Cómo estimar las horas de un proyecto en 8 pasos (con consejos y ejemplos)

Los gestores de proyectos supervisan y organizan los proyectos. Durante la fase de planificación, un gestor o jefe de proyecto puede necesitar estimar las horas del proyecto para establecer una fecha de finalización del mismo y fijar un presupuesto. Conocer mejor las horas del proyecto y cómo estimarlas podría ayudarte a desarrollar planes más precisos en tu profesión de gestor de proyectos.

En este artículo, explicamos por qué es importante estimar las horas del proyecto y proporcionamos los pasos para mostrarle cómo estimar las horas para su próximo proyecto.

Comprender las fases de la gestión de proyectos

¿Por qué es importante calcular las horas del proyecto?

La estimación de las horas del proyecto, también conocidas como horas de esfuerzo, durante la fase de planificación ayuda a establecer presupuestos y calendarios precisos. Durante la fase de planificación, se puede determinar la duración de cada trabajo calculando el tiempo que llevará. Si un trabajo tarda ocho horas en terminarse y una persona trabaja en él durante una hora cada día, tardará ocho días en terminarse. Si ocho profesionales trabajan en el mismo trabajo, puede estar terminado en un día. Puedes utilizar las horas de esfuerzo para crear un calendario y unos hitos para tu equipo.

También puede utilizar la estimación de horas del proyecto para crear presupuestos y estimaciones de costes. Las horas de esfuerzo pueden ayudarle a determinar cuántos profesionales necesita para completar una tarea a tiempo, lo que puede ayudarle a calcular los salarios por hora como coste previsto. Al diseñar presupuestos y plazos precisos, puede crear planes de proyecto más exactos.

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Cómo estimar las horas del proyecto

Si está estimando las horas del proyecto para su equipo, considere seguir estos pasos:

1. Revisar el alcance del proyecto

El primer paso para estimar las horas del proyecto es revisar el alcance o el objetivo general del mismo. Esto puede ayudarle a comprender mejor el proyecto y todas las tareas que conlleva. La declaración del alcance también puede contener información relacionada con los plazos o las limitaciones presupuestarias. Esto puede ayudarle a crear y refinar su estimación. Por ejemplo, si el proyecto tiene un plazo estricto, es posible que tenga que reunir más datos para obtener una estimación más precisa. Si el proyecto tiene un plazo flexible, puede incluir un rango estimado.

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2. Crear una lista de tareas

Después de revisar los objetivos del proyecto, considere la posibilidad de crear una lista de todas las tareas implicadas. Dependiendo de la fase en la que se encuentre su proyecto, puede encontrar esta información en el plan de ejecución. Si acaba de empezar a planificar su proyecto, considere la posibilidad de colaborar con un equipo de proyecto para dividirlo en tareas más pequeñas. Por ejemplo, si el objetivo principal del proyecto es diseñar un nuevo ordenador, podría dividir estas tareas en la investigación de productos similares, la creación de un prototipo y la prueba del diseño.

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3. Recoge los datos de cada tarea

Después de reunir o crear su lista de tareas, puede empezar a estimar cada parte. Hay diferentes estrategias que puedes utilizar para completar este paso. Un método popular es preguntar a la persona que realiza la tarea. Por ejemplo, si estás gestionando un proyecto de marketing, puedes preguntar al diseñador gráfico cuánto tiempo tarda en diseñar un nuevo logotipo. Un experto en la materia puede proporcionar estimaciones más precisas.

También puede pedir al jefe de equipo o al gerente una estimación que implique a su departamento. Por ejemplo, si está supervisando el diseño de un nuevo producto, puede preguntar al jefe del equipo de investigación cuánto tiempo espera que dure la tarea de investigación. También puedes realizar una investigación independiente o utilizar un software de gestión de proyectos que te ayude a calcular una estimación.

4. Incluya horas externas

Después de recopilar datos de su equipo interno, puede reunir información de cualquier fuente externa con la que planee trabajar. Esto puede incluir a trabajadores autónomos, profesionales contratados o especialistas. Dependiendo del sector, el profesional externo puede proporcionarle un presupuesto. Por ejemplo, si contrata a un contratista externo, éste puede estimar el tiempo que llevará cada tarea de construcción basándose en su experiencia y conocimientos previos.

También puedes estimar las horas realizando una investigación para cada tarea o mirando proyectos anteriores y su estimación. Por ejemplo, si está estimando una nueva campaña de ventas, puede revisar otros proyectos similares para ver las estimaciones. Puede combinar esto con su propia investigación para estimar las horas de esfuerzo de su proyecto.

5. Considera las horas de revisión

Dependiendo de su proyecto y de su sector, es posible que quiera incluir las horas de revisión en su presupuesto. Se trata de las horas que puede necesitar para revisar o modificar las tareas. Por ejemplo, si está estimando el diseño de un nuevo producto, puede incluir horas de revisión para la fase de pruebas. Después de probar el producto, su equipo puede necesitar horas adicionales para perfeccionar el diseño basándose en los resultados de las pruebas.

Considera la posibilidad de pedir la opinión de los profesionales que realizan estas tareas. Estas horas pueden variar mucho en función del proyecto, y alguien que sea experto en la realización de la tarea puede proporcionar una estimación precisa.

