Cómo escribir una solicitud de información (con un ejemplo)

Las solicitudes de información (RFI) permiten a las empresas evaluar a los proveedores que podrían ayudarles a resolver un problema o completar un proyecto. Enviando RFIs y comparando las respuestas, las empresas pueden elegir un proveedor adecuado para sus necesidades.

Saber cómo redactar una solicitud de información le permite reunir información y asegurarse de tomar una decisión informada. En este artículo, analizamos qué es una solicitud de información, su propósito, cómo escribir una RFI y proporcionamos una plantilla y un ejemplo que puede utilizar para escribir la suya.

¿Qué es una solicitud de información?

Una solicitud de información es un documento que las empresas envían a los vendedores o proveedores para recabar información sobre lo que ofrecen. Las RFI permiten a las empresas aclarar sus necesidades y hacer preguntas a otras compañías, mantener un registro exhaustivo de las respuestas de cada empresa y elegir un proveedor que se ajuste a sus necesidades. Las RFI funcionan sólo con fines informativos, por lo que ninguna empresa tiene una obligación contractual con la otra a menos que acuerden hacer negocios juntos.

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¿Por qué los profesionales utilizan las solicitudes de información?

Los profesionales utilizan las solicitudes de información para buscar detalles sobre una empresa y los productos o servicios que puede ofrecer, a menudo para un proyecto concreto. El propósito de enviar una RFI puede depender de las necesidades de la empresa y del progreso de sus proyectos actuales. La información que solicitan los profesionales al utilizar las RFI puede incluir

  • Información sobre los precios de la empresa
  • Los productos o servicios que ofrece la empresa
  • Respuestas a preguntas sobre necesidades específicas
  • Experiencia de trabajo en proyectos similares
  • Un calendario para proporcionar productos o servicios

En el sector de la construcción, los profesionales también pueden utilizar los RFI para hacer un seguimiento del progreso de los proyectos de construcción. Pueden solicitar periódicamente información a los vendedores y proveedores para asegurarse de que el proyecto se mantiene dentro de los plazos previstos. Las empresas de construcción también pueden utilizar los RFI para solicitar un cambio en los materiales, el calendario, los procedimientos, el diseño u otros elementos del proyecto.

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Cómo redactar una solicitud de información

Los RFI tienen un marco sencillo que puede facilitar la redacción del suyo propio. He aquí cinco pasos que puede utilizar para redactar su propia solicitud de información:

1. Detalles básicos de la solicitud

La sección superior de la solicitud de información puede incluir detalles básicos sobre la solicitud. Esto puede indicar a la empresa el nombre de la persona que la ha enviado y el destinatario. También puede incluir información como:

  • El número de RFI como referencia
  • La fecha en que la empresa envió la solicitud de información
  • El nombre del proyecto y el número de proyecto
  • El plazo de respuesta

2. Declaración de intenciones

Puede comenzar la sección del cuerpo incluyendo un resumen de un párrafo de la información que busca de la empresa. Aquí puede incluir peticiones específicas como la disponibilidad de productos o servicios y el intervalo de fechas estimado durante el que los necesita. Esto permite a los proveedores determinar inmediatamente si tienen interés en trabajar con usted.

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3. Resumen del proyecto

Después de informar a la empresa sobre su propósito para la solicitud de información, puede proporcionar el contexto resumiendo el proyecto. Explique el motivo por el que lo ha llevado a cabo, su calendario y sus objetivos. Si desea incluir diagramas, gráficos u otros documentos que le ayuden a explicar su proyecto, puede señalar en esta sección que ha incluido anexos para que el destinatario los revise.

4. Antecedentes de la empresa

Si todavía no ha trabajado con el vendedor o proveedor al que piensa enviar la solicitud de información, puede incluir algunos datos sobre su empresa. Anote la misión de su empresa, su experiencia en el sector y su sitio web o páginas en las redes sociales para que puedan consultarlos. También puede considerar la posibilidad de añadir información de contacto en esta sección para que el destinatario pueda llamarle o enviarle un correo electrónico si tiene preguntas sobre el proyecto o su solicitud.

5. Sección de respuesta

Etiquete la mitad inferior del documento como la sección de "respuesta" y deje aproximadamente la mitad de la página en blanco para la respuesta del destinatario. El destinatario puede utilizar esta sección o enviar un documento por separado, pero proporcionar el espacio como una cortesía se alinea con la etiqueta de negocios. Sin embargo, también puede incluir un campo para la información específica que necesita del destinatario, como la fecha en que envía la respuesta.

Ventajas de utilizar las solicitudes de información

Las solicitudes de información pueden ofrecer muchas ventajas a las empresas que las utilizan. Cuando tiene varios proveedores potenciales con los que trabajar, las solicitudes de información pueden permitirle hacer un seguimiento de con quién se ha puesto en contacto y cuándo, quién ha respondido y qué puede ofrecer cada proveedor a su empresa. Otras ventajas de las solicitudes de información son

  • Puede guardar las solicitudes de información y sus respuestas para consultarlas en el futuro.
  • Los proveedores potenciales entienden que deben competir por su negocio.
  • Demuestras tu apertura a trabajar con muchos tipos de empresas.

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Modelo de solicitud de información

Aquí tienes una plantilla que puedes utilizar para crear tu propia solicitud de información:

[Número de solicitud de información]
[Fecha de la solicitud]
[Nombre del proyecto]
[Número de proyecto]

Enviado a: [Nombre]
Enviado por: [Nombre]

Descripción del RFI:

[Declaración de propósitos]
[Contexto]

Antecedentes de la empresa:

Fecha de la respuesta:
Respuesta:

Ejemplo de solicitud de información

He aquí un ejemplo de solicitud de información:

RFI #5839
13 de julio de 2020
Remodelación del aparcamiento de la residencia de ancianos de East Point
Proyecto #340

Enviado a: Jackson Smith
Presentado por: Susan Barrow

Descripción de la licitación:

Builders Group, Ltd. busca un proveedor de 15 toneladas de roca blanca triturada para el aparcamiento de una residencia de ancianos. Necesitaremos estos materiales entre el 1 de agosto de 2020 y el 14 de agosto de 2020, dependiendo del progreso del proyecto.

La residencia de ancianos East Point tiene un aparcamiento de grava cuyo último mantenimiento se realizó hace dos años. John Davis, el presidente de East Point, se puso en contacto con nosotros recientemente en relación con un importante proyecto de renovación del exterior, y nos pidió que diéramos prioridad a la colocación de nuevas rocas en el aparcamiento.

Pidió específicamente roca blanca triturada porque prefiere el aspecto más brillante y las piedras más grandes, ya que los visitantes suelen arrastrar pequeños trozos de grava al interior de las instalaciones en sus zapatos. Tenemos previsto comenzar el proyecto el 1 de agosto de 2021, si el tiempo lo permite.

Antecedentes de la empresa:

Llevamos más de 15 años prestando servicio a la residencia de ancianos East Point, proporcionando soluciones de mantenimiento general, renovación, implementación de equipos de seguridad y paisajismo. Desde que abrimos en el año 2000, hemos pasado de dos propietarios-operadores a 50 miembros del equipo, y nos encargamos de muchas necesidades de construcción y reparación de edificios. Puede encontrar más información sobre nuestra empresa y lo que ofrecemos en nuestro sitio web, www.bgltd.com.

Fecha de la respuesta:

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