La productividad y la eficiencia del tiempo de un ejecutivo pueden mejorarse aprendiendo a gestionar eficazmente su agenda. Cada ejecutivo tiene una función de trabajo específica, y la forma de gestionar su horario tiene un impacto tangible en su rendimiento. La investigación y la coherencia son necesarias para gestionar eficazmente la agenda de un ejecutivo.
En este artículo, analizamos por qué es importante gestionar el calendario de un ejecutivo y ofrecemos pasos prácticos para hacerlo.
¿Por qué es importante gestionar eficazmente un calendario ejecutivo?
La gestión eficaz de la agenda de un ejecutivo es crucial porque le ayuda a utilizar su tiempo de la forma más eficaz posible. Hacer un seguimiento de todas las actividades importantes, incluidos los eventos, las reuniones y las tareas, es crucial para ayudar al ejecutivo a utilizar su limitado tiempo de la forma más eficiente posible. Normalmente es necesario priorizar las tareas y las solicitudes, planificar estratégicamente las actividades a largo plazo y establecer las actividades diarias de forma coherente, al tiempo que se equilibran los logros diarios y el éxito a largo plazo.
Algunos de los beneficios más importantes de un calendario ejecutivo bien gestionado son
- Te ayuda a priorizar los objetivos de tu jefe, ayudándole a utilizar su tiempo y energía de la forma más eficiente posible
- Te ayuda a evitar errores de gestión de la agenda, como las dobles reservas, las reuniones perdidas o no priorizar las reuniones potencialmente cruciales.
- Mejora las perspectivas a largo plazo estableciendo prioridades a largo plazo
- Puede ayudarte a ti y a tu jefe a evaluar la calidad del trabajo anterior, ya que una agenda bien gestionada implica llevar un registro de todos los eventos pasados y su finalidad
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Cómo gestionar eficazmente un calendario ejecutivo
Ten en cuenta estos nueve pasos para mejorar la eficacia de la gestión de tu calendario:
1. Tener una discusión con tu jefe
La persona que debe conocer el calendario que usted gestiona es, en última instancia, el ejecutivo, por lo que el primer paso para una gestión eficaz del calendario es una conversación con su jefe. Como asistente ejecutiva, necesita saber lo siguiente:
- Si tu jefe ya tiene un sistema de programación que utiliza actualmente o ha utilizado en el pasado
- Si han tenido algún problema de calendario previo
- Si tienen alguna sugerencia para usted sobre cómo gestionar su calendario
- Si otras personas necesitan recibir permiso para modificar las entradas de su agenda
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2. Elija la aplicación de programación adecuada
Aunque, en teoría, podría gestionar un calendario ejecutivo de forma manual, el uso de un software para ordenadores o smartphones probablemente facilite las cosas y las haga más eficientes. Además de permitirte reservar ciertas tareas y eventos junto con sus detalles completos, el software de calendario también te ayuda con la confirmación de eventos, ya que puedes solicitar una respuesta de alguien si quieres saber si ha recibido una invitación o confirmar una invitación recibida a un evento o reunión.
3. Familiarízate con la aplicación
Después de elegir la aplicación de programación más adecuada para tu situación particular, debes estudiar detenidamente todas sus funciones y herramientas, ya que pueden ayudarte a mejorar tu eficacia. Por ejemplo, puedes establecer recordatorios automáticos para las invitaciones enviadas o crear códigos de colores para las diferentes tareas, en función de su naturaleza o importancia.
4. Crea una plantilla de calendario
Ahora que está familiarizado con el software de calendario, puede empezar a construir una plantilla que puede editar más tarde en función del horario de su jefe. En primer lugar, debes determinar todas las actividades que tu jefe debe realizar cada semana, como devolver correos electrónicos y llamadas telefónicas, realizar investigaciones, reunirse con clientes, reunirse con el personal y cualquier otra actividad semanal recurrente.
A continuación, tienes que encontrar la manera de organizarlas de forma que se minimice cualquier pérdida de tiempo. Por ejemplo, si tu jefe suele estar fuera de la oficina, puede tener sentido programar un día completo en el que se quede en la oficina y se encargue de la comunicación por correo electrónico y de las reuniones del personal. Por último, debes asegurarte de que tu jefe está familiarizado con tu horario y lo sigue realmente.
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5. Hable con todos los que tienen acceso al calendario
Una vez configurado el calendario, si hay otras personas con acceso a él además de ti y tu jefe, debes hablar con ellas y hacerles saber cómo funciona la agenda de tu jefe' a partir de ese momento. La comunicación adecuada es importante, por lo que puede ser útil pedirles que te notifiquen si añaden algo a la agenda y que te confirmen rápidamente si están invitados a participar en alguna reunión.
6. Comprueba constantemente el tráfico y los informes meteorológicos
Si el ejecutivo para el que trabajas tiene reuniones periódicas fuera de la oficina, elementos externos como el tiempo y el tráfico pueden afectar significativamente a su agenda. El mal tiempo o un gran evento que se celebre en la ciudad pueden alterar gravemente los tiempos de conducción, por lo que conocerlos de antemano puede ayudarte a asignar más tiempo.
7. Deja espacios vacíos en la programación cada día
Aunque la mayor parte de las tareas de tu jefe sean repetitivas y predecibles, es posible que se produzcan algunas situaciones inesperadas. Del mismo modo, algunas tareas pueden crear otras o llevar más tiempo del previsto. La única forma de crear suficiente flexibilidad en el calendario del ejecutivo es dejar constantemente espacios en blanco y ocuparlos en función de la evolución a corto plazo.
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8. Tomar medidas activas para ayudar al ejecutivo a mantener su agenda
Una vez creado e implementado el calendario, hay que asegurarse de que se respeta el tiempo asignado a cada tarea. Aunque suele tener una idea aproximada del tiempo necesario para cada tarea, la práctica puede diferir de la teoría y algunas tareas pueden llevar más tiempo del previsto. Si tu jefe suele dedicar más tiempo del necesario a algunas citas, debes avisarle de que puede llegar tarde a la siguiente tarea. Sin embargo, si una tarea importante tarda más de lo previsto, hay que ser proactivo y modificar el horario en consecuencia.
9. Asegúrate de que eres la única persona que tiene la última palabra en los eventos del calendario
Por último, como asistente ejecutivo, debe asegurarse de ser el único guardián de la agenda del ejecutivo. Manejar un cronograma complejo suele ser difícil, pero puede ser una tarea imposible si no se tiene un control total sobre quién puede acceder a él y editarlo. Incluso si otras personas pueden ver y editar el calendario, debes hacerles saber que tú eres el responsable último de mantener un calendario bien mantenido y que cualquier cosa adicional debe ser aprobada por ti primero.