Una carta a tu supervisor, representante de RRHH o director puede ser una buena idea si te preocupa tu trabajo, tu empresa o tus clientes. Muchos profesionales encuentran esta noción intimidante. Sin embargo, transmitir tus preocupaciones en una carta puede ayudar a los directivos de la empresa a ser conscientes de los problemas que has identificado y a tomar medidas activas para resolverlos.
En este artículo, hablamos de cuándo escribir a tu jefe o supervisor sobre tus preocupaciones, explicamos cómo escribir esta carta en ocho pasos y proporcionamos una plantilla y una carta de ejemplo para ayudarte a elaborar la tuya.
¿Cuándo debe escribir una carta a su supervisor sobre sus preocupaciones?
Cuando estés preocupado por tu trabajo o tu empresa, considera cuidadosamente los detalles de la situación antes de escribir una carta a tu jefe. Estas cuestiones pueden ayudarte a decidir si debes escribir a tu jefe sobre los problemas del lugar de trabajo:
- La gravedad del asunto: Intenta plantear tus preocupaciones a tu jefe sólo si se trata de cuestiones más importantes o problemáticas. Por ejemplo, mientras que el hecho de que un compañero llegue tarde al trabajo una vez puede no merecer una carta a su supervisor, el hecho de que un compañero llegue repetidamente tarde sin explicación podría ser más preocupante para su equipo o empresa.
- Efectos del tema: Piensa en cómo el asunto ha afectado o podría afectar a tus colegas, a los dirigentes de la empresa o a los clientes. Si un asunto puede afectar o ha afectado ya a los empleados o a los clientes, puede ser una buena idea plantear la situación a su supervisor.
- 2. Pasos ya dados para resolver la situación: Aunque los empleados pueden resolver algunos problemas del lugar de trabajo sin involucrar a un directivo, otros requieren la intervención de alguien con funciones de supervisión. Si ya has intentado arreglar la situación o no está en tu mano solucionarlo, puede que sea el momento de involucrar a tu supervisor.
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Cómo escribir una carta a tu jefe sobre las preocupaciones
A continuación te explicamos cómo escribir una carta a tu jefe sobre tus preocupaciones en ocho pasos:
1. Escribir una introducción formal
Comience su carta con un saludo profesional, como «Estimado». Si está escribiendo un correo electrónico, asegúrese de escribirlo desde la cuenta de su empresa y elija un asunto apropiado que indique sus intenciones al escribirlo. Si está escribiendo una carta, incluya su información de contacto en un encabezado en la parte superior izquierda de la carta.
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2. Exponga sus principales preocupaciones
Resuma sus principales preocupaciones en una o dos frases. Exponga sus preocupaciones de forma directa pero profesional. Céntrese en los hechos objetivos y no en lo que siente sobre la situación.
3. Explique los efectos
Describe cómo tus preocupaciones han afectado o podrían afectar a tu equipo, empresa o clientes. Esta parte de tu carta ayuda a tu supervisor a comprender la importancia de abordar las preocupaciones en tu carta. Por ejemplo, si te preocupa que tus compañeros de trabajo ignoren las normas gubernamentales, explica que te preocupa que los compañeros se lesionen físicamente o que la empresa reciba una demanda.
4. Incluir ejemplos
6. Ofrezca ejemplos de sus preocupaciones. Describa casos concretos en los que haya visto cómo se produce el problema o momentos concretos en los que esos problemas hayan afectado a su empresa o a sus clientes. Haga lo posible por explicar los ejemplos en orden cronológico para que su supervisor pueda entender la secuencia de acontecimientos que le ha obligado a escribir esta carta.
5. Sugerir ideas de mejora
Proporcione al menos una sugerencia para mejorar el problema. Incluso si su supervisor finalmente no escucha sus sugerencias, el hecho de proporcionarlas demuestra que usted está adoptando un enfoque proactivo para ayudar a su empresa a resolver este problema en lugar de simplemente quejarse. Por ejemplo, si te preocupa que un compañero de trabajo haga comentarios o chistes inapropiados, puedes sugerir a tu supervisor que la empresa considere la posibilidad de ofrecer sesiones de formación sobre diversidad.
6. Adjuntar documentos de apoyo
Si es posible, adjunte documentos de apoyo a su correo electrónico o inclúyalos en el sobre con su carta. Aunque a veces no tenga ninguna documentación relacionada con sus preocupaciones, asegúrese de incluir esos documentos si existen y tiene acceso a ellos. Dependiendo de la situación, los documentos de apoyo podrían incluir correos electrónicos, informes, hojas de trabajo o registros telefónicos.
7. Concluya su carta
Concluya su carta agradeciendo a su supervisor el tiempo que le ha dedicado. Hágale saber que está disponible para seguir hablando de los temas o para responder a sus preguntas. Utiliza una firma profesional, como «Sinceramente», seguida de tu nombre completo. Si escribe un correo electrónico, incluya su información de contacto debajo de la firma.
