Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel en 4 sencillos pasos

El uso de un diagrama de Gantt le ayuda a determinar la mejor manera de asignar los recursos humanos y financieros para gestionar un proyecto de manera eficiente. Un diagrama de Gantt es una sencilla herramienta de gestión de proyectos que te ayuda a hacer un seguimiento de las tareas del proyecto y a estimar su duración.

En este artículo, explicaremos cómo crear diagramas de Gantt e implementarlos en su estrategia de gestión de proyectos.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

En la gestión de proyectos, un diagrama de Gantt es un gráfico de barras que utiliza una escala de tiempo para su eje horizontal y tareas para su eje vertical. Un diagrama de Gantt puede crearse utilizando una lista de tareas para su eje vertical y una escala de tiempo para su eje horizontal. Puede dividir la escala de tiempo en períodos de tiempo como semanas, meses o días. Las barras del gráfico estarán entre las fechas de inicio y finalización de cada tarea del proyecto.

Un diagrama de Gantt también puede mostrar el progreso de cada tarea. Algunas aplicaciones permiten mostrar el porcentaje de finalización de cada tarea en el gráfico.

Otros programas informáticos ofrecen la función de subtarea, que resulta especialmente útil para dividir el proyecto en tareas manejables y repartir el trabajo entre los miembros del equipo. Las subtareas suelen aparecer sangradas bajo su tarea principal.

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Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel

Crear un diagrama de Gantt como hoja de cálculo en Excel puede ser sencillo y cómodo. Puedes seguir estos pasos para crear un diagrama de Gantt:

  1. Empieza por crear tres columnas en Excel. En el primero, introducirás los nombres de las tareas. En la segunda, pondrás su fecha de inicio y en la tercera, su duración.

  2. Seleccione las tres columnas. En la pestaña Insertar, haz clic en el símbolo del gráfico de barras y aparecerá un menú.

  3. Haz clic en «barra apilada». El programa creará un gráfico de barras apilado con los nombres de tus tareas en el eje vertical y una línea de tiempo en el eje horizontal.

  4. Descargue una plantilla de diagrama de Gantt. Seleccione Archivo > Nuevo, y luego utilizar el cuadro de búsqueda para encontrar la plantilla adecuada para usted. En la página de la plantilla, haga clic en Crear. El software abrirá una nueva hoja de cálculo para usted con la plantilla elegida, para que pueda introducir sus datos.

¿Quién utiliza los diagramas de Gantt?

Las grandes empresas pueden tener diferentes departamentos trabajando en el mismo proyecto. Por ejemplo, es posible que el departamento de marketing tenga que trabajar en estrecha colaboración con el departamento de informática para llevar a cabo una determinada tarea.

En este caso, los diagramas de Gantt pueden representar una herramienta útil que facilita la comunicación entre cada miembro del equipo. Aquí’hay una lista de trabajos en los que el uso de diagramas de Gantt es muy común:

  • Los gerentes: Los directivos tienen el deber de mantener a todos los miembros del equipo en la misma página en lo que respecta a los plazos. Un diagrama de Gantt puede ser útil para comunicarse de forma más eficiente.

  • Investigadores académicos: En EE.UU., algunas instituciones de investigación han implementado gráficos Gantt para mostrar datos estadísticos.

  • Trabajadores de finanzas: En este campo, a menudo se utilizan diagramas de Gantt para mostrar información sobre préstamos y tarjetas de crédito.

  • Gerentes de construcción: Estos profesionales utilizan diagramas de Gantt para gestionar las tareas y expectativas de los contratistas y demás personal mientras trabajan para completar un proyecto.

  • Maestros: Los educadores suelen utilizar diagramas de Gantt para ayudar a los estudiantes a gestionar sus proyectos educativos de forma más eficiente. Los profesores de historia también pueden utilizarlos para representar líneas de tiempo.

  • Responsables de marketing: Estos profesionales utilizan diagramas de Gantt para planificar los eventos de marketing. Esta herramienta les facilita la realización de cambios de última hora cuando es necesario.

Cómo leer los diagramas de Gantt

Sigue estos pasos para leer con precisión un diagrama de Gantt:

  1. Lea la escala de tiempo. En un diagrama de Gantt, cada tarea se mide en función del tiempo, por lo que el primer paso es observar la escala de tiempo horizontal. Esto proporciona una visión completa del proyecto y su fecha prevista de finalización.

  2. Fíjate en la columna vertical que representa todas las tareas. Esta columna enumera los pasos necesarios para completar el proyecto, por lo que puede empezar a planificar cuántos miembros del equipo tendrán que participar. Cada tarea requerirá una habilidad concreta, por lo que tendrá que conocer los puntos fuertes de cada miembro del equipo y cómo utilizarlos eficazmente en el proyecto.

  3. Lee las barras horizontales. Estas barras representan el tiempo que requerirá cada una de las tareas y qué tareas se solapan con las demás. Esto puede ayudarle a asignar plazos realistas a cada miembro del equipo. Si su diagrama de Gantt muestra el porcentaje de finalización de cada tarea, podrá visualizar de un vistazo si es probable que su equipo incumpla un plazo.

  4. Compruebe si hay otros elementos. Otros programas de diagramas de Gantt muestran el nombre del miembro del equipo que está realizando la tarea cerca de cada barra horizontal. De este modo, los responsables de RRHH pueden asegurarse de que nadie tiene demasiadas tareas que realizar al mismo tiempo.