Una carta formal debe tener un formato correcto y estar redactada cuidadosamente para garantizar un resultado positivo. También es fundamental saber cuándo utilizar este tipo de carta, ya que puede conformar la opinión del destinatario sobre usted y su relación laboral con él en el futuro. El uso de técnicas adecuadas de redacción de cartas formales garantiza que sus palabras sean profesionales, comprensibles y bien recibidas por el destinatario.
En este artículo, detallamos cuándo utilizar un formato de carta formal, los diferentes tipos de cartas formales y cómo escribir la tuya.
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Cuándo utilizar un formato de carta formal
Utilizar un formato de carta formal al redactar cartas comerciales es una elección acertada si quiere mantener un tono profesional. De este modo, te aseguras de que tu carta esté redactada de forma profesional y de que sea una base firme para construir una relación profesional con tu destinatario.
Si está solicitando un puesto de trabajo, debe redactar una carta formal que muestre sofisticación y utilice un lenguaje apropiado. Si te diriges a una autoridad u otro contacto profesional, también deberías utilizar este tipo de formato.
Si todavía no estás seguro de si una carta formal es apropiada, considera a tu destinatario y cómo te relacionarías con él en persona. Esto puede ayudarte a determinar si debes utilizar un formato de carta formal o algo más informal.
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Tipos de cartas formales
Existen varios tipos de cartas formales en función de su finalidad. En el caso de una carta comercial, hay dos tipos principales: el estilo de bloque y el estilo de gestión administrativa. Fuera de las cartas comerciales, hay varios tipos de cartas formales. He aquí algunos ejemplos:
- Carta de ventas: Las cartas de venta son cartas formales cuyo objetivo es promocionar el producto o servicio de una empresa. Suelen detallar el motivo por el que se debe comprar e incluyen una llamada a la acción.
- 1. Carta de aceptación: Este tipo de carta formal se utiliza cuando se acepta un honor, una renuncia, un trabajo u otra formalidad.
- Carta de consulta: Una carta de solicitud de información se utiliza cuando se quiere obtener más información sobre un producto. Una carta similar a ésta sería la respuesta a una carta de solicitud de información.
- Carta de disculpa: Las cartas de disculpa se utilizan cuando se pide una disculpa formal por un error.
- Hacer una carta de reivindicación: Si no está satisfecho con un producto o servicio, podría enviar una carta de reclamación a la empresa o al fabricante del producto o servicio. En ella detallarías tu insatisfacción y lo que quieres que haga la empresa o el fabricante para reembolsarte.
- Carta de presentación: Los candidatos a un puesto de trabajo suelen enviar una carta de presentación a los responsables de la contratación junto con su currículum. En ella se detallan las cualificaciones del candidato para un determinado puesto de trabajo y se amplían ciertos aspectos mencionados en su currículum.
Cómo escribir una carta formal
Para redactar una carta formal adecuada, tendrás que incluir ciertos elementos en todo momento. Cuanto más siga el formato adecuado para una carta formal, más eficaz será, más le entenderá su destinatario y mejor acogida tendrá. Siga estos pasos cuando escriba una carta formal en bloque o de la AMS:
- Escribe tu nombre y tus datos de contacto.
- Incluya la fecha.
- Incluya el nombre del destinatario y su información de contacto.
- Escriba una línea de asunto al estilo de la MGA.
- Escriba un saludo al estilo del bloque.
- Escribe el cuerpo de la carta.
- Incluya una firma.
- Corrige tu carta.
1. Escriba su nombre e información de contacto
En la esquina superior izquierda de la carta, incluya su nombre o el de su empresa. Sigue con tu dirección en las líneas inferiores.
2. Incluye la fecha
A continuación, asegúrese de incluir la fecha de la carta en la esquina superior izquierda. En una carta con estilo de bloque, incluya un espacio o línea entre la fecha y su información de contacto. Si utiliza el estilo AMS, omita el espacio y colóquelo directamente debajo de su dirección. La fecha de la carta debe ser la fecha en que la escribes. Es muy importante incluir la fecha si el destinatario tiene que responder a tu carta a tiempo.
3. Incluya el nombre del destinatario y su información de contacto
Después de la fecha, debe incluir el nombre del destinatario con su título oficial, como Sr., Sra., Srta. o Sra. Después de esto, incluya su cargo, el nombre de su empresa y su dirección. Si no tienes su información de contacto, consulta la página web de la empresa para que te ayude.
4. Escriba una línea de asunto para el estilo AMS
Si utilizas el estilo MGA para una carta formal, incluye un asunto. Debe escribirse en mayúsculas y estar en una línea (dos retornos en el teclado) después de la información de contacto del destinatario. El asunto debe indicar al destinatario de qué trata la carta. Omita este estilo si se trata de una carta en bloque.
5. Escribe un saludo al estilo del bloque
Si utilizas un formato de bloque para tu carta, debes saludar a la persona a la que te diriges. Asegúrate de no ser demasiado conversacional o informal. Considera la posibilidad de utilizar «Señor» o «Señora» en tu carta si no conoces su nombre. Si conoces su nombre, considera utilizar Dr., Sr. o Sra. seguido de su nombre completo. Utilice dos puntos después de esto y añada dos retornos duros antes del siguiente paso. Omita este paso si utiliza el estilo AMS.