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8. Editar y corregir
Edita tu carta antes de enviarla a tu supervisor. Asegúrate de que el contenido sea lo más claro y breve posible, sin dejar de ser profesional. Corrige cualquier error leve, como errores gramaticales o tipográficos.
Consejos para escribir una carta de solicitud
Aquí's algunos consejos para redactar una carta a tu jefe sobre tus preocupaciones:
Considere quién debe recibir su carta
Antes de escribir su carta, decida quién debe ser el destinatario de la misma. Asegúrate de consultar el manual de tu empresa para ver si existe una política designada para discutir las preocupaciones, como por ejemplo dirigirse a tu supervisor inmediato o a un representante de RRHH. Si no encuentra esta política, piense en quién puede ayudarle con este problema o quién puede dirigirle a la persona adecuada. Por ejemplo, si se supone que, por lo general, debes preguntar a tu jefe de departamento antes de dirigirte a otra persona, envíale tu mensaje.
Mantén la calma cuando escribas tu carta
Redacta tu carta cuando te sientas tranquilo y contento. Aunque es posible que tenga fuertes emociones sobre estas preocupaciones, es importante que intente reducir las emociones en su carta. El mensaje no debe centrarse en cómo le hacen sentir los problemas del lugar de trabajo, sino en cuáles son exactamente los problemas y cómo han afectado o podrían afectar negativamente a su empresa. Hacer hincapié en los hechos y los resultados de la forma más neutral posible puede ayudar a tu supervisor a entender la importancia de este asunto y la necesidad de que tome medidas.
Utiliza un tono profesional
Mantén un tono profesional en tu carta. Esto significa explicar tus preocupaciones con un lenguaje directo que también sea conciso y educado. Puede ayudarte leer la carta en voz alta mientras la redactas para ver si suena profesional.
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Plantilla para una carta a tu jefe con tus preocupaciones
Aquí tienes una plantilla que puedes utilizar para escribir a tu supervisor sobre tus preocupaciones:
[Tu información de contacto si se trata de una carta o el asunto de un correo electrónico]
Estimado [Nombre del destinatario],
[Comienza con un resumen de una o dos frases sobre tus preocupaciones. A continuación, explique cómo han afectado estas preocupaciones a su empresa o cómo teme que puedan afectar a su empresa].
[Incluye ejemplos concretos de la cuestión que se está produciendo en el lugar de trabajo. Si ya se han producido efectos como consecuencia de las preocupaciones, incluya también ejemplos de los mismos].
[Añada sugerencias sobre cómo su supervisor podría mejorar este asunto].
[Agradece a tu supervisor que haya leído tu carta. Indique que puede ponerse en contacto con usted para seguir hablando. Si procede, mencione y explique brevemente los documentos de apoyo que haya incluido].
Atentamente,
[Nombre completo]
[Información de contacto adicional]
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Ejemplo de carta sobre preocupaciones
Aquí tienes un ejemplo de carta a un supervisor sobre las preocupaciones del lugar de trabajo para ayudarte a escribir la tuya:
Asunto: Preocupaciones sobre el rendimiento laboral de mi colega's
Estimada Sra. Thompson,
Me dirijo a usted debido a mi creciente preocupación por el rendimiento de nuestro nuevo representante de atención al cliente, Marvin Burke. Aunque Marvin es una parte positiva y bienvenida de la oficina, tiene dificultades para llevar a cabo eficazmente algunas de sus responsabilidades. Su pobre rendimiento nos ha hecho perder dos clientes en el último mes. Me temo que esa cifra podría aumentar si sus métodos no mejoran.
Hace un mes, Marvin no atendió la consulta de un cliente, lo que hizo que nuestra empresa perdiera ese cliente. La semana pasada, perdimos otro cliente después de que Marvin no dirigiera a ese cliente a los recursos apropiados ni se pusiera en contacto con un compañero de trabajo para saber cuál era la mejor manera de resolver la preocupación del cliente.
Creo que Marvin se beneficiaría enormemente de las sesiones de formación de servicio al cliente adicionales que explican muy claramente los protocolos de nuestra empresa y las soluciones para diversas preocupaciones de los clientes. Aunque no trabajo personalmente en su departamento, me encantaría estar disponible para responder a sus preguntas o ayudarle a encontrar a otro empleado que pueda ayudarle.
Le agradezco que se haya tomado el tiempo de leer esta carta. Por favor, envíeme un correo electrónico si tiene alguna pregunta o si puedo serle de ayuda en este tema. Para su comodidad, he adjuntado la reseña pública publicada en Internet por el cliente que perdimos el mes pasado.
Sinceramente,
Andrea K. Shue
777-777-7777
a.shue@email.com