Cómo gestionar el cambio: Una guía para el cambio organizativo

Actualizar y cambiar periódicamente los procesos de su organización es un paso necesario para seguir siendo relevante y ofrecer los mejores productos y servicios a sus clientes. Implementar ese cambio es un proceso en sí mismo que conlleva retos que su empresa debe afrontar para tener éxito. Entender la gestión eficaz del cambio le ayuda a prepararse para predecir esos retos, superarlos y lograr una transición exitosa. En este artículo, describimos por qué es necesario el cambio y ofrecemos consejos sobre cómo gestionar el cambio organizativo.

¿Por qué es necesario el cambio?

El mundo cambia regularmente. Para seguir siendo competitivo, su organización a veces tendrá que cambiar con él. Implementar el cambio en su empresa le permite agilizar los procesos, lograr más con menos trabajo, ahorrar dinero y satisfacer las necesidades siempre cambiantes de sus clientes. También permite que su empresa crezca y siga estando al día en un entorno cada vez más tecnológico.

Relacionado: Cómo implementar con éxito el cambio en una organización

Cómo gestionar el cambio

Comprender la gestión eficaz del cambio es un factor clave para el éxito de la implantación de nuevos procesos y políticas. Permite prever los riesgos, ofrece soluciones para ellos y le ayuda a cumplir los objetivos previstos. Aunque cada proceso de transición es diferente en cuanto a detalles y alcance, a continuación se indican los pasos comunes que puede dar para gestionar el cambio con eficacia en su empresa.

1. Haga un plan

Al igual que ocurre con muchos procesos, conseguir el objetivo de gestionar el cambio de forma eficaz resulta más fácil cuando se conoce tanto el objetivo final que se pretende alcanzar como los pasos que hay que dar para lograrlo. Empiece por investigar los métodos que otras empresas han utilizado para gestionar el cambio con éxito y determine cuál, si es que hay alguno, se ajusta mejor a las exigencias tanto de su estructura empresarial como del objetivo final deseado.

Explicar detalladamente cada paso que hay que dar para llegar a ese punto de la manera más eficaz posible. Conocer los detalles de los cambios que debe realizar su organización no sólo le permite ver el futuro de su proyecto, sino que también le ayuda a establecer presupuestos y calendarios realistas. Su plan también sirve como documento de referencia para usted y sus directivos siempre que haya preguntas sobre los detalles o los próximos pasos. Esto permite una implementación del cambio sin problemas ni obstáculos y le ayuda a mantener el control mientras lo gestiona.

2. Empezar por arriba

Antes de que se produzca el cambio, es necesario que los directivos y todos los que toman decisiones en el día a día lo entiendan y lo hagan suyo. Sus directivos también marcan el tono del proceso de cambio. Inspirar una pasión por el cambio dentro de ellos puede extenderse a aquellos a los que forman y con los que interactúan, permitiendo que la positividad se transmita en cascada de un nivel a otro.

Asegurarse de que sus ejecutivos entienden el cambio que se avecina también les permite responder a las preguntas y resolver los problemas cotidianos que se produzcan y ayuda a mantener la transición en el camino del éxito.

3. Tenga claros sus objetivos

Aunque algunos se resistan al cambio, gran parte de esa resistencia se debe a que no saben qué esperar. Exponer claramente sus objetivos desde el principio asegura a su equipo que puede saber lo que se avecina y cómo podría afectarle.

Tener un objetivo claro da a sus empleados algo específico por lo que trabajar y les ayuda a convertirse en recursos valiosos para conseguirlo. Cuanto mejor entiendan hacia dónde se dirige la empresa, mejor podrán hacer lo necesario para conseguirlo.

Por ejemplo, si su objetivo final es reducir el gasto durante el año, resulta útil especificar dónde se producirán esas reducciones. Tal vez esté implantando un nuevo programa de reciclaje o una iniciativa ecológica para reducir la cantidad de papel de impresora utilizado. Cuando sus empleados conocen los detalles de ese plan, hay menos preocupaciones sobre lo que se va a reducir, y pueden tomar medidas activas para ayudarle a conseguir el resultado deseado.

4. Definir los riesgos

Saber cuáles son los riesgos inherentes al proceso de transición te da tiempo para idear posibles soluciones antes de que se produzca un problema. Exponer los riesgos también permite a tu equipo saber que entiendes cuáles son los riesgos de emprender este cambio y que estás tomando las medidas necesarias para mitigar sus efectos o evitarlos por completo.

Conocer de antemano los posibles riesgos tiene la ventaja añadida de reducir las posibilidades de que usted y sus empleados se vean sorprendidos cuando surja un problema, lo que permite que el trabajo continúe de forma productiva.

5. Muestre empatía

Algunos empleados pueden necesitar ayuda para aceptar el cambio. Una buena forma de inspirar el entusiasmo por los nuevos procesos y políticas es demostrar que entiende lo que están viviendo. Predique con el ejemplo. Hágales ver la forma en que el cambio le afecta a usted y los métodos que utiliza para afrontarlo. Inspire a sus ejecutivos y gerentes para que hagan lo mismo. Forme a sus directivos en cómo tratar los efectos del cambio en sus empleados a nivel individual para que cada miembro de su equipo se sienta valorado y visto.

