Cómo escribir una carta de presupuesto eficaz en 7 pasos

En los negocios, compartir estimaciones de precios con clientes y consumidores puede ayudarle a asegurar una venta, transmitir profesionalidad y confianza para hacer crecer su base de clientes o servir como registro legal y financiero. Las cartas de estimación de precios, que se utilizan con mayor frecuencia en las profesiones relacionadas con las ventas, son documentos profesionales que se emplean durante las transacciones, especialmente en los sectores que utilizan solicitudes de propuestas (RPF), precios competitivos u ofrecen bienes y servicios. Saber más sobre las cartas de estimación de precios y cómo redactarlas puede ayudarte a desarrollar capacidades profesionales, como la comunicación, para utilizarlas en casi todos los sectores.

En este artículo, analizamos qué es una carta de recomendación, quiénes las utilizan, qué cualidades incluye una carta de recomendación eficaz y los siete pasos para redactar una que te ayuden a inspirar la tuya.

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¿Qué es una carta de presentación?

Una carta de estimación de precios es un documento comercial profesional que una empresa proporciona a sus clientes potenciales, con una lista del precio estimado de los bienes o servicios. Suele incluir datos específicos, como el nombre del producto, el estilo, el número de modelo o el color, junto con la cantidad específica y el precio ofrecido. Si la estimación del precio sólo es válida durante un periodo de tiempo determinado, como una promoción o venta de un mes, también se incluye esa información. Es importante tener en cuenta que las estimaciones de precios rara vez son vinculantes, sobre todo porque se trata de una estimación del coste y no incluye elementos imprevistos.

¿Quién utiliza las cartas de estimación de precios?

Muchos profesionales de distintos sectores utilizan las cartas de estimación de precios, aunque en distinto grado. Los profesionales de los servicios, como los contratistas de la construcción, los paisajistas, los electricistas y los fontaneros, suelen estimar el coste de un proyecto, ya sea residencial o comercial. O una empresa de ropa puede proporcionar un presupuesto por escrito a un promotor de conciertos para fabricar los accesorios y recuerdos de la gira de un grupo musical, por ejemplo. Algunos sectores y campos que utilizan con frecuencia las cartas de estimación de precios son

  • Construcción
  • Fabricación
  • Consulta
  • Legal
  • Financiero
  • Mejoras en el hogar

¿Por qué es importante indicar un precio exacto?

Hay varias razones por las que es importante citar un precio exacto cuando se proporciona una carta de estimación de precios a clientes potenciales, clientes u otras cuentas de empresa a empresa (B2B).

  • Los presupuestos pueden establecer o hacer crecer una relación con el cliente. Una carta de estimación de precios redactada de forma profesional puede ayudar a convencer a un cliente potencial de que tu nivel de profesionalidad es digno de su negocio, por ejemplo. Considere la posibilidad de redactar unas cuantas plantillas que pueda utilizar para distintos productos y servicios en lugar de escribir una nueva carta de estimación de precios cada vez.

  • Las estimaciones de precios determinan sus ingresos o beneficios. Aunque dar al cliente un precio justo y competitivo para ganar su negocio es una preocupación razonable, tenga cuidado de no estimar un precio demasiado bajo. Tenga en cuenta los costes, honorarios o gastos realistas cuando redacte su presupuesto y sepa que aún puede negociar con el cliente si no se ajusta a sus necesidades.

  • Las estimaciones de precios pueden establecer las expectativas de un cliente. Puede incluir gran parte de la información que un cliente quiere preguntar en su presupuesto, lo que ayuda a responder proactivamente a sus preguntas, lo que hace que la relación comercial sea más fluida y rápida. Los clientes a menudo aprecian saber exactamente lo que deben esperar en lugar de tener que hacer un seguimiento con preguntas adicionales para realizar una venta.

  • Las estimaciones de precios sirven como registros históricos. Puedes guardar las cartas de estimación de precios en formato digital o con copias en papel para documentar y hacer un seguimiento de los presupuestos de clientes específicos, controlar el progreso de tu empresa, preparar estados financieros o documentos fiscales o hacer un seguimiento de los clientes en el futuro utilizando la información de su cuenta anterior. Llevar un registro adecuado también puede ayudar a tomar decisiones empresariales, en cuestiones legales y en las relaciones positivas con los clientes.

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¿Cuáles son las cualidades de una carta de presupuesto profesional?

Las cartas profesionales de estimación de precios suelen tener estas cualidades básicas:

  • La personalización: Aunque utilices un borrador o una plantilla de una carta de estimación de precios, considera la posibilidad de personalizarla para cada cliente concreto para conseguir más compromiso y establecer una conexión personal. Por ejemplo, puede hacer referencia a su último correo electrónico o a un tema que haya tratado en una llamada telefónica para añadir un elemento personal además de los datos de contacto en su carta.

