Cómo Escribir una Carta Oficial con Plantilla y Ejemplo

La mejor manera de expresar una opinión o proporcionar información importante a los demás puede ser a través de una carta oficial. Se trata de una forma profesional de explicarse utilizando frases sencillas y concisas para no hacer perder el tiempo al lector. Las cartas oficiales siguen una estructura o formato específico que debe mantenerse a lo largo de todo el documento.

En este artículo, explicamos qué es una carta oficial, cómo escribir una carta oficial y proporcionamos una plantilla y un ejemplo de carta oficial.

¿Qué es una carta oficial?

Una carta oficial, también conocida como "carta formal" es un documento escrito profesionalmente para otra empresa o profesional de los negocios. Pueden utilizarse para solicitar un empleo, presentar una queja, expresar interés por un puesto de trabajo o dar las gracias a alguien. Las cartas oficiales suelen redactarse con frases sencillas y directas, con un saludo formal y una firma incluida. Escribir una carta oficial suele requerir seguir un formato muy estructurado y específico.

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Cómo redactar una carta oficial

La creación de una carta oficial concisa y clara puede ayudar a explicar su intención y propósito de una manera que su audiencia pueda entender fácilmente. Sigue los siguientes pasos para aprender a escribir una carta oficial.

  1. Configura el tipo de letra y los márgenes.
  2. Crea tu encabezado.
  3. Escriba su saludo.
  4. Utiliza los párrafos del cuerpo para exponer tus razones para escribir.
  5. Añade el párrafo de cierre y la firma.
  6. Menciona y añade tus anexos.
  7. Corrija y envíe su carta.

1. Configurar el tipo de letra y los márgenes

Antes de empezar, debes asegurarte de que tu carta no sólo es sencilla de entender, sino también de leer. Para mantener su carta limpia y profesional, debe establecer sus márgenes en una pulgada por cada lado del documento. El uso de fuentes sencillas como Verdana, Arial, Calibri o Times New Roman con un tamaño de 12 puntos dará a tu carta oficial un aspecto limpio también.

2. Cree su encabezamiento

Una vez que haya configurado los tipos de letra, puede empezar a dirigir su carta. En primer lugar, escriba su nombre en la esquina superior izquierda de la página. Incluya su nombre, dirección y la fecha actual. También puede incluir su número de teléfono y su correo electrónico si desea que se pongan en contacto con usted.

Ahora puedes introducir la información de la dirección del destinatario directamente debajo de la tuya. Escriba su nombre, el título de su organización si representa a una, seguido de la dirección. Revise el nombre y la dirección del destinatario más de una vez para asegurarse de que ha escrito la dirección correcta y ha escrito bien su nombre.

3. Escriba su saludo

Ahora puedes saludar profesionalmente a tu lector. Un saludo común utilizado en las cartas oficiales es, "Estimada Sra. o Sr. Apellido ". Si conoce su nombre o su apellido, puede incluirlo en el saludo. Por ejemplo, puede escribir: "Estimado Alex Smith ". Si conoces su género, puedes escribir: ";Estimado Sr. Alex Smith " o ";Estimada Sra. Alex Smith ". Si no sabes el nombre del destinatario, puedes escribir, ";Estimado señor o señora 6.

4. Utiliza los párrafos del cuerpo para exponer tus razones para escribir

Los párrafos del cuerpo de la carta son el lugar en el que puedes plasmar tus puntos principales y explicar profesionalmente tus preocupaciones, opiniones u otra información a tu destinatario. Puedes presentarte brevemente y empezar explicando el motivo por el que escribes esta carta. Puedes utilizar verborrea como, "Le escribo hoy porque… "

Una vez que hayas explicado lo que leerá el destinatario, puedes ampliarlo a lo largo del siguiente párrafo. Incluya detalles que apoyen su primera afirmación. Por ejemplo, si estuvieras escribiendo una carta de recomendación, podrías ampliar las habilidades de la persona a la que recomiendas diciendo: "Las habilidades de gestión del tiempo y organización de Avery han mejorado la eficiencia de mi negocio en un 12% desde el comienzo del trimestre. "

Puede seguir dando ejemplos hasta que crea que el lector ha entendido claramente su punto de vista. Mantenga sus frases cortas, sencillas y fáciles de entender para el lector.

