Mantener un registro de gastos adecuado y conservar los documentos justificativos puede aumentar la eficacia financiera de una organización o entidad sin ánimo de lucro y facilitar la obtención de reembolsos. Los informes de gastos son el método más común y eficaz de seguimiento de los gastos. Pueden variar según la situación y el empleador, pero generalmente tienen un conjunto de requisitos estándar.
En este artículo, respondemos a las preguntas más frecuentes sobre los informes de gastos y las hojas de cálculo de gastos y analizamos por qué son importantes, cómo crearlos y qué incluir en ellos.
¿Qué es un informe de gastos?
Un informe de gastos es un documento interno que una empresa utiliza para hacer un seguimiento de los gastos. Los empleados suelen utilizar los informes de gastos para registrar los costes en los que incurren en el desempeño de su trabajo. Los informes de gastos también pueden utilizarse para hacer un seguimiento de los gastos generales y otros gastos. Los empleados pueden presentar el informe y los recibos de apoyo a sus empleadores para su reembolso. Los empresarios también pueden utilizar los informes de gastos para controlar los gastos generales y otros gastos.
Los empleadores pueden exigir informes de gastos para eventos específicos o grandes gastos, como los viajes de negocios. También es posible que los calculen mensual o trimestralmente para gastos recurrentes, como almuerzos de clientes y material de oficina. Si los gastos de la empresa son habituales para usted, considere la posibilidad de utilizar un programa de contabilidad electrónica y guardar copias digitales de los recibos, lo que puede mejorar la organización, evitar pérdidas y facilitar la búsqueda de registros.
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¿Por qué son importantes los informes de gastos?
Algunos empleadores exigen informes de gastos por el uso de fondos de la empresa por parte de los empleados o para calcular el reembolso si un empleado ha gastado su propio dinero por motivos de trabajo. Para todas las empresas, incluso para los empresarios individuales, los informes de gastos pueden ayudar a la responsabilidad fiscal y a las futuras decisiones presupuestarias. Las empresas también utilizan los informes de gastos y sus correspondientes recibos a la hora de presentar los impuestos o responder a una auditoría.
Cómo hacer informes de gastos
Las normas y prácticas del sector pueden variar, pero algunos elementos permanecen constantes en todos los informes de gastos. Los informes de gastos básicos identifican a la persona que presenta el informe y a la empresa, enumeran los gastos fechados y desglosados, reclaman un total y certifican el documento con su firma. También se pueden adjuntar los recibos correspondientes para corroborarlos.
Estos son los pasos para hacer un informe de gastos básico:
1. Crear o elegir una plantilla
Si su empresa no le proporciona un formulario de informe de gastos, puede encontrar una plantilla o crear la suya propia. Pregunte a un compañero de trabajo o busque un modelo de informe de gastos de su sector para utilizarlo como referencia. Incluya el nombre de su empresa, su nombre completo, su correo electrónico profesional, cualquier número de identificación de empleado que pueda tener y el período de tiempo en la parte superior de su informe. Esto puede ser especialmente importante en empresas grandes que manejan múltiples informes.
2. Personaliza las categorías para que se adapten a tus necesidades
Dependiendo de sus circunstancias, es posible que tenga que omitir o ampliar las categorías comúnmente incluidas en los informes de gastos. Realice cualquier ajuste adicional según los requisitos de su supervisor o las instrucciones de su manual del empleado. Si tiene gastos que requieren un cálculo, como el reembolso por kilómetro recorrido, puede incluir un espacio para mostrar un subtotal.
3. Detallar cada gasto
Los informes de gastos deben ser lo más detallados posible para la elaboración de presupuestos y la rendición de cuentas fiscales, especialmente si no se dispone de recibos. Incluya la fecha de cada transacción realizada, una breve descripción de la compra y el coste. Coteje su informe con los recibos en papel para confirmar sus afirmaciones.
4. Calcule el total
El total debe ser claro, correcto y aparecer al final de tu informe antes de las firmas. Resta los anticipos o dietas que hayas recibido y comprueba dos veces el total para evitar disputas. Además de su propia firma, es posible que necesite que un supervisor firme su informe antes de presentarlo y recibir el reembolso.
5. Incluya los recibos
Asegúrate de que puedes verificar tus gastos guardando los recibos de las compras relacionadas con el trabajo. Puede solicitar un recibo a los vendedores que, en un principio, no ofrezcan uno en el momento de la venta. Tenga en cuenta que el historial de transacciones de su tarjeta de crédito o débito no es un recibo y puede no tener suficiente información para que su empleador lo acepte como prueba de los gastos. Haga una copia de todos los recibos para adjuntarlos a su informe.
6. Presentar el informe de gastos
Siga las directrices de su empresa para presentar su informe de gastos y haga un seguimiento para asegurarse de que se ha recibido y se considera completo. Guarde copias de todos sus informes y recibos para sus propios registros.
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7. ¿Qué es una hoja de gastos?
Una hoja de gastos es un informe de gastos organizado en un formato de hoja de cálculo. Las hojas de cálculo son una forma sencilla de seguir y calcular los gastos mediante un programa informático. Existen muchos programas de software de contabilidad personal y empresarial con plantillas de informes de gastos y la posibilidad de crear los propios. Al igual que un informe, una hoja de cálculo de gastos incluye tu nombre, empresa, fechas, gastos desglosados, subtotal y total.
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3. ¿Cuáles son las ventajas de las hojas de cálculo de gastos?
Existen varias ventajas posibles de utilizar una hoja de cálculo de gastos en lugar de un informe. Por ejemplo, puede que le resulte más fácil añadir gastos a las hojas de cálculo a medida que se producen, en lugar de esperar hasta el final del periodo para contabilizar todos los gastos de una vez. Esto puede reducir las posibilidades de olvidar un gasto o los detalles de una compra al final de un periodo de informe.
Otra ventaja es que las hojas de cálculo permiten realizar búsquedas fácilmente, lo que las hace ideales para informes largos con muchas entradas. También se puede designar un espacio para las firmas cuando llegue el momento de presentar el informe.
¿Qué se incluye en un informe u hoja de gastos?
Las categorías o elementos que debe incluir en su informe de gastos u hoja de gastos pueden variar en función de las políticas de su empresa y de la naturaleza de sus gastos. Consulte a su supervisor o al departamento de RRHH para asegurarse de que sabe lo que esperan ver en su documento. Sin embargo, aquí hay una lista de gastos comunes que a menudo deben incluirse en un informe de gastos u hoja de cálculo:
- Suministros
- Herramientas
- Billete de avión
- Gasolina
- Kilometraje
- Peajes
- Entretenimiento de los clientes
- Alojamiento
- Comidas
- Tarifas de estacionamiento
- Costes de alquiler de coches