Cómo escribir una declaración de problemas paso a paso (con un ejemplo)

Cuando los empleados muestran su iniciativa y su capacidad para resolver problemas, están demostrando su habilidad para manejar circunstancias complejas o imprevistas en el lugar de trabajo. Las empresas confían en las personas y equipos que pueden evaluar los problemas con eficacia y proponer soluciones viables. Este artículo pretende ofrecerte una guía para utilizar tus habilidades de resolución de problemas para crear un planteamiento de los mismos. En este artículo, hemos incluido instrucciones paso a paso, así como un ejemplo completo como referencia.

¿Qué es el planteamiento de un problema?

El planteamiento del problema es una declaración de un asunto o problema actual que requiere una acción oportuna para mejorar la situación. Este enunciado explica de forma concisa el obstáculo que el problema actual supone para un proceso y/o producto funcional y el estado actual (problemático) de las cosas. Esta declaración es completamente objetiva, centrándose sólo en los hechos del problema y dejando fuera cualquier opinión subjetiva. Para facilitar la tarea, se recomienda preguntar quién, qué, cuándo, dónde y por qué para crear la estructura del planteamiento del problema. Esto también facilitará su creación y lectura, y hará que el problema en cuestión sea más comprensible y, por tanto, solucionable. El planteamiento del problema, además de definir una cuestión acuciante, es una introducción a la propuesta de una solución oportuna y eficaz.

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¿Por qué es importante el planteamiento de un problema?

Una declaración de problemas es una herramienta de comunicación. Las declaraciones de problemas son importantes para que las empresas, los individuos y otras entidades desarrollen proyectos enfocados a la mejora. Tanto si el problema se refiere a una obra de carretera muy necesaria como a la logística de un proyecto de construcción en una isla, el equipo de un proyecto suele utilizar un planteamiento de problemas claro y conciso para ayudar a definir y comprender el problema y desarrollar posibles soluciones. Estos enunciados también proporcionan información importante que es crucial para la toma de decisiones en relación con estos proyectos o procesos.

Los enunciados de problemas tienen múltiples propósitos

El planteamiento del problema también tiene otras finalidades. Uno de ellos es identificar y explicar el problema de forma concisa pero detallada para dar al lector una visión completa de lo que ocurre. Esto incluye identificar a quién afecta el problema, cuáles son los impactos, dónde se produce el problema y por qué y cuándo hay que solucionarlo. Otro propósito del planteamiento del problema es aclarar cuáles son los resultados esperados. Establecer cómo sería la situación deseada ayuda a tener una idea general del proyecto. A través de este enunciado se aclara la solución propuesta y el alcance y los objetivos de la misma.

Los enunciados de los problemas ayudan a orientar los proyectos

El planteamiento del problema proporciona una guía para navegar por el proyecto una vez que éste comienza. Se consulta continuamente a lo largo del proyecto para ayudar al equipo a mantener la concentración y el rumbo. Cerca de la finalización del proyecto, se vuelve a hacer referencia a este enunciado para verificar que la solución se ha aplicado tal y como se ha establecido y que realmente resuelve el problema inicial. Esto puede ayudar a garantizar que se tomen las medidas adecuadas para evitar que el mismo problema se repita en el futuro.

Hay que tener en cuenta que el planteamiento del problema no pretende definir la solución, ni esbozar los métodos para llegar a ella. El planteamiento del problema es una declaración que inicia el proceso reconociendo el problema.

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Cómo redactar el planteamiento de un problema

El planteamiento del problema es una herramienta utilizada para obtener el apoyo y la aprobación del proyecto por parte de la dirección y las partes interesadas. Como tal, debe ser preciso y estar redactado con claridad. Hay algunos elementos clave que hay que tener en cuenta a la hora de elaborar un planteamiento del problema que puede tener un impacto positivo en el resultado del proyecto.

  1. Describa cómo las cosas debe trabajo.
  2. Explique el problema y diga por qué es importante.
  3. Explique los costes financieros de su problema.
  4. Respalda tus afirmaciones.
  5. Proponga una solución.
  6. Explique las ventajas de la solución o soluciones propuestas.
  7. Concluye resumiendo el problema y la solución.

1. Describa cómo las cosas debe trabajar

Para empezar, querrás proporcionar algo de contexto que facilite la comprensión del problema. Comience explicando cómo este proceso en particular debe trabajo. Describa de forma concisa cómo funcionaría el proceso si no existiera el problema actual antes de mencionar el problema, teniendo en cuenta al usuario final. Por ejemplo, digamos que tiene una idea sobre cómo aumentar la eficiencia de un proceso para maximizar el uso de los recursos. Podrías empezar describiendo una situación teórica en la que el sistema sea más eficiente y a partir de ahí trabajar hacia tu propuesta, teniendo siempre presente quién, qué, cuándo, dónde y por qué para no perder el rumbo.

