Cómo escribir una carta: Formato y Tipos (Con Ejemplo)

Dado que la mayoría de las cartas hoy en día se envían por correo electrónico, es importante saber cómo escribir una carta profesional que deje al destinatario con una impresión positiva de usted y de su empresa. Utilizar el formato correcto es especialmente importante cuando se envía una carta por correo, ya que se quiere que quepa en una sola página, sea fácilmente legible y tenga un buen aspecto. Siguiendo los pasos correctos, puede crear fácilmente una carta impactante que creará o alimentará relaciones profesionales o generará ventas. En este artículo, explicamos por qué es importante saber cómo escribir una carta, los pasos que puedes seguir para escribirla y un ejemplo de carta que te ayudará a redactar la tuya.

¿Por qué es importante saber escribir una carta?

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La carta impresa suele servir hoy en día para las comunicaciones profesionales o de negocios, por lo que es importante saber cómo escribir una carta con fines profesionales. Escribir una carta correctamente es especialmente importante si piensas enviar una copia impresa al destinatario en lugar de un correo electrónico.

Cómo escribir una carta

Estas son las reglas generales que debes seguir para escribir una carta:

  1. Elija el tipo de papel adecuado.
  2. Utiliza el formato adecuado.
  3. Elija entre la forma de bloque o de sangría.
  4. Incluya las direcciones y la fecha.
  5. Incluya un saludo.
  6. Escribe el cuerpo de tu carta.
  7. Incluir un cierre elogioso.
  8. Enumere la información adicional.

1. Elija el tipo de papel adecuado

La carta debe estar mecanografiada e impresa en papel blanco estándar. Dependiendo de las circunstancias—como el envío de una carta de recomendación o una carta de presentación con su currículum—puede querer imprimir en papel bonito para currículum. Si envías una carta de negocios para tu empresa, es posible que quieras imprimir la carta en papel con membrete de la empresa.

2. Utilizar el formato adecuado

A continuación, deberá seleccionar un tipo de letra adecuado. Utilice fuentes que parezcan limpias y fácilmente legibles en lugar de fuentes estilizadas. Algunos ejemplos de fuentes profesionales que puede utilizar son

  • Times New Roman
  • Roboto
  • Arial
  • Calibri
  • Georgia
  • Open Sans
  • Helvética

1. Utilice un tipo de letra de entre 10 y 12 puntos para que sea fácilmente legible.

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3. 4. Elige entre la forma de bloque o de sangría

Aunque hay muchos estilos de formato diferentes, en general querrás elegir entre un formato de bloque o uno indentado. El formato de bloque tiene todos los elementos y secciones alineados con el lado izquierdo de la página. La primera frase de cada párrafo no tiene sangría.

El formato sangrado suele ser un estilo utilizado para documentos más informales. Con el formato sangrado, sangras la primera línea de cada párrafo una pulgada. Si utiliza un formato sangrado, usted' justificará a la derecha su dirección y la fecha.

Aunque la forma de bloque suele ser más fácil de leer y es el formato más utilizado, el formato sangrado añade cierto interés visual. Cualquiera de los dos formatos es aceptable para las cartas formales.

4. 5. Incluir direcciones y la fecha

Las direcciones del remitente y del destinatario, así como la fecha, son los primeros datos que incluirás en la carta. Incluirás tu dirección y los datos de contacto en la parte superior, luego salta una línea, a continuación enumera la fecha, salta otra línea y luego enumera la dirección del destinatario.

Si has elegido el formato con sangría, colocarás tu dirección y la fecha en la esquina superior derecha y luego justificarás a la izquierda la dirección del destinatario. Si ha elegido el formato de bloque, justificará a la izquierda todas las direcciones.

5. Incluya un saludo

Si sabes a quién le escribes, el saludo más sencillo y a menudo más adecuado es simplemente "Estimado [nombre del destinatario]". Si no conoce bien a la persona o tiene una relación formal, utilice su título y su apellido. Si está escribiendo una carta a alguien de una empresa, pero no sabe su nombre, tómese un tiempo para investigar y averiguarlo. A menudo, si conoces el título, puedes encontrar su nombre en LinkedIn. También puedes llamar a la empresa y preguntar el nombre de la persona que ocupa ese puesto.

