Cómo gestionar una agenda apretada en 13 pasos

Las agendas ocupadas pueden incluir largas listas de pequeñas tareas, menos tareas pero muy implicadas, o una combinación de ambas. Hay muchas estrategias para gestionar una agenda apretada que pueden ayudar a garantizar la finalización puntual de las tareas. Si tiene una agenda muy apretada, probar algunos de estos consejos puede ayudarle a gestionar su tiempo de forma más eficaz y a completar sus tareas importantes. En este artículo, hablamos de la importancia de gestionar una agenda apretada y ofrecemos 13 formas de gestionar su apretada agenda.

¿Por qué es importante gestionar una agenda apretada?

Es importante gestionar una agenda apretada para aumentar la eficiencia y la productividad. Poner en práctica técnicas eficaces de gestión del tiempo y programación puede ayudarle a optimizar su jornada laboral para obtener el máximo rendimiento. La gestión de una agenda apretada puede demostrar a los empleadores actuales y futuros su capacidad para organizar sus esfuerzos, auto-supervisar sus tareas y completar tanto las responsabilidades complejas como las simples de una manera oportuna y de alta calidad.

Cómo gestionar una agenda apretada

Aquí tienes 13 estrategias que puedes probar para organizar tu apretada agenda:

1. Dividir las tareas grandes en otras más pequeñas

Si un proyecto puede llevar horas, días, semanas o más tiempo, puedes intentar dividir los pasos del proyecto. Hacer esto puede ayudarle a disfrutar de una serie de pequeños logros y a trabajar lentamente hacia el objetivo principal. También puede evitar sentirse abrumado completando una tarea compleja en pasos más pequeños y sencillos. Por ejemplo, si tiene que preparar un manual del empleado de 50 páginas, puede dividir el manual en capítulos y secciones dentro de cada capítulo. A medida que vayas completando cada sección, avanzarás hacia la finalización del conjunto.

2. Dé prioridad a

Priorizar su trabajo puede ayudarle a realizar primero las tareas más importantes, lo que puede ayudarle a aliviar la sensación de estrés o incertidumbre. Hay muchas formas de priorizar las tareas, como por ejemplo por los plazos más cercanos, la importancia del cliente, la importancia personal para usted y las peticiones especiales de la dirección. Al completar primero estas tareas de alta prioridad, puede descubrir que siente menos presión en su jornada laboral porque el trabajo más urgente ya está terminado.

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3. Controle su tiempo

Controlar la cantidad de tiempo que le lleva completar cada tarea puede ayudarle a comprender más fácilmente las áreas de su agenda que necesitan atención. Puedes llevar un registro escrito o utilizar una aplicación de seguimiento del tiempo para controlar el tiempo que dedicas a las diferentes cosas.

Una vez que sepas en qué inviertes tu tiempo diariamente, puedes pensar si necesitas cambiar alguna parte de tu rutina. Puede controlar más estrictamente su tiempo estableciendo plazos para sus tareas. A veces, tener una fecha límite puede animarte a completar tus tareas más rápidamente. Puedes poner un temporizador para recordarte que debes pasar a la siguiente tarea. Si te has dado cuenta de que procrastinas en determinados momentos, considera la posibilidad de establecer tu horario para que coincida con los momentos en los que sueles ser menos productivo para optimizar ese tiempo.

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4. Planifique sus reuniones estratégicamente

Existen estrategias para reducir la cantidad de tiempo que se dedica a las reuniones y, al mismo tiempo, asegurarse de que se alcanzan los objetivos de las mismas. Puede considerar si el tema requiere una reunión en persona o si puede organizar una conversación virtual o telefónica para eliminar el tiempo de desplazamiento.

Si una reunión es esencial, puedes reducir el tiempo que dura enviando el orden del día con antelación, estableciendo un horario estricto, que incluya la hora de finalización, recordando a los participantes el tiempo que queda y manteniendo el número de asistentes relativamente bajo. Con menos personas, todo el mundo puede compartir su aportación en relativamente menos tiempo y puede que le resulte más fácil mantener la conversación en la tarea.

5. Establezca expectativas de rendimiento alcanzables

Si tiene una agenda muy apretada, puede ser útil establecer expectativas alcanzables y realistas. A veces, intentar realizar demasiadas tareas o completar todo a la perfección puede provocar retrasos. Cuando prepare su agenda, intente ser lo más honesto y realista posible sobre sus capacidades. Tus capacidades pueden variar según el día, por lo que es importante que dediques un poco de tiempo cada mañana a reflexionar honestamente sobre la cantidad de elementos que puedes esperar razonablemente completar.

6. Delegar o externalizar algunas de sus tareas

En algunos casos, puede encontrar a otra persona que pueda hacer parte o la totalidad de algunas de sus tareas para ayudarle a centrarse en otras responsabilidades. Dependiendo de tu puesto, puedes identificar a alguien que pueda asumir algunas de tus responsabilidades y asignarle las tareas.

