Cómo escribir una buena carta: Consejos y ejemplos de cartas formales e informales

La redacción de cartas es una habilidad necesaria para fines personales, profesionales y académicos. Las cartas tienen muchas formas, desde las digitales hasta las impresas y desde las informales hasta las formales. Hay que saber dar formato y escribir cartas eficaces cuando se mantiene correspondencia con profesionales y con conocidos. En este artículo describimos cómo escribir una buena carta y ofrecemos ejemplos.

¿Por qué es importante saber cómo escribir una buena carta?

Saber cómo escribir una buena carta es importante si piensas comunicarte con compañeros de trabajo, responsables de contratación, jefes, profesores y otros profesionales de manera formal. Una buena carta puede:

  • Causar una buena impresión a los posibles empleadores
  • Permitir dejar un trabajo en buenos términos
  • Ayudar a una conexión de red a conseguir un trabajo
  • Confirmar un acuerdo
  • Presentar argumentos convincentes
  • Proporcionar información crítica
  • Reforzar la comunicación con un cliente

Una carta bien escrita y con el formato adecuado indica a alguien que te has tomado el tiempo de comunicar información importante y que te tomas en serio el tema sobre el que has escrito.

Razones para escribir una carta

Puedes escribir una carta a contactos personales, profesionales o académicos para:

  • Presentar documentación o prueba escrita de un acuerdo o una conversación
  • Demuestre su interés por un trabajo o una causa
  • Dar un toque personal a una comunicación
  • Haga un anuncio
  • Causar un fuerte impacto o una impresión significativa

Relacionado: Documentación en el lugar de trabajo

Tipos de cartas

Las cartas se organizan en dos categorías principales: formales e informales. Los tipos de cartas informales incluyen:

  • Gracias
  • Enhorabuena
  • Simpatía o condolencia
  • Amistad/pensamiento en usted
  • Amor
  • Agradecimiento
  • Anuncio, como un cambio de nombre o de dirección
  • Carta al editor
  • Bienvenida

Los tipos de cartas formales son:

  • Invitación
  • Solicitud de empleo o de estudios
  • Carta de aceptación
  • Carta de rechazo
  • Carta de salida o dimisión
  • Recomendación o remisión
  • Oferta o propuesta
  • Acuerdo
  • Carta de presentación
  • Seguimiento de la entrevista o agradecimiento
  • Consulta

Relacionado: Relacionado: 7 tipos de cartas comerciales y cuándo utilizarlas

Cartas formales vs. informales

La principal diferencia entre las cartas formales e informales es que las formales se dirigen a alguien de forma profesional, y las informales se dirigen a alguien de forma personal. Otras diferencias son:

  • Las cartas formales siguen un formato específico, mientras que las informales pueden seguir cualquier formato.
  • El tono de una carta formal es profesional y oficial, mientras que el de una carta informal es amistoso.
  • Las cartas formales suelen escribirse en primera o tercera persona, mientras que las informales pueden ser desde cualquier punto de vista.
  • Las cartas formales son específicas y concisas y no incluyen material de relleno.
  • Las cartas formales suelen escribirse a máquina, mientras que las informales también pueden escribirse a mano.
  • Las cartas formales incluyen una fecha e información de contacto en la parte superior.
  • A diferencia de las cartas informales, las formales no incluyen tendencias gramaticales como las contracciones (can't, don't, I've), la jerga o los modismos.
  • La mayoría de las cartas formales no tienen más de una página, mientras que las informales pueden tener cualquier extensión.

Cuando intentes decidir qué tipo de carta escribir, elige una formal cuando te comuniques con un funcionario o con alguien que sólo conoces profesionalmente. Elige una carta informal cuando escribas casualmente a alguien que conozcas muy bien, como un compañero de trabajo.

Relacionado: Formato y ejemplo de carta comercial

Cómo escribir una carta

La mejor manera de escribir una carta depende de si es formal o informal. Sigue estos pasos cuando escribas una carta formal:

  1. Alinee el texto a la izquierda.
  2. Escriba su nombre, dirección e información de contacto en la parte superior de la página, normalmente alineados en el lado izquierdo o derecho.
  3. Incluye la fecha completa en la que escribiste la carta. Escríbala en una nueva línea, alineada a la izquierda.
  4. Justo debajo de la fecha, escriba el título, el nombre, la empresa, la dirección y los datos de contacto del destinatario.
  5. Comience con un saludo formal, como por ejemplo "Estimado Sr. Henderson," seguido de dos puntos. Puedes dirigirte a ellos por su nombre completo o por su apellido. Utilice "A quien corresponda" si no sabe quién recibirá la carta.
  6. Escriba una breve introducción o una frase inicial que indique el propósito de la carta.
  7. Redacte el cuerpo de la carta, que proporciona información de apoyo y que, por lo general, debe constar de dos o tres párrafos. Cada párrafo debe contener un punto claro, y el tono debe ser profesional.
  8. Añada una declaración final que resuma el objetivo de la carta y proporcione al destinatario una llamada a la acción.
  9. Termine con un cierre elogioso, como Sinceramente, Ky Williams;
  10. Omite dos líneas y luego firma con tu nombre completo debajo del cierre de cortesía.

