Una carta de propuesta comercial es un documento importante para establecer la colaboración entre su empresa y posibles clientes y financiadores. La carta le ayuda a comercializar sus productos a los posibles clientes y a explicar cómo su empresa puede ayudarles en sus problemas. Redactar excelentes cartas de propuesta comercial es una habilidad fundamental que necesitará a lo largo de su carrera.
En este artículo, analizamos el significado de una carta comercial, cómo redactarla y proporcionamos una plantilla que le ayudará a desarrollar propuestas ganadoras de contratos para su empresa.
¿Qué es una carta de propuesta comercial?
Una carta de propuesta comercial eficaz es un documento de ventas que presenta a los clientes potenciales su producto o servicio y describe cómo podrían beneficiarse de la colaboración con su empresa. Su carta de propuesta debe incluir un contenido que describa cómo su empresa puede ayudar a los clientes o inversores a alcanzar sus objetivos empresariales. Debe abordar los problemas del cliente y destacar cómo su empresa podría solucionarlos.
Las cartas de propuesta de negocio pueden redactarse como respuesta a una solicitud de un cliente o para descubrir nuevas asociaciones. Si bien se quiere ofrecer una explicación detallada de cómo se pretende resolver los problemas empresariales del cliente, hay que ser breve. El lector debe ser capaz de identificar sus puntos de venta más importantes aunque sólo haya echado un vistazo al documento.
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Tipos de cartas de propuesta comercial
Las cartas de propuesta comercial pueden ser solicitadas o no solicitadas. El tipo de carta comercial que se escribe determina el formato y el contenido de la propuesta.
- Carta de propuesta empresarial solicitada: La escribes cuando un cliente te envía una Solicitud de Propuesta, su equivalente o te pide en persona que le envíes una sin invitación formal. Una RFP es una solicitud formal que los clientes envían a los proveedores cuando quieren hacer una compra. Las empresas la utilizan para probar diferentes opciones antes de elegir la oferta que mejor resuelva su problema a un precio ideal. Una carta de propuesta comercial solicitada no sólo debe abordar las necesidades del cliente, sino también exponer cómo su oferta es mejor que la de los competidores. Puede hablar de la excelente calidad de sus productos, de un precio más bajo o de una asistencia más amplia, etc.
- Carta de propuesta comercial no solicitada: Esta propuesta se envía sin que el cliente la solicite formal o informalmente. Se utiliza para incitar a nuevos clientes e inversores a asociarse con su empresa. La carta debe explicar los motivos por los que envías la propuesta, exponer cómo tu producto o servicio puede beneficiar al cliente y por qué eres mejor que otros proveedores.
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Cómo escribir una carta de propuesta de negocio eficaz
Redactar una carta de propuesta comercial ganadora requiere una excelente capacidad de comunicación, elegir el formato adecuado y explicar por qué el cliente debería elegir tu empresa en lugar de otras. Siga estos pasos al escribir una carta de propuesta comercial:
- Dale formato a la carta.
- Comience con una introducción cautivadora.
- Identifica los problemas del cliente.
- Describa cómo su empresa puede resolver el problema.
- 3. Abordar las objeciones del cliente.
- Corrige antes de enviarla.
1. Formatear la carta
Elija el formato correcto según el tipo de carta de propuesta comercial que esté escribiendo. Una carta solicitada incluye una página de título y una tabla de contenidos, pero éstas están ausentes en las propuestas no solicitadas. Haga lo que haga, evite confundir el contenido y el formato de una carta de propuesta de negocio solicitada con el de una no solicitada.
2. Comience con una introducción cautivadora
Comience con una declaración introductoria que capte la atención de los lectores y los motive a leer su carta hasta el final. Una forma fácil de conseguirlo es investigar al cliente para identificar los temas e ideas que más le atraen. La primera frase puede destacar detalles específicos del negocio del cliente y cómo su empresa puede acercarle a sus objetivos.