Si no puede encontrar la información o está escribiendo una carta que no está dirigida a alguien en concreto, utilice «A quien corresponda». Puedes seguir el saludo con dos puntos o con una coma.

6. Escriba el cuerpo de su carta

Si se trata de un formulario en bloque, justifique a la izquierda cada párrafo de la carta, dejando una línea en blanco entre los párrafos que facilite su lectura. Si se trata de formularios con sangría, deberá sangrar la primera línea de cada párrafo una pulgada.

Mantén tu carta directa y al grano, sin que ocupe más de una página. Si bien es conveniente empezar con una breve felicitación como «Espero que esta carta le encuentre bien», debe pasar rápidamente al motivo por el que escribe. Para ello, puedes escribir: "Te escribo en relación con…"

Utilice la voz activa en la medida de lo posible en todo el cuerpo de la carta. El párrafo final debe reafirmar el propósito de su carta y solicitar una acción de seguimiento. Termina la carta con otro saludo, como "gracias por su tiempo y consideración" o "por favor, hágame saber si"quiere discutir en detalle por teléfono";

7. Incluya un cierre complementario

Si estás escribiendo a alguien con quien tienes una relación formal o no lo conoces bien, puedes usar "sinceramente" para tu saludo. Otras opciones son "Mis mejores deseos", "Saludos cordiales" o "Lo mejor." "Atentamente" es también otra opción a considerar.

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8. Enumerar información adicional

En algunos casos, puede incluir información adicional bajo el saludo. Es conveniente que los enumere en cada línea. Algunas posibles informaciones adicionales podrían ser:

  • Envíos separados: Esto permite que el destinatario sepa que debe esperar otra comunicación suya y cuál será.
  • Anexos: Esto permite saber que has incluido otros documentos en la carta. Puedes incluir el número de documentos adicionales entre paréntesis para facilitar la referencia.
  • Copias de cortesía: Esto permite al destinatario saber que también has enviado copias de esta carta a otras personas. Puedes indicarlo escribiendo "CC" o "Copias para" con el nombre de los otros destinatarios.

Tipos de cartas

Hay dos tipos de cartas que la gente escribe:

  • Cartas formales: Estas cartas se utilizan generalmente para fines comerciales o para escribir a personas que no conoces bien. Las cartas formales tienen reglas de estructura y protocolo.
  • Cartas informales: Este es el tipo de cartas que normalmente enviarías a un amigo o familiar.

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Ejemplo de carta

Aquí tienes un ejemplo de carta comercial profesional que te puede servir de ayuda para redactar la tuya. En este ejemplo, verá el formato de bloque:

Chris Myers
Director de ventas
Armwood Business Solutions
555 Peachtree Lane
Norfolk, VA
(555) 222-3333

1 de diciembre de 2019

Adam West
Director de la oficina
Grupo médico de Norfolk
110 Orange Grove Drive
Norfolk, VA

Estimado Sr. West,

Espero que esta carta te encuentre bien. Le escribo en relación con una reciente solicitud que me hizo para obtener más información sobre una solución tecnológica para su grupo médico. Soy el director de ventas de Armwood Business Solutions y creo que nuestros productos podrían ser una buena opción para su grupo médico.

Ofrecemos soluciones tecnológicas de última generación y atendemos tanto a organizaciones grandes como pequeñas. En última instancia, nuestro objetivo es identificar las ineficiencias dentro de los flujos de trabajo de cada empresa con la que trabajamos y proporcionar soluciones tecnológicas para que sean más eficientes, los empleados más productivos y la organización más rentable.

Entendemos que la seguridad es una de las principales preocupaciones de las empresas hoy en día, por lo que tenemos varios productos que están diseñados específicamente para mejorar la seguridad. Tenemos varios productos diseñados específicamente para grupos médicos como el suyo que permiten a los proveedores enviar y recibir correos electrónicos o acceder a los historiales de los pacientes desde cualquier lugar, sin dejar de cumplir con la HIPAA.

Si desea obtener más información acerca de lo que tenemos que ofrecer, por favor don't dude en ponerse en contacto conmigo directamente en (555) 222-3333. Gracias por su tiempo y consideración.

Sinceramente,

Chris Myers
Director de ventas

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