aportaciones.
  3. Enumera las cuestiones que quieres abordar.
  4. Identifique el propósito de cada tarea.
  5. Calcule la cantidad de tiempo que va a dedicar a cada tema.
  6. Identificar quién dirige cada tema.
  7. Terminar cada reunión con una reseña.

1. Identificar el objetivo de la reunión

Cuando empieces con tu objetivo, puedes asegurarte de que el propósito de la reunión está claro y de que todas las tareas que quieres cubrir están relacionadas con tu objetivo. Asegúrate de establecer un objetivo alcanzable para que la reunión esté lo más centrada posible. Por ejemplo, un objetivo de reunión para aprobar el presupuesto publicitario mensual de la empresa es más alcanzable que un objetivo para mejorar el gasto en general;

2. Pida la opinión de los participantes

Si quiere que los participantes participen en la reunión, pídales su opinión de antemano para asegurarse de que la reunión satisface sus necesidades. Puede pedirles que sugieran qué temas les gustaría que se trataran o qué preguntas tienen. Una vez que tenga una lista de ideas de los participantes, podrá revisarla y decidir qué temas incluirá finalmente.

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3. Enumera las cuestiones que quieres abordar

Una vez que conozcas el objetivo de tu reunión y tengas algunas ideas sobre los temas que quieres tratar, haz una lista de las preguntas que debes responder durante la reunión. Algunas agendas de reuniones simplemente enumeran un tema como una frase, por ejemplo: “equipo de alquiler. Sin embargo, puede aclarar el propósito de cada punto del programa formulando los puntos de discusión como preguntas. Por ejemplo, puede escribir: “¿En qué condiciones deberíamos considerar el alquiler de equipos en lugar de su compra? Estas indicaciones pueden asegurarle que está invitando al debate y reuniendo toda la información que necesita para cada tema del programa.

4. 1. Identifique el propósito de cada tarea

Cada tarea que realices durante la reunión debe tener un propósito. Normalmente, los tres propósitos principales son compartir información, buscar aportaciones o tomar una decisión. A medida que vaya repasando el orden del día, anote el propósito de cada tarea. Este paso ayudará a los participantes en la reunión a saber cuándo quiere su aportación y cuándo es el momento de tomar una decisión.

5. Calcule la cantidad de tiempo que debe dedicar a cada tema

A continuación, calcula el tiempo que piensas dedicar a cada tarea. Esta parte del orden del día le asegura que tiene tiempo suficiente para cubrir todos los temas que ha planeado para su reunión. También ayuda a los participantes a ajustar sus comentarios y preguntas para que se ajusten al tiempo previsto.

Puede optimizar el tiempo concediendo más tiempo a los temas que prevea que van a requerir más tiempo de discusión o programando los temas de mayor importancia al principio de la discusión para asegurarse de que se cubren los temas vitales. Si son muchos los asistentes a la reunión, puede incluso limitar el tiempo dedicado a determinados temas para agilizar la conversación, fomentar una decisión rápida en caso necesario y mantener el ritmo de la reunión.

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6. Identifique quién lidera cada tema

Ocasionalmente, alguien que no sea el líder de la reunión dirigirá el debate sobre el tema. Si tienes previsto que otras personas medien en los temas de la reunión, puedes identificarlas en su respectivo tema. Este paso ayuda a que la reunión se desarrolle sin problemas y garantiza que todos estén preparados para sus responsabilidades.

7. Termine cada reunión con una revisión

Dejar tiempo para terminar cada reunión con una revisión puede ayudar a los participantes a entender mejor qué decisiones tomaron y qué información discutieron para que puedan tomar cualquier paso necesario después de la reunión. Durante esta revisión, usted y los participantes en la reunión deben considerar también qué cosas han ido bien durante la reunión y qué cosas deben mejorarse. Si se toma unos minutos para considerar estas cuestiones, podrá asegurarse de que su próxima reunión sea aún más eficaz.

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Plantilla de la agenda de la reunión

Aquí’hay un esquema que puedes adaptar a casi cualquier tipo de reunión:

AGENDA DE LA REUNIÓN

Fecha:
El tiempo:
Ubicación:

DETALLES DE LA AGENDA

Objetivos:

1. Descripción del primer punto del orden del día

Tiempo:
Objetivo:
Líder:

a. Comentarios
b. Observaciones
c. Observaciones

2. Descripción del punto dos del orden del día

Tiempo:
Propósito:
Líder:

a. Observaciones
b. Observaciones
c. Observaciones

3. Descripción del tercer punto del orden del día

Tiempo:
Propósito:
Líder:

a. Observaciones
i. Observaciones adicionales
ii. Observaciones adicionales
b. Observaciones
c. Observaciones

4. Descripción del cuarto punto del orden del día

El tiempo:
Propósito:
Líder:

a. Observaciones
b. Observaciones
c. Observaciones

5. Descripción del punto cinco del orden del día

Tiempo:
Propósito:
Líder:

a. Observaciones
i. Observaciones adicionales
ii. Observaciones adicionales
iii. Observaciones adicionales
b. Observaciones
c. Observaciones

6. Revisión del final de la reunión

El tiempo:
Objetivo:
Líder:

a. ¿Qué hemos hecho bien en esta reunión?
b. ¿Qué deberíamos hacer de forma diferente en la próxima reunión?

Ejemplo de agenda de reuniones

Puede utilizar el siguiente ejemplo de programa de reuniones cuando elabore su propia agenda:

AGENDA DE REUNIONES

Fecha: 1 de agosto de 2019
Hora: 1 p.m.
Lugar: Sala de conferencias A

DETALLES DE LA AGENDA

*Objetivos: Revisamos las campañas de marketing del año pasado, identificamos las caídas estacionales de la demanda de productos, pensamos en formas de aumentar la demanda durante esas caídas y nos aseguramos de estar preparados para la próxima campaña de marketing.

1. Revise las campañas de marketing del año pasado.

Tiempo: 15 minutos
Propósito: Compartir información
Líder: Jamal Adams

a. Presentar las campañas de marketing del año pasado.
b. Revisa las cifras de ventas después de cada campaña.
c. Identificar qué campañas parecen tener mayor impacto.

2. ¿Cuál es la mejor manera de gestionar la fluctuación de la demanda de nuestro producto?

Tiempo: 30 minutos
Propósito: Decisión
Líder: Blair Hanline

a. Revisa las cifras de ventas de los últimos cuatro trimestres.
b. Identifique cualquier tendencia en las cifras de ventas.
c. Haga una lluvia de ideas sobre cómo aumentar las ventas durante esas caídas.

3. Preparando la próxima campaña de marketing

Tiempo: 15 minutos
Objetivo: Decisión
Líder: Blair Hanline

a. ¿Qué necesitamos para preparar la próxima campaña de marketing?
i. Revisa los materiales de la campaña de marketing adjuntos.
ii. Identifique las tareas de cada miembro del equipo.
b. ¿Cómo vamos a comprobar la eficacia de esta campaña?
c. Revise los objetivos de ventas para esta campaña.

4. Revisión del final de la reunión

Tiempo: 5 minutos
Objetivo: Decisión

Líder: Jamal Adams
a. ¿Qué hemos hecho bien en esta reunión?
b. ¿Qué deberíamos hacer de forma diferente en la próxima reunión?

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