2. Explique el problema y diga por qué es importante

El enunciado del problema debe dirigirse no sólo a qué el problema es, pero por qué es un problema y por qué es importante resolverlo. Esto envolverá a las otras 'preguntas' de forma orgánica, en la mayoría de los casos. Por ejemplo: Por qué ¿debemos solucionar este problema? Porque afecta a la eficiencia de los departamentos X, Y y Z, desperdiciando recursos y haciendo subir los precios para los consumidores. Esto aborda cuál es el problema, a quién afecta y por qué hay que solucionarlo. También puedes considerar incluir los intentos que ya se han hecho para solucionar el problema y por qué no han funcionado. De la forma más concisa posible, explique todo lo que sabe sobre el problema actual.

3. Explique los costes financieros de su problema

Cuando expongas el problema a los responsables de la toma de decisiones, querrás explicar los costes de no solucionarlo. Dado que el dinero es el idioma en el que hablan los empresarios, lo más fácil es plantear el problema y la solución propuesta en términos de costes financieros. Por ejemplo, si el problema está costando activamente dinero innecesario, impidiendo que la empresa gane más dinero o dañando la imagen pública de la empresa (costando dinero indirectamente), asegúrese de explicarlo específica y claramente en términos que ellos entiendan. Trate de precisar con exactitud el coste del problema.

4. Respalde sus afirmaciones

Una vez que afirme que el problema está costando dinero a la empresa, debe estar preparado para respaldar sus afirmaciones con pruebas. Si descuida este paso, es posible que no le tomen en serio. Investiga, cita tus fuentes y ten los datos preparados para presentarlos.

5. Proponer una solución

El planteamiento del problema debe describir la solución que propones para el mismo. En este punto, no te centrarás en encontrar una única solución, sino que deberás tener un sólido conocimiento de las causas del problema y estar preparado para proponer enfoques prácticos para entenderlo y remediarlo. Exponga sus objetivos sugiriendo planes bien pensados para atacar el problema.

6. Explicar los beneficios de la(s) solución(es) propuesta(s)

Ahora, has descrito un escenario ideal en el que el problema no existe. Has señalado el problema, explicando las ramificaciones de no solucionarlo (utilizando dólares y datos sólidos) y proponiendo algunos enfoques realistas para encontrar una solución. Ahora es un buen momento para demostrar por qué esta solución funcionará, centrándose de nuevo en la eficiencia y el impacto financiero de su solución. Explique qué gastos reducirá la solución, cómo liberará flujos de ingresos y qué beneficios intangibles, como el aumento de la satisfacción del cliente, aportará su solución. Todo esto debe caber en un solo párrafo corto.

7. Concluya resumiendo el problema y la solución

Ahora pasarás a la conclusión. Ésta debe consistir en el problema, el motivo por el que hay que solucionarlo y un argumento resumido de por qué tu solución es la mejor respuesta al problema.

Seguir este formato ayudará a todas las partes que lo lean a entender el problema y a estar abiertos a considerar la mejor solución.

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Ejemplo

Los enunciados de los problemas suelen seguir el mismo formato general, aunque su longitud puede variar en función de la complejidad de la situación. Aquí tienes un ejemplo de enunciado de problema básico:

Problema: La participación de los votantes en la región suroeste de Florida ha disminuido considerablemente durante la última década, mientras que en otras zonas del estado sigue aumentando el número de votantes en las urnas.

Antecedentes: Las encuestas realizadas por la Asociación de Votantes de Florida sugieren que la participación de los votantes es más baja entre las personas de 18 a 25 años y los hogares de bajos ingresos (que ganan menos de 30.000 dólares anuales para un hogar de dos personas). La investigación realizada sobre los patrones de voto en otros estados del sur de Estados Unidos sugiere que esto podría indicar una tendencia más amplia, pero la demografía de esta región sugiere que podría convertirse en un problema más significativo [ampliar y explicar con fuentes]. En otras partes del país se ha intentado, y se ha conseguido, hasta cierto punto, mejorar la participación electoral, pero soluciones similares no han tenido el efecto deseado aquí en el suroeste de Florida [citar fuentes]. Es necesario investigar más las razones por las que estos intentos han fracasado y qué estrategias podrían tener más impacto para llegar a los hogares más jóvenes y de menores ingresos.

Relevancia: Históricamente se ha demostrado que las zonas con baja participación electoral tienen niveles más bajos de cohesión social y compromiso cívico y un mayor número de casos de disturbios civiles. Últimamente, esta situación es cada vez más preocupante en algunas zonas de EE.UU. [dar ejemplos y citar fuentes]. Los datos muestran que cuando ciertas partes de la sociedad carecen de representación política, es más probable que se desilusionen cada vez más con el paso del tiempo, erosionando la confianza de la sociedad en la democracia y desencadenando sistemáticamente desafíos en la gobernanza [explicación y fuentes]. Abordar este problema proporcionará a los partidos regionales unos conocimientos muy necesarios que les ayudarán a ajustar sus políticas y estrategias de campaña para incluir a más residentes de esta región. También contribuirá a obtener una comprensión más matizada de las tendencias del comportamiento de los votantes.

Objetivos: El propósito de esta investigación es examinar los planes de compromiso proactivo para aumentar la participación electoral en la región suroeste de Florida. Se distinguirán los mayores determinantes en la no votación a través de encuestas, entrevistas y experimentos sociales diseñados para observar el impacto de cada una de estas estrategias en la participación electoral.

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