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5. Añade tu párrafo de cierre y tu firma

Para finalizar tu carta, puedes escribir el párrafo de conclusión. Este párrafo puede ser corto y finalizará el documento repitiendo tu punto principal, explicando los posibles pasos siguientes o agradeciendo al destinatario que se haya tomado el tiempo de leer tu carta.

Después de cerrar la carta, puedes poner tu firma de cierre al final del documento. Ejemplos de firmas de cartas comunes son:

  • Atentamente
  • Atentamente
  • Con agradecimiento
  • Gracias
  • Saludos
  • Atentamente
  • Respetuosamente

Seleccione su firma de cierre y escriba su nombre al final de la carta.

6. Mencione y añada sus anexos

Los anexos son materiales adicionales que se añaden a la carta para apoyar el documento, de forma similar a cuando se adjunta un archivo a un correo electrónico. Si adjunta un documento para complementar su carta, debe mencionarlo cerca del final de la misma. Para informar al lector de que se adjunta un documento adicional, puedes incluir la palabra "adjunto al final de la carta después de su nombre. También puede acortar la palabra escribiendo, "encl."

7. Corrige y envía tu carta

Una vez que hayas terminado de escribir, puedes leer la carta para detectar cualquier error gramatical u ortográfico. También puedes revisarla para asegurarte de que tiene sentido y es lo suficientemente clara para que el destinatario la entienda. Una vez corregida, puedes enviar la carta al destinatario. Elige un sobre blanco, cuadrado o rectangular. Dobla la carta correctamente para que quepa en el sobre.

Escribe tu nombre y tu dirección en la esquina superior izquierda del sobre, seguidos del nombre y la dirección del destinatario en el centro. Pon un sello en la esquina derecha y envía tu carta al destinatario deseado.

Carta oficial vs carta no oficial

Dado que tanto las cartas oficiales como las no oficiales son documentos escritos que se utilizan para enviar mensajes a otras personas, puede ser fácil confundirlas.

Las cartas oficiales suelen ser:

  • Escrito a máquina y nunca a mano
  • Siguiendo las estrictas normas gramaticales y de inglés
  • Contiene frases cortas y concisas
  • Utilizar una estructura específica y profesional

Las cartas no oficiales no siguen una estructura tan estricta como las oficiales. En cambio, las cartas oficiales contienen:

  • Lenguaje menos profesional y más informal
  • Palabras escritas a mano o a máquina
  • No hay un tipo específico de formato o estructura que deban seguir

Tipos de cartas oficiales

Las personas pueden escribir cartas oficiales por diversas razones que implican expresar profesionalmente sus intereses, preocupaciones o desacuerdos. Los tipos de cartas oficiales más comunes pueden ser:

Cartas de renuncia

Cuando un empleado deja su puesto actual, puede enviar una breve carta de dimisión a su empleador o director de contratación para explicar el motivo de su marcha y elaborar un plan para su proceso de transición.

Cartas de presentación

Escribir una carta de presentación es uno de los usos más comunes de las cartas oficiales. Los solicitantes pueden escribir cartas de presentación cuando solicitan un nuevo puesto de trabajo, programas de subvenciones o programas educativos.

Cartas de reclamación

Muchas personas o empresas pueden utilizar la estructura de una carta oficial para expresar una queja con un producto o servicio. A un empleado se le puede pedir que escriba una carta de queja en nombre de una empresa que no está satisfecha con un producto utilizado por sus empleados.

Notas de agradecimiento profesionales

Después de una entrevista de trabajo, un candidato puede escribir una nota de agradecimiento profesional para expresar su gratitud al empleador por haberse reunido con él y haberle considerado para el puesto.

Carta de interés

Si un candidato está interesado en trabajar en una empresa pero no ve ninguna oferta de empleo para el puesto que desea, puede escribir una carta de interés en la que manifieste que le gustaría buscar un puesto en la empresa si hay una oportunidad disponible.