6. Considerar la posibilidad de añadir horas de contingencia

Puede decidir incluir horas de contingencia para planificar los imprevistos. Las horas de contingencia son horas extra que permiten hacer frente a cambios imprevistos. Esto es opcional y puede variar en función del sector. Por ejemplo, en un programa de construcción o producción, puede haber más imprevistos, como retrasos en los envíos o condiciones meteorológicas extremas. Puedes añadir horas de contingencia a tu presupuesto para prepararte para ello.

Si los imprevistos no se producen, su equipo completará el proyecto antes de lo previsto. Por ejemplo, si añade 10 horas de contingencia por retrasos en el envío, y el envío se realiza según lo previsto, su equipo podría terminar 10 horas antes. Si su plazo es estricto, las horas de contingencia pueden darle cierta flexibilidad durante el proyecto, al tiempo que le ayudan a terminar a tiempo.

7. Añada todos los componentes juntos

Una vez que haya reunido todos los datos, puede sumar el total de horas. Esto incluye las tareas internas, los deberes externos, las horas de revisión y las horas de imprevistos. Normalmente, los profesionales redactan el presupuesto final en horas y no en días. Esto se debe a que los miembros del equipo pueden completar varias tareas a la vez, y el número de profesionales que completan cada tarea puede variar. Por ejemplo, un equipo de 10 profesionales puede completar una tarea de 100 horas en varios días si pasan la mayor parte de la jornada laboral completando la tarea. Si sólo dedican una hora al día a la tarea, ésta tardará más días en completarse.

8. Revisar y modificar el presupuesto

Una vez que tenga su estimación total, puede revisar la cifra para asegurarse de que es exacta. Puede comparar esta cifra con la de otros proyectos y discutirla con los miembros de su equipo. Si parece mucho más alta o más baja que la de proyectos anteriores similares, considere la posibilidad de revisar cada tarea para determinar el motivo. Si ha recopilado datos de miembros individuales del equipo, puede comparar las tareas y hacer las preguntas de seguimiento necesarias. Esto puede ayudarle a afinar el total de horas y obtener una estimación más precisa.

Consejos para estimar las horas del proyecto

A continuación se ofrecen algunos consejos generales que puede utilizar para estimar las horas del proyecto:

Considere un software de planificación de proyectos

Los gestores de proyectos y los jefes de equipo pueden utilizar diversas herramientas para facilitar el proceso de estimación. Considere la posibilidad de explorar software o programas de planificación que le ayuden a recopilar y organizar la estimación del proyecto. Por ejemplo, puede utilizar un servicio de software que le permita introducir todas las tareas y compartir la información con todos los miembros del equipo. Estos pueden revisar las tareas e introducir sus horas previstas. Al mejorar la comunicación y la visibilidad, puede recopilar y perfeccionar los datos más rápidamente.

Revisar proyectos anteriores

A la hora de estimar las horas de su proyecto, considere la posibilidad de revisar proyectos anteriores de su empresa. Puedes mirar el desglose de tareas o revisar la estimación del esfuerzo global. Puede comparar esta información con su propia revisión. Por ejemplo, si está dirigiendo un proyecto de producción, puede consultar un proyecto de producción anterior para comparar sus estimaciones. Cada proyecto puede variar en longitud y esfuerzo, pero ver los datos relacionados con una tarea específica, como la investigación, el marketing y la producción, podría ayudarle a revisar sus propias estimaciones para hacerlas más precisas.

Considere las estimaciones altas y bajas

Algunos profesionales prefieren las estimaciones altas, o conservadoras, mientras que otros pueden adoptar un enfoque de estimación bajo u optimista. Por ejemplo, si la fase de investigación suele durar cuatro días, un estimador conservador puede presupuestar seis días, mientras que un profesional optimista puede presupuestar sólo tres. Considere la posibilidad de tomar las estimaciones altas y bajas para determinar un promedio. Esto puede ayudarle a generar una estimación precisa.

Ejemplo de estimación de horas del proyecto

Este es un ejemplo que te puede servir de guía a la hora de estimar las horas de un proyecto:

Candace es gestora de proyectos en Better Way Marketing. Está estimando las horas del proyecto durante la fase de planificación inicial. Quiere utilizar la estimación para planificar los costes del proyecto y la fecha de finalización.

Para comenzar su estimación, enumera todas las tareas del proyecto. A continuación, consulta a los miembros de su equipo y a los autónomos externos para obtener sus estimaciones individuales. También añade las horas de revisión y de contingencia para crear una estimación conservadora. Revisa las cifras finales y las compara con proyectos similares para asegurarse de que son precisas. Crea el siguiente presupuesto:

Nombre del proyecto: Diseño de un nuevo sitio web
(Tarea: tiempo estimado en horas)

Tareas de la página web
Dominio de compra: 1
Escriba el código: 3
Pruebas de experiencia de usuario: 6

Tareas de diseño gráfico
Diseño del logotipo: 3
Esquema de colores 2
Fotografías: 4

Tareas de redacción
Copia de la página de destino: 2
Barra lateral: 1
Leyendas: 1

Tareas de revisión
Revisión del diseño: 5
Revisión de la escritura: 1

Otros
Horas de contingencia: 2

Total de horas: 31