  • Conciso: Una carta de estimación de precios suele ser concisa y fácil de leer, tras haber discutido previamente las necesidades del cliente, sus preguntas y su presupuesto. Considere la posibilidad de utilizar formatos como viñetas, gráficos o listas de precios y mantenga el número de párrafos dentro de su carta de estimación de precios bajo para ayudar al cliente a echar un vistazo inmediatamente a la información que necesita.

  • Precio competitivo: Una carta de estimación de precios sólida suele tener un precio competitivo, que muestra al cliente el valor de su producto al tiempo que ofrece una cifra atractiva para su presupuesto potencial. Puede investigar los precios de la competencia antes de proporcionar un presupuesto o discutir un rango de presupuesto para sus productos o servicios con antelación.

  • Profesionalidad: Una carta de presupuesto profesional suele incluir el logotipo de su empresa u organización, información de contacto actualizada, la fecha y detalles precisos sobre el presupuesto en sí, incluyendo el artículo, la cantidad, la entrega estimada y el precio. Un formato profesional suele infundir confianza y dar lugar a que se repita el negocio o a una fuerte publicidad de boca en boca.

  • Completo: Su carta de estimación de precios debe ser precisa y completa, ofreciendo todos los detalles que un cliente pueda necesitar, incluyendo nombres, fechas, horas, direcciones, precios, números de modelo, cantidades, detalles de envío e información de seguimiento. Cuanto más pueda proporcionar al cliente, más probable será que vea su atención al detalle como un atributo positivo y profesional.

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Cómo redactar una carta de presupuesto en 7 pasos

Considere la posibilidad de seguir estos siete pasos cuando redacte su propia carta de estimación de precios:

1. Crear un encabezado

La parte superior de la carta de estimación del precio incluye información profesional para ambas partes, como cualquier carta comercial. Incluye tu nombre y cargo, información de la empresa, datos de contacto y la fecha actual, junto con el nombre de la empresa y la dirección del destinatario y sus datos específicos. Es habitual añadir su logotipo en la parte superior o inferior de un presupuesto, así como utilizar un tipo de letra determinado, como Times New Roman o Arial, y un tamaño determinado. Este es un ejemplo de cómo podría ser un encabezado:

Wilson Prendergast
Vicepresidente de ventas
Los productos de mañana' hoy
Seattle, Washington
206-555-0550
W.Prendergast@email.com

20 de agosto de 2021

Penélope Andrews
Asistente administrativo ejecutivo
Vías aéreas
Seattle, Washington

2. Comparte un saludo profesional

Es probable que sepa a quién va a enviar la carta de estimación de precios, lo que puede ayudarle a dirigirla. Si no hay una persona específica, considere la posibilidad de utilizar un saludo estándar y profesional, como "Estimado," seguido del cargo. Por ejemplo:

  • Estimada Sra. Hector
  • Estimado José Benita,
  • Estimado director de compras,

3. Escriba un párrafo inicial

El párrafo inicial de su carta de estimación de precios puede recordar cualquier intercambio previo de correos electrónicos, conversaciones telefónicas o necesidades específicas del cliente. Aunque no tiene por qué ser extenso, ofrece la oportunidad de personalizar la correspondencia para crear más relación y conexión. Considere una o dos frases rápidas que resuman sus sentimientos y, a continuación, pase al presupuesto propiamente dicho. Por ejemplo:

Gracias por llamar a ABC Construction para hablar de su proyecto de remodelación del baño. Nos encanta ayudar a las familias en crecimiento en nuestro diseño de la comunidad y construir espacios que se ajustan a su estilo de vida y están contentos de presentar esta estimación de precios para su casa en Bronson Road.

4. Detalle del precio del artículo de la lista

En el segundo párrafo, enumere los productos o servicios que se presentan junto con su precio, y luego comparta un total para que el cliente lo tenga en cuenta. Considere qué formato funciona mejor para los artículos que vende, ya sean viñetas, un gráfico organizado, una hoja de cálculo o una infografía. Algunas cosas que debe incluir en su estimación de precios son

  • Producto o servicio
  • Modelo o número de serie
  • Color, tamaño o tipo
  • Cantidad
  • Precio o tarifa por artículo o servicio
  • Costes laborales
  • Gastos de envío
  • Total

5. Añada un párrafo de cierre

Utilice el último párrafo para resumir la estimación del precio, aunque tenga cuidado de no duplicar elementos del primer párrafo. Si el presupuesto es válido hasta una fecha determinada o si ofrece descuentos especiales, promociones o ahorros, considere incluirlo en esta sección. Añada un breve agradecimiento al cliente por la oportunidad de ganar su negocio potencialmente, y luego cierre la carta. Por ejemplo:

Este presupuesto de renovación del baño incluye nuestro descuento por recomendación de clientes del 10% y es válido hasta el 1 de septiembre de 2021. Por favor, háganos saber si tiene alguna pregunta—apreciamos la oportunidad de ganar su negocio y esperamos ayudarle a hacer su hogar más cómodo. Gracias.

