Ser un gestor de proyectos de éxito requiere aprender de los esfuerzos anteriores para garantizar que los futuros tengan más éxito. Al final de un proyecto, un análisis de las lecciones aprendidas le permite identificar lo que funcionó bien y dónde hubo problemas. Un protocolo eficaz para cada proyecto también puede ayudarle a maximizar los resultados de su grupo.
En este artículo, analizamos lo que significan las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos, las ventajas de llevarlas a cabo, cómo hacerlas y proporcionamos una plantilla y un ejemplo para usar cuando cree las suyas.
¿Por qué utilizar las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos?
El uso de las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos para examinar el rendimiento de un proyecto y descubrir las lecciones aplicables para futuros esfuerzos es uno de los métodos para obtener una variedad de ventajas en el futuro trabajo de gestión de proyectos. A continuación se exponen algunas de las ventajas del análisis de las lecciones aprendidas en un proyecto:
-
Menos errores: Uno de los principales objetivos del análisis de las lecciones aprendidas es mejorar la eficacia de los empleados. Al identificar las áreas de mejora, se sientan las bases para un rendimiento más consistente en futuros proyectos.
-
Mejorar la identificación de oportunidades Aprender lecciones útiles de proyectos anteriores puede ayudarle a identificar eficazmente las oportunidades y a entender cómo abordarlas en el futuro.
-
Reducción de riesgos: Al realizar el análisis de riesgos en futuros proyectos, esto puede permitirle reducir el efecto esperado o la probabilidad para disminuir el riesgo general del proyecto.
-
Niveles de rendimiento más altos: Considere la posibilidad de utilizar las lecciones aprendidas para aumentar el rendimiento. Destacar los aspectos positivos de su proyecto puede ayudar a su equipo a ser más productivo y a sus proyectos a tener más éxito.
Relacionado: PREGUNTAS FRECUENTES: Fundamentos de la gestión de proyectos
Cómo hacer las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos
Si ocupa un puesto de gestión de proyectos, aprender a realizar el análisis de las lecciones aprendidas puede ayudarle a conseguir mejores resultados en sus proyectos. Tenga en cuenta estos pasos para realizar su análisis de lecciones aprendidas:
1. Establecer objetivos y expectativas
Para realizar un análisis de la ejecución de un proyecto, es beneficioso comprender cuáles eran las expectativas al inicio del mismo. Al crear un conjunto de objetivos y expectativas para un proyecto, se crea una línea de base con la que se pueden medir los resultados del proyecto a su conclusión. Comprender el rendimiento general en relación con las expectativas puede proporcionar un contexto a la hora de realizar la evaluación de las lecciones aprendidas y de identificar las lecciones específicas que se aplicarán en el futuro.
Relacionado: Cómo establecer y alcanzar objetivos
2. Crear un documento de lecciones aprendidas
La creación del documento de lecciones aprendidas permite organizar la información durante un proyecto a lo largo de su ejecución. Contiene información importante, como la causa del incidente, la forma de responder, los resultados de la respuesta y las lecciones aprendidas. Al crear un documento al inicio de un proyecto, puede completarlo a medida que se vaya completando cada fase del mismo. Esto puede proporcionarle una referencia permanente que los miembros del personal pueden consultar cuando trabajen en futuros proyectos.
3. Reunirse para discutir el proyecto
Mantener reuniones con los miembros del personal es una forma excelente de reunir más información sobre la eficacia de un plan. Esto puede incluir una serie de reuniones formales y discusiones informales a lo largo del proceso, desde la planificación y la ejecución hasta el informe. Cada una proporciona sus propios beneficios, y el uso de ambas puede permitirle reunir más información.
4. Crear una atmósfera de honestidad
Cuando se analizan los resultados de un proyecto en la empresa, es importante que los que han trabajado en él se sientan cómodos expresando sus opiniones sinceras. Si se anima al personal a hablar libremente de su experiencia en el proyecto y de las lecciones aprendidas, se aumenta la probabilidad de identificar el mayor número posible de lecciones importantes. Esto puede tener efectos beneficiosos a largo plazo, ya que aumenta la información útil de que dispone para ayudarle a planificar proyectos en el futuro.
Relacionado: Cómo comunicarse mejor con los compañeros de trabajo
5. Evaluar los resultados del rendimiento
Analizar los resultados durante y al final de un proyecto es una parte integral del aprendizaje de valiosas lecciones de un proyecto. Comparar los resultados del proyecto con los objetivos y las expectativas que se fijaron al principio puede ayudar a identificar las áreas en las que se ha destacado y las áreas en las que se puede mejorar. Por ejemplo, si un proyecto de ventas concluye con unos resultados excepcionales entre los consumidores de 25 a 35 años, puedes centrarte en aprender qué aspectos del producto o del marketing atraen a ese grupo demográfico para utilizar esa información en el futuro.
6. Lluvia de ideas sobre futuros cambios
Haz una lluvia de ideas sobre las lecciones que debes aprender y que puedes aplicar a proyectos posteriores. Puede hacerlo tanto de forma individual como durante las reuniones de equipo, lo que permite a los miembros del equipo contribuir y aprovechar las ideas de los demás. Incluir una columna para las formas de aplicar la lección en el futuro puede ayudarte a maximizar el valor que aporta tu documento de lecciones aprendidas.
Relacionado: Cómo aprender de tus errores
Lecciones aprendidas en la plantilla de gestión de proyectos
Si está preparando un análisis de las lecciones aprendidas sobre los resultados de la gestión de su proyecto, esta plantilla le ofrece un marco para su documento:
FechaIncidenteEfectoRespuestaImpactoLecciones aprendidas
Lecciones aprendidas en el ejemplo de gestión de proyectos
Este ejemplo muestra cómo una empresa de desarrollo de software puede aplicar la plantilla de lecciones aprendidas a un proyecto a lo largo de su ejecución con el fin de crear un recurso para la planificación de futuros proyectos:
FechaIncidenteEfectoRespuestaImpactoLecciones aprendidas10/17Módulo de la interfaz gráfica de usuario (GUI) retrasadoEn consecuencia, se retrasó el inicio de la siguiente fase del diseñoSe asignó personal adicional a la codificación de GUIGUI, que recibió la aprobación final con tres días de retrasoAumentar las asignaciones de evaluación de riesgos de programación para todos los módulos principales ayuda a evitar los retrasos de los efectos de arrastre10/26 Algunos miembros del equipo de desarrollo no estaban seguros de las expectativas del proyectoOrganizó una reunión del equipo para discutir el progreso y aclarar las tareas actualesLa mejora de la comprensión llevó a un aumento de la productividad en las semanas siguientesReuniones quincenales para informar del progreso, Las reuniones quincenales de informe de progreso, complementadas con comprobaciones informales, proporcionan al personal la oportunidad de hacer preguntas importantes11/9 El cliente ha solicitado un cambio significativo en el softwareLa finalización de los nuevos requisitos provocará un aumento significativo de personal para el proyecto o una ampliación del plazoReunión programada para el 11/11 a las 2: 00 p. m. para compartir varias opciones de alteraciones y llegar a un nuevo acuerdoEn curso