Algunas formas de mostrar empatía durante un momento de cambio son

  • Vídeos internos: Detallar los diferentes métodos para procesar el cambio, citando su propia experiencia personal.
  • Horario de oficina abierto: Invite a sus empleados a que acudan a usted o a otra persona designada para exponer sus preocupaciones, y luego trabaje activamente para resolverlas. Anime a sus gerentes a mantener su propio horario de oficina.
  • Contrata a un experto en cambios: Si funciona dentro de su estructura, traiga a alguien que pueda traducir esas preocupaciones en planes factibles y capacite a sus gerentes para que hagan lo mismo.
  • Hable con sus empleados: Cuando tenga la oportunidad, simplemente pregunte a sus empleados cómo les va. Ofrezca sus propias historias sobre las formas en que el cambio le está afectando, lo que les permitirá sentirse más cómodos compartiendo sus propias historias.
  • Ofrezca programas de terapia: Algunas empresas ofrecen programas de terapia independientemente de los cambios en curso. Incluso una simple línea telefónica a la que los empleados puedan llamar y hablar de sus sentimientos sobre el cambio puede elevar la moral en el lugar de trabajo.

Ayudar a su equipo a aceptar los nuevos procesos y sus funciones dentro de ellos de forma humana ayuda a construir la unidad de la empresa y el trabajo en equipo, fortaleciendo los cimientos de su empresa durante su transición.

Relacionado: Relacionado: 6 maneras en que la empatía mejora el lugar de trabajo

6. Dé voz a sus empleados

Sus empleados tendrán opiniones sobre los próximos cambios en su empresa. Inclúyalo en su proceso, dándoles oportunidades para que su voz sea escuchada.

Tus empleados están íntimamente familiarizados con las operaciones diarias de tu empresa. Por ello, sus opiniones pueden ser increíblemente valiosas. Celebrar reuniones municipales y otros lugares para que expresen sus preocupaciones les permite alertarle de los problemas actuales del proceso y le ayuda a predecir los futuros. Estas reuniones también sirven como método de crowdsourcing de posibles soluciones a cualquiera de estas preocupaciones a partir de una variada gama de ideas y procesos de pensamiento.

7. Aplicar las ideas que funcionan

Después de haber buscado soluciones entre sus empleados, ponga en práctica las que mejor funcionen. Implicar a sus empleados en el funcionamiento del proceso de transición les hace saber que la empresa no sólo escucha sus preocupaciones, sino que trabaja activamente para resolverlas. Utilizar sus propias soluciones sugeridas les muestra que su voz es valorada por una empresa que se preocupa por ellos.

8. Desarrolle un programa de formación eficaz

La mejor manera de garantizar que los cambios que se avecinan se apliquen de forma eficaz es educar a sus empleados sobre su papel dentro de estos nuevos métodos. Esto empieza por asegurarse de que sus directivos entienden perfectamente los nuevos procesos y son expertos en comunicarlos a los que trabajan por debajo de ellos. Implemente el programa de formación con la suficiente antelación para que sus empleados entiendan lo que se espera de ellos mucho antes de que se produzcan los cambios. Un despliegue temprano también ayuda a determinar si alguna parte de la formación necesita ser ajustada para impartir los nuevos procesos de forma más eficaz a todos los miembros de su equipo.

Relacionado: Guía de 7 pasos para crear un programa de formación eficaz

9. Haz un seguimiento y evalúa el cambio

Haga un seguimiento de los efectos del proceso de transición en su empresa. Sea específico y detallado para poder entender mejor qué partes están funcionando y cuáles no. De este modo, podrá realizar ajustes cuando sea necesario para garantizar que la transición continúe sin problemas. Su seguimiento detallado también sirve como dato para saber si estos cambios están teniendo el efecto deseado en su negocio y, si no es así, ofrece tiempo antes de que el proyecto termine para desarrollar soluciones.

10. Ten paciencia

El cambio no se produce inmediatamente. Mantener la paciencia y la calma durante este periodo de cambio te permite tener la cabeza despejada cuando haya que tomar decisiones.

Mantener la calma ayuda a establecer el tono para el resto del equipo durante el proceso. Aumenta la moral en el lugar de trabajo y ayuda a que la aplicación de los cambios discurra sin problemas hacia sus objetivos.

11. Celebre a sus empleados

Cuando el proyecto termine y usted' haya alcanzado con éxito sus objetivos, incluya a su equipo en la celebración. Hágales saber que se trata del éxito de todos los implicados. Asegúrese de celebrar el duro trabajo de sus empleados y ofrezca su agradecimiento, ya sea mediante recompensas, fiestas u otras bonificaciones, para que sepan que sus contribuciones son apreciadas. Permitir que sus empleados celebren sus logros también ayuda a asegurar su voluntad de trabajar duro en cualquier esfuerzo de cambio organizativo que su empresa necesite emprender en el futuro.

Relacionado: Consejos para liderar el cambio en su equipo

Te recomendamos

¿Qué es el capital social? Ventajas y desventajas de la emisión de capital social

Cálculo de las obligaciones fiscales en 5 pasos

14 métricas empresariales esenciales que los directivos suelen controlar

Habilidades socioemocionales: Qué son y cómo practicarlas

Comprensión de la fórmula de los ingresos marginales

5 métodos de listas de tareas para mejorar la productividad