6. Incluya cualquier anotación en el anexo

Dado que una carta de estimación de precios puede incluir documentos adicionales, como una lista completa de precios, un catálogo de productos o una copia de la correspondencia anterior, el uso de anotaciones en los anexos al final del documento suele añadir un elemento profesional que también instruye al lector sobre lo que debe buscar y esperar. En la mayoría de los casos, se utilizan varias anotaciones en las cartas y documentos físicos, aunque incluirlas en copias digitales, como un correo electrónico, por ejemplo, puede indicar a alguien cuántos archivos adjuntos hay o de qué naturaleza. Esto también puede ser útil para saber si un documento importante se ha quedado fuera por accidente.

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7. Corrige con atención

Una carta profesional bien redactada puede transmitir profesionalidad y atención al detalle, lo que podría asegurar una venta, fidelizar a un cliente o ganar una solicitud de propuesta. Incluso si se utilizan plantillas de una carta de estimación de precios, hay que corregir a fondo cada una de ellas antes de enviarla a un cliente o una clienta. El uso de un programa informático de corrección ortográfica es un buen primer paso para detectar los errores comunes de ortografía, puntuación, gramática y formato, aunque también es útil revisar una copia impresa en papel o leer la carta en voz alta para detectar cualquier otro error o frase incómoda. Considere la posibilidad de revisar el documento por completo cada vez que cambie algo para garantizar la exactitud.

Plantilla de una carta de presupuesto

A continuación encontrará una plantilla de una carta de estimación de precios que puede utilizar cuando escriba la suya:

[Nombre y cargo]
[Nombre de la empresa]
[Dirección]
[Número de teléfono]
[Dirección de correo electrónico]

[Fecha]

[Nombre y cargo del beneficiario]
[Nombre de la empresa]
[Dirección de la empresa]

Estimado [saludo con un nombre específico o apertura profesional estándar],

[Párrafo inicial mencionando ]

[Segundo párrafo con la lista de artículos citados en la carta de estimación de precios].

  • [Viñetas con el nombre del producto o servicio, la cantidad y el precio]
  • [Viñetas con el nombre del producto o servicio, la cantidad y el precio]

[Tercer párrafo para resumir la oferta y cerrar la carta]

Atentamente [u otro cierre profesional],
[Nombre completo]

[Notación adjunta]

Ejemplo de carta de estimación de precios

Revise este ejemplo para ayudarle a inspirar su propia carta de estimación de precios:

Darius Matthews
Director de ventas
Nuestra empresa de camisetas
Providence, RI
401-555-5555
Darius.Matthews@email.com

1 de junio de 2021

Sarita Johnson
Director de producción
Empresa de giras de conciertos
Boston, MA

Estimada Sra. Johnson

Es emocionante saber que The Carl Richardson Band va a volver a salir de gira y estamos muy contentos de que nos haya considerado para sus necesidades de ropa.

A continuación se adjunta la lista de precios estimados para diversos artículos promocionales, incluyendo las necesidades de tallaje de hombres, mujeres y niños.

ArtículoCantidad PrecioTotal Camiseta de béisbol de manga larga para hombre en las tallas M, L, XL, 2XL100 por tamaño 10 dólares por camiseta$4,000 Camiseta de béisbol de manga larga para mujer en las tallas S, M, L, XL100 por tamaño 10 dólares por camiseta$4,000 Camiseta de manga corta para niños en las tallas S, M, L50 por talla 8 dólares por camisa$1,200 Gorra de béisbol (talla única)100 10 dólares por sombrero$1,000 Pegatina en dos diseños500 por diseño 2 dólares por pegatina$2,000 Envío
Tarifa plana de envío por tierra$500 Esta estimación de precios para un total de 12.700 dólares es válida hasta el 1 de agosto de 2021. Como se ha comentado, el envío gratuito está disponible para pedidos de 15.000 dólares o más. Por favor, háganos saber si tiene alguna pregunta, cambios a incluir o necesita ayuda para realizar el pedido. Estamos agradecidos por nuestra larga relación con usted y la banda y esperamos ver los nuevos diseños. Gracias de nuevo por su negocio.

Sinceramente,
Darius Matthews

Adjunto (1)

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