Cómo escribir una carta de disculpa (con ejemplos)

En algún momento, todo el mundo comete un error y debe buscar el perdón de sus amigos, familiares o compañeros de trabajo. Saber pedir perdón de forma eficaz y sincera es una habilidad importante en cualquier lugar de trabajo. En este artículo, explicamos por qué una carta de disculpa es una de las mejores formas de dar formato a una disculpa, explicamos cómo escribir una y vemos ejemplos de cartas de disculpa eficaces.

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¿Qué es una carta de disculpa?

Una carta de disculpa es un documento físico o un correo electrónico que reconoce un error, expresa su arrepentimiento y pide el perdón o la paciencia del destinatario de la carta. Las cartas de disculpa son importantes en el lugar de trabajo porque crean un registro físico o digital de que se admite y se intenta rectificar un error o un fallo. Los empleados que saben reconocer cuándo se equivocan y que se esfuerzan por arreglar sus errores son valiosas incorporaciones a cualquier equipo profesional.

Escribir una carta de disculpa eficaz puede ser un reto, pero también es una habilidad increíblemente importante. Si puede reconocer humildemente sus defectos y enmendar sus errores, es probable que sea un empleado eficaz y un activo para su lugar de trabajo.

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Cómo escribir una carta de disculpa

Cuando llega el momento de escribir una carta de disculpa, es posible que no sepas cómo empezar, qué decir y cuánto escribir. A continuación se indican algunos pasos sencillos que puede seguir para ayudarle a escribir una carta de disculpa eficaz:

  1. Reconozca su error
  2. Pedir disculpas sinceras
  3. Comparta su plan para solucionar el problema
  4. Pedir perdón
  5. Entrega la carta

1. Reconozca su error

El primer paso en la redacción de una carta de disculpa es informar a su lector de qué trata la carta. Su primera frase debe explicar lo que ha hecho mal y reconocer las consecuencias que ha tenido su error. Por ejemplo, la carta podría empezar así:

"Jackie, tengo que decirte que fui el responsable de enviarte la información de vuelo equivocada para tu viaje de negocios más reciente. Me doy cuenta de que mi error te hizo perder tu vuelo y te causó un estrés innecesario.&quot

Admitir tu error desde el principio de la carta te ayudará a parecer sincero y humilde. También garantizará que el destinatario se entere de su error por usted y no por los chismes de la oficina. Afrontar tu error y ponerte en contacto directamente con la parte afectada te ayudará a resolver el problema lo antes posible.

2. Discúlpese sinceramente

El siguiente paso en la redacción de su carta es pedir disculpas. Una disculpa sincera consistirá en decir "Lo siento" sin excusas ni advertencias. En muchos casos, una disculpa genuina que no intente echar la culpa a nadie es suficiente para ganarse el perdón del destinatario. Una parte de las disculpas sinceras consiste en expresar tu arrepentimiento por las consecuencias que has causado. Por ejemplo, puedes decir:

Siento haberme olvidado de enviarte por correo electrónico el informe financiero que me pediste. Me sentí fatal cuando me enteré de que tenías que reprogramar tu reunión con contabilidad por culpa de mi olvido"

3. Comparta su plan para solucionar el problema

Además de expresar tu arrepentimiento, deberás encontrar la manera de mejorar la situación. Asegurar a tu destinatario que harás todo lo posible para arreglar el asunto es un buen punto de partida, pero será aún mejor si puedes compartir los pasos específicos que darás para ello. Tener este tipo de plan demuestra a tu destinatario que reconoces que le debes algo y que has pensado seriamente en cómo mejorar la situación. Por ejemplo, puedes escribir:

"Me doy cuenta de que mi error te hizo quedar mal delante del director de distrito. Ya he llamado a la oficina de distrito y he programado una reunión para poder explicar que, en realidad, la culpa es mía.&quot

4. Pedir perdón

Tu carta debe concluir con un intento específico de arreglar las cosas entre tú y tu destinatario. En la mayoría de los casos, esto debería implicar una petición directa de perdón. Pedir perdón demuestra que eres consciente de que el asunto no está realmente resuelto hasta que tu relación con el destinatario se haya arreglado. También invita al destinatario a contribuir a la resolución del asunto y a encontrar un cierre. Un ejemplo de esto podría ser:

Necesito pedir humildemente tu perdón. Sé que mi error te ha molestado, pero espero que podamos resolverlo y seguir trabajando bien juntos"

5. Entregar la carta

Dependiendo de la situación y de tu relación con el destinatario, puedes optar por enviar tu carta por correo electrónico, por correo postal o por entregarla en persona. Si tu error fue un accidente y si tú y tu destinatario sois iguales en el trabajo, probablemente bastará con un simple correo electrónico. Sin embargo, si tu error fue el resultado de un mal juicio y si afectó a tu supervisor, gerente o a todo tu equipo, probablemente sería mejor imprimir la carta y entregarla en la oficina de un superior en persona. Independientemente de la situación concreta, lo más importante es la sinceridad, la humildad y la honestidad.