Carta de recomendación

Cuando un candidato solicita un puesto de trabajo o un programa educativo, la institución puede pedirle una carta de recomendación. La persona que escribe la carta suele ser alguien que ha trabajado estrechamente con el solicitante y que responde de sus aptitudes para el puesto.

Anuncio de la empresa

Las empresas que esperan un cambio significativo escribirán un anuncio comercial que se hará público. Puede tratarse del anuncio de un nuevo producto, de la ocupación de un puesto de liderazgo o de la explicación de un próximo evento que organizan o al que asisten.

Qué incluir en una carta oficial

Las cartas oficiales suelen redactarse con un tono profesional y deben incluir elementos específicos para mantener la profesionalidad y la claridad a lo largo de toda la carta. Para mantener una etiqueta de carta oficial adecuada, debe incluir los elementos que se indican a continuación:

  • Un encabezamiento que indique su dirección y la del destinatario' s
  • Un saludo formal
  • Un párrafo en el que exponga sus razones para escribir la carta
  • Otro párrafo que amplíe el párrafo de la introducción
  • Un párrafo final para concluir la carta
  • Firma de la carta de cierre
  • Adjuntos necesarios para apoyar el documento

Lo que no se debe incluir en una carta oficial

Al crear tu carta oficial para la audiencia deseada, la verborrea y el tono profesionales deben ser coherentes a lo largo de todo el documento. Para ello, debes evitar los siguientes elementos al escribir una carta oficial:

  • La frase "Srta. " en su saludo
  • Ser demasiado formal para que su carta suene poco clara, impersonal y difícil de entender
  • Contracciones
  • Frases incompletas
  • Fuente o papelería colorida
  • Frases o párrafos largos

Modelo de carta oficial

La plantilla que figura a continuación le mostrará cómo redactar correctamente una carta oficial.

[Su nombre]
[Su nombre y número de calle]
[Ciudad, estado, código postal]

[Nombre de la empresa]
[Nombre y número de la empresa]
[Ciudad, estado, código postal]

[Fecha actual]

[Nombre del destinatario]
[Título del trabajo del destinatario]

Estimado [nombre del destinatario],

[La primera frase de su primer párrafo es una introducción y explica sus motivos para escribir al destinatario. Puede utilizar las dos o tres frases siguientes para explicar mejor el tema de su carta. Intenta abstenerte de dar detalles o ejemplos hasta el segundo párrafo].

[Este segundo párrafo describirá mejor tu punto de vista. Puede utilizar ejemplos u otros detalles para informar al lector de su opinión o información importante. El segundo párrafo debe ser de unas tres o cuatro frases, lo que significa que su carta debe ser breve, concisa y directa].

[Este último párrafo debe concluir la carta. Puedes agradecerles el tiempo que han dedicado a leerla y sugerirles cualquier medida de seguimiento necesaria].

[Cierre de la sesión],
[Su nombre]
[Firma]

Adjunto: [el documento de apoyo que ha adjuntado]

Ejemplo de carta oficial

A continuación encontrará un ejemplo de carta oficial. Puedes utilizarlo como referencia para escribir tu propia carta oficial.

Avery May
123 Kansas Ln
Kansas City, MO 64105

Roberts Media Group
334 Sunflower Ln
Kansas CIty, MO 64105

17 de diciembre de 2019

Cameron Jones
Gestor de cuentas

Estimada Sra. Cameron Jones,

Le escribo para informarle de mi dimisión de Roberts Media Group como coordinadora de cuentas, efectiva a partir de la fecha actual.

Agradezco todo el apoyo, los ánimos y la motivación que he recibido durante el tiempo que he ocupado este puesto. He decidido buscar un puesto en el que pueda aplicar más mis habilidades de creación de equipos y de liderazgo. Durante las próximas dos semanas, seguiré dedicando mi tiempo a terminar el resto de mis proyectos y proporcionaré toda la formación necesaria para facilitar el proceso de transición.

Gracias de nuevo por el apoyo que me han dado y gracias por tomarse el tiempo de leer esto. Si desea programar una reunión para seguir hablando de esto, estaré encantado de hablar cuando esté libre.

Atentamente,

Avery May

Adjunto:
Lista de mis proyectos actuales
Programa para completarlos todos

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