6. Escribir el cuerpo de la carta
A continuación, escriba el cuerpo de su carta. Esta sección suele tener dos o tres párrafos. Preséntese y exponga el propósito de su carta en el primer párrafo. Es importante que te dirijas rápidamente a ellos y seas directo con tu lenguaje. El segundo párrafo debe servir para subrayar el mensaje que envías. Utilice el último párrafo para resumir el propósito de su carta y cómo quiere proceder. Esto puede incluir una llamada a la acción, como «Espero tener noticias suyas» o «Por favor, póngase en contacto conmigo a la mayor brevedad posible»
Asegurarse de ser específico, formal y directo en toda la carta formal. Tenga en cuenta el lenguaje que utiliza y evite la jerga o el argot.
7. Incluya una firma
Si utiliza un formato de bloque, incluya un cierre como Atentamente, Con todo respeto, o Lo mejor. Deje un espacio y luego incluya su firma y su nombre en letra de molde. A continuación, incluya su título, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
Si utiliza un formato de carta de la AMS, absténgase de un saludo y, en su lugar, incluya únicamente su nombre, su firma y su cargo.
Si tiene otros documentos que incluir con su carta, añada la palabra «Adjunto» debajo de ésta, seguida de dos puntos y el nombre de los materiales, como un currículum vitae.
8. Corregir la carta
Por último, es importante corregir la carta. Asegúrate de que no tiene errores ortográficos ni gramaticales y de que, en definitiva, tiene sentido para tu destinatario. Léela varias veces y busca incoherencias y formatos inadecuados.
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Consejos para escribir una carta formal
Cuando escribas una carta formal, es importante que tengas en cuenta varias cosas para garantizar la calidad de la misma. Aquí tienes algunos consejos que debes tener en cuenta:
- Sé claro y conciso. La introducción de su carta debe indicar claramente el propósito de su correspondencia. Asegúrese de que sea breve y vaya al grano.
- Corrige. Antes de enviar su carta formal, léala para comprobar si tiene errores ortográficos y gramaticales. Una carta sin errores dará la impresión de ser más profesional.
- Utilice el tono adecuado. Tenga en cuenta que una carta formal requerirá un tono más formal y profesional que una carta normal. Tenga en cuenta su audiencia y el lenguaje que utiliza. Evita la jerga y asegúrate de ser respetuoso.
- Utiliza el formato adecuado. Cuando escribas una carta formal, asegúrate de incluir todos los elementos adecuados, como la dirección del destinatario, su nombre, su firma y más.
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Ejemplo de AMS
Este es un ejemplo de carta formal de la AMS:
Joan Camden
Instituto de diseño
123 Blueberry Lane
San Francisco, California 55555
13 de enero de 2020
Sra. Kennedy Jones
555 Forest Drive
San Francisco, California 55555
ESTÁ INVITADO A LA CONFERENCIA DEL INSTITUTO DE DISEÑO
Estimada Sra. Jones:
Soy el presidente de la sección de San Francisco del Instituto de Diseño. Vamos a celebrar una conferencia el 5 de diciembre de 2020 en el Museo de Arte Melane. Le escribo para invitarle no sólo a asistir al evento, sino a dar un discurso si así lo desea. Creo que usted encajaría muy bien en nuestro grupo de ponentes dada su experiencia en dirección de arte y fotografía.
Le ruego que responda lo antes posible para poder hacer los arreglos necesarios. Espero poder hablar con usted.
Joan Camden
Joan Camden [su firma]
Presidente del Instituto de Diseño
Ejemplo de estilo de bloque
He aquí un ejemplo de una carta formal en bloque:
Clark Felton
555 Ocean Drive
Santa Bárbara, California 55555
13 de enero de 2020
Sarah Brown
Kensington Corporation
123 Benton Lane
Santa Bárbara, California 55555
Querida señora Brown:
Le escribo para expresar mi interés por el puesto de diseñador gráfico en Kensington Corporation. Me entusiasmó ver el anuncio de empleo en la página de carreras de Kensington Corporation, y creo que encajaría muy bien en el puesto. Me gustaría que me informaran sobre el puesto con más detalle.
Mientras estudiaba en la Universidad de Green, estudié diseño gráfico e hice varios cursos para mejorar mis habilidades de diseño y mi estética general. Desde que me gradué, he desempeñado funciones como diseñadora gráfica en las que he podido utilizar mis profundos conocimientos sobre la teoría del color, las combinaciones de fuentes y el software de diseño para crear logotipos, folletos, volantes y otros elementos visualmente atractivos. Creo que mi experiencia combinada con mis habilidades de animación sería un gran beneficio para su empresa.
He adjuntado mi currículum, que detalla mi experiencia previa y mis logros en diseño. Estoy seguro de que mis habilidades y mi pasión por esta industria encajarían muy bien en Kensington Corporation. Me encantaría concertar una oportunidad para que hablemos más sobre el puesto. Espero tener noticias suyas y saber más sobre esta emocionante oportunidad.
Atentamente,
Clark Felton [su firma para una carta en papel)
Clark Felton
555-555-5555
clark.felton@email.com
Adjunto: Curriculum vitae