También puede pagar a una persona externa para que realice algunas de sus tareas y así liberar su tiempo de trabajo. Un ejemplo sería contratar a un asistente para que gestione tu agenda y revise tus correos electrónicos, además de avisarte de los urgentes y responder a los demás.

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7. Acepte la cantidad de trabajo que puede manejar de forma realista

Es posible que te sientas presionado para aceptar más trabajo del que puedes completar de forma realista. Esto puede ocurrir si quieres impresionar a los directivos en un nuevo puesto o si te están considerando para un ascenso. Aceptar más trabajo del que puede completar de forma realista puede conducir a veces a una disminución del rendimiento general, como el incumplimiento de los plazos y la reducción de la calidad del trabajo.

Para evitar esto, puedes consultar tu agenda y considerar si una nueva tarea es una de las que puedes trabajar según tus estándares. Si no crees que puedas completar la tarea, sé honesto sobre tus razones al declinarla respetuosamente. Ser selectivo con los trabajos que aceptas puede ayudarte a garantizar que puedes cumplir con todos los plazos y con tus promesas.

8. Mantén una agenda centralizada

Puede resultarle útil preparar un único calendario en el que guarde todas sus tareas diarias, semanales, mensuales y a largo plazo. Al tener todas las tareas pendientes en un lugar centralizado, te resultará más fácil comprobar rápidamente lo que tienes que hacer y si tienes tiempo para emprender tareas adicionales. Esta agenda puede ser digital o física, según lo que te resulte más cómodo. Puedes organizar aún más el calendario codificando las tareas por colores según la urgencia, el tipo o la fecha de vencimiento.

9. Agrupar las tareas

Puedes mejorar tu eficiencia y completar tus tareas más rápidamente si realizas tareas relacionadas o similares al mismo tiempo. Agrupar trabajos relacionados puede aumentar la eficiencia y la productividad porque puede ser más fácil intercambiar entre tareas que requieren el mismo tipo de trabajo. Esto puede incluir cosas como responder a los correos electrónicos, resumir las clases, calificar las tareas o hacer los horarios. Por ejemplo, podrías reservar un tiempo el último lunes de cada mes para hacer el presupuesto de todos los departamentos que supervisas.

10. Aproveche los tiempos muertos inevitables

Durante su jornada, puede encontrarse con momentos en los que no hay un trabajo específico que hacer mientras espera que comience la siguiente tarea. Por ejemplo, puedes ir al trabajo en tren o tener un intervalo de 10 o 15 minutos entre una serie de reuniones. Podrías aprovechar ese tiempo para hacer cosas como contestar correos electrónicos o leer artículos breves.

Considere la posibilidad de preparar con antelación una lista de tareas menores que pueda realizar durante estos periodos de tiempo libre. Con el tiempo, estas tareas menores pueden sumar una cantidad significativa de tiempo productivo que, de otro modo, no podrías utilizar de forma eficiente.

11. Planifique cada día

A algunas personas les resulta útil hacer un programa diario para asegurarse de que han cumplido con todas las tareas importantes cada día. Puede hacer su programa del día siguiente al final de su jornada laboral actual, por la noche antes de acostarse, por la mañana cuando se toma el café o en cualquier momento en que se sienta más preparado para pensar en las tareas del día siguiente.

Cuando prepares tu horario, hay varias estrategias que puedes probar para hacer un uso más eficaz de tu tiempo. Puedes organizar tus tareas para que se ajusten a las horas en las que te sientes más productivo. Por ejemplo, algunas personas se sienten con más energía por la mañana, otras después de comer y otras por la noche. Puedes organizar tus tareas para completar primero los elementos difíciles o complejos y realizar las tareas que más te gustan hacia el final del día. O bien, puedes establecer la tarea que te llevará más tiempo para el principio del día.

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12. Evite las distracciones

A la hora de maximizar el uso de su tiempo, es importante limitar y evitar las distracciones. Es posible que su flujo de trabajo se vea interrumpido por un mensaje de texto o notificaciones de correo electrónico o por empleados que entren en su oficina. En estos casos, puedes evitar distraerte de tus tareas actuales e intentar aumentar tu eficiencia poniendo el teléfono en silencio, poniendo en pausa tu bandeja de entrada, usando auriculares para indicar que estás ocupado o cerrando la puerta de tu oficina.

13. Haz descansos

Aunque la procrastinación puede ser un problema si disminuye su eficiencia y productividad, los descansos programados pueden ser útiles por muchas razones. Si planificas los descansos y los utilizas para relajarte, comer, ocuparte de tareas personales o pensar en otras cosas que no sean el trabajo, puede que descubras que tienes más energía y concentración cuando llegue la hora de volver a trabajar. La clave es programar estos descansos y hacerlos de tiempo limitado para evitar que se conviertan en una herramienta de procrastinación.

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