Cómo escribir una carta de rechazo de una solicitud de propuestas (con plantilla y ejemplos)

Después de que una empresa envíe una solicitud de propuestas, los proveedores y las pequeñas empresas que reúnan los requisitos pueden crear propuestas comerciales para que la empresa las tenga en cuenta. Una vez que la empresa revisa estas propuestas, informa a los proveedores de su elección mediante el envío de una carta de rechazo de la solicitud de propuestas. Si usted se encarga de revisar las propuestas comerciales de su empresa, es importante que sepa cómo redactar una carta de rechazo. En este artículo, explicamos qué es una carta de rechazo de una solicitud de propuestas, incluidos los diferentes tipos, y compartimos pasos, consejos, ejemplos y una plantilla para mostrarle cómo escribir una carta de rechazo de una solicitud de propuestas.

¿Qué es una carta de rechazo de una solicitud de propuestas?

Una carta de rechazo de una RFP es un mensaje oficial que una empresa envía a un proveedor para rechazar su solicitud de propuesta. Una RFP, o solicitud de propuestas, pide a las pequeñas empresas y proveedores que respondan a la solicitud de ayuda para un proyecto de una organización mayor. Los profesionales envían solicitudes de propuestas por diversos motivos, como una petición de ayuda publicitaria, nuevos diseñadores gráficos o consultores financieros.

Dado que las empresas reciben muchas respuestas a sus RFI y que a los proveedores les supone un gran esfuerzo crearlas, es una práctica empresarial amable y cortés enviar una carta de rechazo a los proveedores que la empresa no elige.

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Tipos de cartas de rechazo de solicitudes

El tipo de carta de rechazo que envíe puede depender del motivo por el que rechace y del método que utilice para notificar a los proveedores. Estos son algunos de los tipos más comunes de cartas de rechazo de RFP:

Incumplimiento

Es posible que tenga que enviar una carta de rechazo de la solicitud de propuestas por incumplimiento si el proveedor no ha seguido las normas de presentación. Esto puede ocurrir si el proveedor no sigue el formato correcto de la propuesta o si envía una propuesta irrelevante. En el caso de un rechazo por incumplimiento, puede recordar al proveedor las normas para que pueda volver a presentar su propuesta si aún está a tiempo de hacerlo. Esto permite que su empresa reciba más cartas de solicitud de propuestas útiles, dándole más opciones a considerar.

Negociación del precio

En una carta de rechazo de una solicitud de propuestas de negociación de precios, puede pedir a un proveedor que ofrezca un precio con descuento o informarle de que su empresa no puede aceptar su propuesta debido al coste. Puede que tenga que enviar este tipo de rechazo si los honorarios del proveedor no se ajustan al presupuesto del proyecto o si no puede negociar un precio diferente con él. Al enviar una carta de rechazo de negociación de precios, puede ofrecerle recibir propuestas de su proveedor en el futuro si el presupuesto de su empresa se amplía o si baja sus precios.

Anulación de una solicitud

Si los planes de su empresa cambian o si no está satisfecho con las propuestas que recibe, puede enviar una carta de rechazo que anule la convocatoria original de su empresa. Al redactar este tipo de carta de rechazo, suele enviar un correo electrónico o una notificación masiva a todos los proveedores que se presentaron. Enviar una carta de rechazo que anule la solicitud original puede indicar un retraso en el proyecto o un cambio de prioridades. Si se reprograma el proyecto, es útil incluir una fecha en la que los proveedores podrían volver a ponerse en contacto con su empresa.

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2. Notificación del premio

Si no tiene tiempo para enviar cartas de rechazo personalizadas, puede considerar la posibilidad de enviar una carta de notificación de adjudicación. Una carta de notificación de adjudicación informa a cada uno de los proveedores que enviaron una RFP de que su empresa ha elegido a un proveedor. Aunque este tipo de carta difiere de una carta tradicional de rechazo de la RFP, notificar a todos los proveedores que su empresa ha elegido una propuesta para aceptarla permite entender que su propuesta no ganó.