Cuando escriba una carta informal, siga estos pasos:

  1. Incluya la fecha en la esquina superior izquierda si es necesario.
  2. Comience con un saludo informal, como es "Hola Marty,"* seguido de una coma.
  3. Escriba una breve introducción en la que explique por qué escribe. Puede empezar con una pregunta como "¿Cómo estás?"
  4. Incluya tantos párrafos del cuerpo como necesite para proporcionar más detalles e información personal.
  5. Termine con un párrafo de cierre que resuma el objetivo principal de la carta y la llamada a la acción, si procede.
  6. Incluya un cierre informal como "Gracias, Harley"
  7. Añade una posdata (P.S.) si quieres incluir una nota final.

El tono de su carta informal debe coincidir con la forma en que normalmente se dirige a esa persona.

Consejos para escribir cartas

Para escribir una buena carta, independientemente del tipo, sigue estas sugerencias:

Conozca a su lector

Utiliza un tono apropiado para esa persona y un lenguaje o terminología que probablemente entienda.

Elegir el formato adecuado

Las cartas pueden ser correos electrónicos o copias impresas y escritas a máquina o a mano. Escriba un correo electrónico si la carta es informal o si está escribiendo una carta formal a un contacto profesional que prefiere comunicarse por correo electrónico. Haz una copia en papel si necesitas documentación de tu carta. Escribe una carta informal a mano para hacerla más personal, pero escribe siempre a máquina las cartas formales.

Sea conciso

Exponga claramente su intención u objetivo, y asegúrese de que la información que incluye es necesaria, sobre todo si está escribiendo una carta formal. Hágase preguntas como "¿Por qué estoy escribiendo?" y "¿Qué quiero de esta carta?" mientras escribe para mantener su contenido enfocado.

Sea breve

Respete el tiempo de su destinatario limitando su contenido a los detalles más importantes en unos breves párrafos.

Escribir para el lector

Utiliza palabras como «nosotros», «nuestro» o «vosotros» si quieres que la carta sea más personal.

Revisar

Lea su carta para encontrar cualquier error ortográfico o gramatical. También puede pedirle a un amigo o compañero de trabajo de confianza que la lea para corregirla e identificar las áreas de mejora. Ambos pasos pueden garantizar que tu carta sea lo más clara y fácil de leer posible, además de profesional.

Relacionado: Escribir una carta de presentación de propósito general: Consejos, plantilla y ejemplos

Ejemplos de cartas

He aquí dos ejemplos de buenas cartas por tipo:

Ejemplo formal: carta de recomendación académica

Carson May
Calle Schnabel 39
Las Vegas, NV 89129
391-339-3042

10 de abril de 2019

Dr. Madison Scott
Profesor de Estudios Ingleses
Universidad de Grice
1009 Lewis Lane
Charlotte, NC 28202

Estimado Dr. Scott

Me complace escribir una carta de recomendación para admitir a Sandy Everett en su programa de estudios de inglés. Tuve el honor de enseñar a la Sra. Everett en dos de mis clases de literatura en la Escuela Secundaria Pownall, y ella es uno de los estudiantes más dotados y trabajadores que he enseñado.

La Sra. Everett tiene la capacidad de equilibrar múltiples tareas y completar cada una a tiempo con una atención excepcional a los detalles. Además, es una escritora brillante que sabe cómo utilizar las palabras para presentar argumentos convincentes y elaborar bellas historias. Incluso ha sido la editora del anuario de la escuela durante los últimos dos años y lo ha transformado en un trabajo impresionante que muestra nuestra escuela, los estudiantes y los proyectos en la mejor luz.

La Sra. Everett es una estudiante modelo y sería una adición excepcional a su programa. Por favor, póngase en contacto conmigo en el 391-339-3042 si necesita más información.

Saludos,
Carson May
Profesor de literatura en el instituto de Pownall

Ejemplo informal: carta de felicitación

11 de febrero de 2020

Hola Carly,

Espero que te vaya bien. Acabo de enterarme por Sandra Pierce de la Universidad de Nueva York de que has aceptado el puesto de entrenador asistente de natación allí. Enhorabuena. Sé lo difícil que puede ser conseguir el trabajo de tus sueños nada más salir de la universidad, y me siento muy honrada de haberte proporcionado una carta de recomendación para ese puesto. Sé que serás un entrenador de natación excepcional y que tendrás un impacto real en los jóvenes atletas de la Universidad de Nueva York.

Felicidades de nuevo. Nadie es más merecedor de este papel que tú, y estoy deseando oír hablar de tu nueva empresa en persona.

Atentamente,

Matt

Te recomendamos

Cómo Utilizar la Visión de Liderazgo para Dirigir su Negocio

Habilidades de pensamiento crítico en enfermería: Beneficios y cómo mejorar

Consejos para cuando te obligan a dimitir

Cómo practicar la ergonomía de oficina en el lugar de trabajo

6 tipos de riesgos laborales (con ejemplos)

Cómo convertirse en gestor municipal (y consejos para avanzar en la carrera)