Cada carta de propuesta empresarial debe adaptarse a las circunstancias únicas de cada cliente. Esto es más fácil si escribes una carta solicitada porque el cliente te dirá los retos que quiere que tu empresa resuelva.
3. Identificar los problemas del cliente
El siguiente paso es identificar el reto específico al que se enfrenta el cliente. Aquí puedes mostrar un conocimiento profundo de los problemas del cliente y cómo está afectando a su crecimiento. Para que tu análisis sea más convincente, proporciona cifras o estadísticas sobre las operaciones comerciales del cliente o las tendencias del mercado. Así demostrarás que conoces a fondo los problemas del cliente y aumentarás tus posibilidades de ganar su negocio.
4. Describa cómo su empresa puede resolver el problema
En esta sección, explique cómo puede su empresa resolver los problemas del cliente y por qué está usted mejor preparado para realizar el trabajo. Sus puntos de venta pueden ser la calidad excepcional y los bajos costes de mantenimiento de sus productos. También pueden ser los servicios personalizados, creados específicamente para satisfacer las necesidades del cliente al mejor precio del mercado.
Puede hablar de su amplia experiencia en el sector, de sus credenciales educativas y de los resultados verificables que ha conseguido para otros clientes con problemas similares. Lo mejor es hablar de una o dos cualidades que distingan a su empresa de la competencia. Esto es más memorable y pegadizo que enumerar varios beneficios que otras empresas también pueden mencionar en sus propuestas.
5. Abordar las objeciones del cliente
Antes de cerrar la carta, aborda las dudas u objeciones que pueda tener el cliente sobre tu capacidad para satisfacer sus necesidades. Es fácil despejar las dudas del cliente si entiendes sus operaciones y los retos habituales a los que se enfrenta con proveedores y contratistas. Demuestra tu conocimiento de sus necesidades y aporta pruebas de trabajos anteriores que hayas realizado para otros clientes para asegurarles que obtendrán el máximo valor si recurren a tu empresa.
6. Corregir antes de enviar
Después de redactar la carta, revisa que no haya erratas, errores ortográficos, gramaticales, de estructura y de coherencia. Comprueba el formato general y asegúrate de que tu argumento es convincente. Mantén la carta concisa pero deja suficiente espacio en blanco para mejorar la legibilidad. Antes de enviarla, comprueba dos veces la dirección, el saludo y la fecha para asegurarte de que la carta llega al destinatario.
Modelo de carta de propuesta comercial
Las empresas suelen tener una plantilla de carta de propuesta comercial que utilizan para diferentes clientes. Sólo personalizan el contenido para satisfacer los requisitos de clientes concretos. He aquí un formato fácil de seguir cuando escribas tu propuesta de negocio.
- Encabezado: El encabezado le ayuda a organizar su propuesta según las páginas. Incluya los números de página y los títulos de las páginas en los encabezados para dar a la propuesta una estructura coherente. Esto permite al destinatario digerir la información más fácilmente y evita la confusión.
- Información del remitente: Escribe tu nombre, empresa, dirección, correo electrónico y número de teléfono en la parte superior derecha de la portada. Incluye tu dirección postal y el país si envías la propuesta a un país extranjero.
- Fecha: Después de los datos del remitente, incluye un espacio para la fecha en que escribiste la propuesta.
- Información del destinatario: Aquí, incluya el nombre, la organización y la dirección del destinatario. Compruebe el título, el cargo y las cualificaciones de la persona. Comprueba que los datos y la ortografía del nombre del destinatario son correctos en el sitio web de la empresa para evitar errores.
- Saludo: Un saludo sólo es apropiado si está escribiendo una carta de propuesta comercial informal. «Estimado [Nombre del destinatario]» es un saludo aceptable en la mayoría de los casos. Algunas cartas pueden requerir el uso de sir/ma'am.
- Firme: Si envías la propuesta por correo electrónico, incluye una firma profesional. Si se trata de una carta en papel, añada una firma manuscrita después de la conclusión. Puede firmar con “Sinceramente” o cualquier otro término que le resulte útil.