Cómo redactar una carta de rechazo de una solicitud de información

Para escribir una carta de rechazo de una solicitud de propuestas, siga estos pasos:

1. Agradezca su propuesta

Comience la carta dirigiéndose al vendedor con educación, ya sea por su nombre o saludando a su empresa en general. En primer lugar, hay que dar las gracias al proveedor por haber enviado la solicitud de propuestas, ya que éstas suelen requerir una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo. Reconocer que has leído su propuesta y la has considerado es una forma profesional y respetuosa de empezar una carta de rechazo.

2. Rechazar claramente su oferta

Rechaza claramente su propuesta de forma concisa. Establecer esto al principio de su carta de rechazo respeta el tiempo del proveedor y le informa de su decisión rápidamente. Intente expresar su rechazo de una manera suave y amable que no deje lugar a interpretaciones.

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3. Proporcione su razonamiento

Aunque no es necesario que proporcione una explicación detallada, intente compartir su razonamiento para el rechazo. Esto puede informar al proveedor si tiene un área de mejora o simplemente proporcionar una explicación justa de por qué no eliges su propuesta. En algunos casos, puede limitarse a dar una explicación general, como informar al proveedor de que está trabajando con una propuesta diferente, en lugar de una razón personal para él.

4. Cerrar la carta de forma profesional

Cierra la carta de rechazo con profesionalidad, deseando al vendedor lo mejor en sus futuros proyectos y firmando con tu nombre. Si está abierto a trabajar con el proveedor en el futuro, puede mencionarlo, pero a menudo es conveniente que la carta sea lo más concisa posible. También puede proporcionar información de contacto si está dispuesto a recibir preguntas del vendedor sobre su rechazo.

Plantilla de carta de rechazo de la solicitud de propuestas

Sigue esta plantilla general cuando escribas una carta de rechazo de una solicitud de empleo:

Estimado [nombre del vendedor o de la empresa],

[Utilice la primera o segunda frase para agradecer al proveedor su presentación. Considere la posibilidad de reconocer aspectos específicos de la propuesta para obtener una respuesta más personalizada o simplemente agradecer su tiempo]. [Utilice esta frase para rechazar claramente la propuesta del proveedor].

[Ofrezca sus condolencias y proporcione una breve explicación de por qué rechaza su propuesta]. [Considere la posibilidad de ofrecerse a trabajar con ellos en el futuro o deséeles lo mejor para su próxima propuesta]. [Puedes volver a darles las gracias por su propuesta para terminar tu carta, pero esto es opcional].

Sinceramente,

[Su nombre]
[Su cargo]
[Nombre de la empresa]
[Información de contacto opcional]

Ejemplos de cartas de rechazo de RFP

Aquí tiene algunos ejemplos de cartas de rechazo de solicitudes de propuestas que puede consultar cuando haga las suyas:

Carta de rechazo general

Aquí'tamos un ejemplo de carta de rechazo general:

Estimado Scott

Muchas gracias por expresar su interés en trabajar con nuestra empresa. Lamentablemente, hemos decidido no seguir adelante con su propuesta en este momento.

Aunque su propuesta es impresionante, no podemos ajustar su trabajo a nuestro presupuesto. Le deseamos lo mejor en sus futuros proyectos y esperamos tener la oportunidad de trabajar juntos en el futuro. Por favor, póngase en contacto conmigo si necesita alguna aclaración sobre el rechazo de su propuesta. Gracias por su tiempo.

Atentamente,

Sam Reynolds
Director de marketing
Estudios secretos
sreynolds@email.com

Carta de rechazo por incumplimiento

Este es un ejemplo de carta de rechazo que aborda el incumplimiento de las directrices de presentación por parte de un proveedor:

Estimado Scott,

Agradecemos su interés en colaborar con nuestra empresa. Después de revisar su cartera, parece que tiene un trabajo impresionante. Sin embargo, hemos decidido rechazar su propuesta.

