Cómo realizar varias tareas a la vez en 15 sencillos pasos

Trabajar de forma eficaz y eficiente puede ayudarte a tener éxito en el trabajo, independientemente de la etapa en la que te encuentres. A algunas personas les gusta utilizar una estrategia comúnmente conocida como multitarea para completar muchas tareas al mismo tiempo. En este artículo, explicamos la multitarea y ofrecemos 15 pasos para realizarla.

Habilidades multitarea: Definición y ejemplo

¿Qué es la multitarea y por qué es importante?

La multitarea se refiere a la gestión eficaz de muchas tareas y responsabilidades al mismo tiempo. La mayoría de las veces, la multitarea consiste en cambiar frecuentemente de tarea hasta que todas estén completas. La multitarea puede mejorar la productividad y la satisfacción laboral de algunos profesionales. Hacerlo de forma consciente puede ayudarte a gestionar múltiples conjuntos de objetivos y expectativas en el mismo periodo de tiempo, lo que puede ayudarte a causar una buena impresión en el trabajo también.

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Cómo hacer varias cosas a la vez

Si la multitarea parece ajustarse a tus necesidades de productividad y a tu estilo, puedes maximizar los beneficios tomando decisiones de planificación. Si quieres utilizar la multitarea en tu propia carrera, aquí tienes algunos pasos que puedes seguir:

1. Enumere sus objetivos

Si quieres realizar la multitarea con éxito, empieza por establecer tus objetivos. Haz una lista de lo que tienes que conseguir y cuándo tienes que hacerlo. Trabaja con otros miembros de tu equipo para ayudar a clarificar los objetivos si te resulta útil hacerlo.

2. Omita las tareas innecesarias

A continuación, decida qué tareas de su lista son realmente necesarias. Considere los posibles resultados si deja ciertas tareas incompletas. Si una tarea concreta tendrá un impacto negativo mínimo si no se hace, y un impacto positivo mínimo si se completa, considere la posibilidad de eliminar esa tarea de su lista por completo. Eliminar tareas de tu agenda puede hacer que haya más tiempo disponible para las que quedan.

3. Delegar cuando sea posible

En cuanto a las tareas restantes, considere cuáles puede delegar. Asignar tareas o partes de tareas a otras personas de su equipo puede ayudarle a realizar la mayor cantidad de trabajo posible en el menor tiempo posible.

4. Priorizar las tareas pendientes

Una vez que haya eliminado las tareas innecesarias y haya delegado lo que pueda, debería tener una lista de tareas pendientes que pueda realizar individualmente. Priorice estas tareas según su importancia y urgencia. Considera la posibilidad de utilizar una herramienta como la Matriz de Eisenhower para ayudarte a decidir qué tareas son más importantes.

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5. Automatice lo que pueda

Una vez que haya priorizado el trabajo que pretende realizar, considere la posibilidad de utilizar la tecnología para automatizar lo que pueda. Por ejemplo, si sabe programar, puede escribir un script para responder automáticamente a ciertos tipos de mensajes. También podrías desarrollar una hoja de cálculo para realizar cálculos y ahorrar más tiempo.

6. Agrupar tareas similares

Agrupar tareas similares puede hacer que tu multitarea sea más eficiente porque requiere menos esfuerzo mental para cambiar entre ellas. Por ejemplo, responder a una serie de correos electrónicos y responder a las tareas de las redes sociales casi simultáneamente puede resultar más fácil que cambiar entre responder a los correos electrónicos y organizar los archivos físicos.

7. Calcule el tiempo de trabajo

Después de racionalizar tu lista de tareas, automatizar lo que puedas y agrupar tareas similares, puedes hacer una estimación aproximada del tiempo que te llevará completar tu trabajo. Incorpora los descansos a este tiempo para obtener una estimación más precisa. Saber cuánto tiempo te llevará completar tu lista de tareas puede ayudarte a mantenerte motivado y concentrado cuando hagas varias cosas a la vez.

8. Haz un cronograma

Utilizando los tiempos estimados, elabore un calendario que le ayude a guiar su trabajo. Considera la posibilidad de establecer plazos personales para las tareas o grupos de tareas. Programar tu día por tareas y duración también puede ayudarte a mantener el rumbo.

9. Digitaliza tu lista

Considere la posibilidad de utilizar una herramienta electrónica, como una aplicación de gestión de tareas, para que su multitarea sea aún más eficiente. Algunas aplicaciones de productividad te notifican los plazos y las tareas necesarias. Las versiones electrónicas de herramientas como la técnica Pomodoro también pueden ayudar.

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10. Minimizar las distracciones adicionales

Intenta minimizar las posibilidades de distracciones adicionales cuando realices varias tareas a la vez. Dado que vas a cambiar rápidamente entre múltiples tareas, evitar las exigencias mentales adicionales, como las notificaciones del teléfono y las redes sociales, puede ayudarte a concentrar tu energía en tus objetivos más productivos.

11. Aprovecha los tiempos muertos

Mientras trabajas en tu lista de tareas, fíjate en los momentos que normalmente serían menos productivos y piensa en cómo puedes hacerlos más productivos. Por ejemplo, si estás esperando en el vestíbulo para una cita, puedes utilizar ese tiempo para ponerte al día contestando correos electrónicos. También podrías utilizar un trayecto que de otro modo sería improductivo para completar la lectura o desarrollar presentaciones.

12. Consulte su lista

Cuando gestiones múltiples tareas simultáneamente, recuerda consultar las listas que has creado para mantenerte organizado. Mantén tu lista de tareas físicas, agrupadas por tareas similares, visible en todo momento. Considera la posibilidad de utilizar una herramienta electrónica, como una aplicación móvil, para mantenerte al día.

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13. Realice una sola tarea cuando sea necesario

Si se encuentra con una tarea que requiere una mayor concentración, no dude en cambiar a una sola tarea. A veces es más eficaz aplicar toda su atención a una tarea compleja antes de pasar a la siguiente. Muévete entre las estrategias multitarea y monotarea en función de las características y la complejidad de cada tarea.

14. Haz pausas periódicas

Tomar descansos periódicos también puede ayudarte a mantener la productividad. Si notas que la multitarea te provoca fatiga mental o física, considera la posibilidad de tomar un descanso para refrescar tu energía. También puedes programar descansos periódicos utilizando una alarma o un temporizador. Puede que descubras que vuelves a la multitarea más productivo de lo que eras antes de la pausa.

15. Reflexionar periódicamente

Cuando estés realizando varias tareas a la vez, reflexiona periódicamente sobre tus progresos. Determina si estás trabajando en las tareas más importantes en función de tus prioridades antes de empezar a trabajar. Modifica tu lista de tareas y prioridades según sea necesario.

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