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Consejos para escribir cartas de disculpa

Aquí hay algunos consejos específicos sobre cómo escribir una carta de disculpa eficaz:

Sea sincero

Lo más importante para comunicar en una carta de disculpa es la emoción genuina. Si la carta es demasiado rígida o impersonal, es probable que el lector no aprecie el gesto. Intente imaginar cómo se siente la otra persona y responda adecuadamente. También puede ser útil leer la carta en voz alta antes de enviarla para asegurarse de que suena natural.

Sea conciso

A menudo, a las personas les resulta difícil dejar de disculparse una vez que han empezado. Trata de limitar el número de palabras y de incluir todo el significado que puedas en uno o dos párrafos. Si tu carta es auténtica, no deberías necesitar más que unas pocas frases para comunicar tu mensaje de forma eficaz.

Sé desinteresado

Una de las principales tentaciones a la hora de redactar una carta de disculpa es tratar de desviar la culpa hacia los demás. Es importante asumir toda la responsabilidad de tus actos, incluso si eso daña tu reputación o hiere tu orgullo. Céntrate en las consecuencias de tus actos y en cómo has contribuido al problema. Además, esté dispuesto a hacer los sacrificios personales que sean necesarios para arreglar las cosas con su lector.

Ejemplos de cartas de disculpa

Aquí tienes un par de ejemplos de cartas de disculpa con éxito:

Ejemplo 1: Apología directa

Estimado Isaac,

Me disculpo por haberte excluido de la fiesta de la empresa que organicé la semana pasada. Me olvidé de actualizar mi directorio personal y accidentalmente te dejé a ti y a otras personas recién contratadas fuera de la lista de invitados. Le aseguro que la exclusión no fue intencionada y que me siento fatal por mi error.

Para mí es muy importante ser un jugador de equipo en nuestro lugar de trabajo, y suelo esforzarme por acercarme a los nuevos empleados y hacerles sentir bienvenidos. Estoy decepcionado por mi descuido y lamento el dolor o el estrés que le he causado. Ya he añadido su información de contacto a mi agenda personal y le aseguro que algo así no volverá a ocurrir.

Le pido sinceramente perdón. Espero que mi error no haya dañado nuestra relación y espero poder conocerte mejor en la próxima reunión de la empresa.

Todo lo mejor,
Rachel

Ejemplo 2: Apelación de un tercero

Sr. Anders,

Por favor, acepte mis más sinceras disculpas en nombre de Edgar Wright Motors. Lamentamos mucho saber que su experiencia con las autopartes que le entregamos no cumplió con las especificaciones que nos envió. Nuestros equipos de diseño y fabricación deberían haber estudiado más a fondo su solicitud y haber pedido su aprobación antes de enviar el producto final. Entendemos que este error y el retraso que ha causado ha sido frustrante para usted.

Asumimos toda la responsabilidad por nuestra culpa en esta situación y nos gustaría reemplazar las piezas incorrectas y ofrecerle una tarjeta de regalo de la empresa por valor de 100 dólares, utilizable en cualquiera de nuestros 15 establecimientos y a través de nuestra tienda online. Esperamos que acepte este gesto de disculpa. Nuestro equipo de desarrollo se pondrá en contacto con usted en breve para hablar de su pedido y asegurarse de que las piezas de repuesto satisfacen sus necesidades.

Queremos asegurarle que este tipo de problema no se volverá a presentar. Hemos tomado la iniciativa con nuestro equipo de fabricación para asegurarnos de que los pedidos especiales se realicen con más cuidado en el futuro. Le valoramos a usted y a su negocio y esperamos continuar con nuestra relación profesional en el futuro.

Si tiene alguna pregunta o quiere discutir este asunto más a fondo, póngase en contacto conmigo directamente o con cualquier miembro de nuestro equipo de Atención al Cliente.

Atentamente,
Jack Dylan
Gerente regional
Edgar Wright Motors

Ejemplo 3: Disculpa de grupo

Estimados vecinos,

*Os debemos una disculpa. El fin de semana pasado, invitamos a un músico de otro estado a actuar en nuestro restaurante. Dijo que se había puesto en cuarentena de antemano de acuerdo con las directrices de nuestro estado, pero desgraciadamente nos dimos cuenta después de que no era del todo cierto.

Esta pandemia ha hecho que el año pasado fuera difícil para todos, especialmente para los restaurantes y locales de música como el nuestro, pero eso no significa que estemos exentos de las normas que nuestro gobierno local ha establecido para mantener la seguridad de nuestra comunidad.

Cuando planificamos aquel evento, simplemente queríamos devolver la alegría a nuestra comunidad. Mirando hacia atrás, podemos ver cómo podríamos haber puesto en peligro nuestra pequeña ciudad. Nos hemos comprometido a hacerlo mejor. Cerraremos nuestras puertas y suspenderemos el servicio de comida para llevar hasta que podamos confirmar que todos los miembros del personal han dado negativo en las pruebas de COVID-19. Estén atentos a un anuncio sobre cuándo estaremos listos para reabrir.

Ahora más que nunca sabemos lo afortunados que somos por llamar a esta comunidad nuestro hogar. Su apoyo continuo durante este estresante año significa el mundo para nosotros.

Todo lo mejor,
Ariel Fisher
MusicBarn

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