Lamentablemente, su propuesta no se ajusta a las directrices especificadas en nuestra solicitud de propuestas. Si está dispuesto a reformular su propuesta, estaremos encantados de reconsiderarla, aunque no podemos garantizar su aceptación. Gracias por tomarse el tiempo de responder a nuestra convocatoria de propuestas. Le deseamos lo mejor en su próxima empresa.

Lo mejor,

Sam Reynolds
Director de marketing
Secret Studios
sreynolds@email.com

Rescindir una carta de rechazo de oferta

En caso de que su empresa se tome un descanso en la aceptación de propuestas o retrase un proyecto, puede enviar una carta de rechazo como esta:

Estimado Scott

Gracias por su interés en trabajar con nuestra empresa. Sin embargo, debemos rechazar su propuesta en este momento.

Hemos tomado la decisión de hacer una pausa en este proyecto para dar prioridad a otras iniciativas en nuestra empresa. Esperamos retomar este proyecto en enero del próximo año. Si sigue interesado en trabajar con nuestra empresa, vuelva a presentar su propuesta entonces.

Muchas gracias por su tiempo e interés. Si tiene alguna pregunta sobre el rechazo de su propuesta, póngase en contacto conmigo.

Lo mejor,

Sam Reynolds
Director de marketing
Estudios secretos
sreynolds@email.com

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5 consejos para redactar una carta de rechazo de una licitación

Estos son algunos consejos que puede tener en cuenta a la hora de redactar una carta de rechazo de una solicitud de propuestas:

1. Sea claro y conciso

Asegúrese de que su carta de rechazo sea clara y concisa. Esto puede ayudar a evitar cualquier confusión sobre su decisión respecto a la propuesta del proveedor. Para que la carta sea breve, intente expresar cada punto de la misma en una o dos frases. Ser directo y honesto con el proveedor puede ahorrarles tiempo a ambos.

2. Considere la posibilidad de establecer una red de contactos

Si le interesa trabajar con el proveedor en el futuro, puede considerar establecer una forma de volver a conectar en el futuro. Esto le permite la oportunidad de trabajar con el proveedor más adelante en el caso de que su proyecto se amplíe o el proveedor que eligió en su lugar no funcione bien con su empresa. Para establecer una oportunidad de establecer contactos, considere la posibilidad de conectar con el proveedor a través de su cuenta de redes sociales profesionales o pídale que se ponga en contacto con usted en el futuro.

3. Envíala en tiempo y forma

Aunque la revisión de las cartas de respuesta a la solicitud de propuestas que recibe su empresa puede llevar varias semanas, intente enviar las cartas de rechazo lo antes posible. Esto demuestra respeto por el tiempo de los demás profesionales y le permite seguir adelante con el proyecto sin perder demasiado tiempo escribiendo cartas de rechazo. Considere la posibilidad de utilizar una plantilla general que modifique para cada proveedor para ahorrar tiempo y esfuerzo.

4. Utilizar un tono cortés

Intente utilizar un tono cortés y amable en toda la carta para tener en cuenta los sentimientos del proveedor. Esta es una práctica profesional que demuestra respeto. Para ser educado, mantén un tono uniforme y expresa tu pesar por el rechazo. También es útil utilizar un lenguaje que especifique que usted rechaza la propuesta, no el vendedor. Aunque la consecuencia del rechazo es la misma, utilizar una frase que extienda el rechazo a la propuesta puede resultar menos personal para el vendedor.

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5. Considerar el formato

Muchos profesionales envían cartas de rechazo de RFP por correo electrónico, ya que es una práctica rápida y sencilla. Sin embargo, también se puede enviar una copia física de la carta de rechazo. Sea cual sea el formato que elija, es importante ajustar el formato de su carta para que se adapte al medio de comunicación. Por ejemplo, si envía la carta por correo, considere la posibilidad de añadir la información de contacto del proveedor en la parte superior de la carta junto con la suya propia para prologar el resto del contenido de la carta de rechazo de la RFP.

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