Cómo hacer un estado financiero

La elaboración de estados financieros periódicos forma parte de las actividades básicas de una empresa. Los estados financieros proporcionan la información necesaria para sacar conclusiones sobre la salud de un negocio y organizar los registros financieros de una empresa. En este artículo, definimos qué es un estado financiero, repasamos los pasos para crear un estado financiero y revisamos los beneficios de producir estados financieros.

¿Qué es un estado financiero?

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Un estado financiero es un informe que muestra la actividad financiera de una empresa. Los estados financieros suelen abarcar meses, trimestres o años, pero pueden cubrir cualquier periodo de tiempo.

Los propietarios de pequeñas empresas y los contables suelen crear estados financieros para planificar puntos de referencia y controlar si una empresa está alcanzando sus objetivos. Las organizaciones sin ánimo de lucro y las entidades gubernamentales también utilizan los estados financieros para organizar sus finanzas. Las empresas con accionistas utilizan los estados financieros para comunicar el bienestar financiero de la empresa a los inversores actuales y potenciales. Estas entidades pueden utilizar esta información para determinar cuánto dinero puede gastar una empresa.

Los accionistas también utilizan los estados financieros para revisar el estado de sus inversiones en las empresas, lo que puede ayudarles a mantenerse involucrados en el bienestar de la empresa.

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Cómo hacer un estado financiero

Los programas informáticos pueden recopilar los elementos del estado financiero, lo que reduce los errores humanos y ahorra tiempo. Utilizar un programa para hacer un seguimiento de los gastos y beneficios de tu empresa puede ayudar a automatizar el proceso de creación de los estados financieros. Sin embargo, aunque utilices un programa informático para elaborar los estados financieros, es importante que aprendas a leer un estado financiero y a sacar conclusiones de su contenido.

Los siguientes son los pasos a seguir para realizar un estado financiero:

1. Determine la información que desea incluir en su estado financiero

El primer paso para crear un estado financiero es pensar qué información quiere comunicar con el estado. Por ejemplo, tal vez quiera una forma de representar visualmente la cantidad de dinero que entra y sale de su empresa durante un período determinado, en cuyo caso un estado de flujo de caja se ajustaría a la situación. O tal vez quiera ver los ingresos netos de su empresa, lo que puede mostrar una cuenta de resultados.

Considerar la información que desea en un estado financiero puede ayudarle a elegir qué tipo de estado financiero es el adecuado para sus necesidades.

2. Elegir el tipo de estado financiero

Hay varios tipos de estados financieros, y cada uno de ellos puede darte una perspectiva diferente sobre la marcha de una empresa. Estos son algunos de los tipos de estados financieros más conocidos:

Balance

Un balance muestra los activos y pasivos de una empresa y el equilibrio entre ellos. Es una forma de medir el valor o el patrimonio de la empresa. Estos son los componentes de un balance:

  • Activos: Los activos son cualquier cosa que posea una empresa. Un ejemplo de activo es la cuenta de ahorros de una empresa.
  • Pasivos: Los pasivos son todo lo que una empresa debe. Un préstamo es un ejemplo de pasivo para una empresa.
  • Equidad: Los fondos propios de una empresa, es decir, los activos restados de los pasivos, muestran su valor.

Declaración de ingresos

Una cuenta de resultados (también llamada cuenta de pérdidas y ganancias) muestra la cantidad de ingresos y gastos de una empresa. Estas son algunas de las cosas que incluyen las cuentas de resultados:

  • Beneficio bruto: El beneficio bruto de tu empresa es la cantidad de dinero que gana antes de deducir cualquiera de sus costes.
  • Gastos de explotación: Se trata de todo aquello que permite que la empresa siga funcionando. Algunos ejemplos de gastos de funcionamiento son los préstamos, el alquiler y el inventario.
  • Gastos no operativos: Cualquier gasto que no esté relacionado con las funciones principales de la empresa es no operativo. Un tipo común de gasto no operativo es el interés de los préstamos.
  • Ingresos netos: Los ingresos netos son los gastos que se restan del beneficio bruto del negocio.

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Estado de flujo de caja

Un estado de flujo de caja muestra el dinero que entra y sale de su negocio. A diferencia de los ingresos netos, el flujo de caja muestra la diferencia en el valor en efectivo de su negocio. Un estado de flujo de caja es una buena manera de mostrar los cambios en el flujo de caja a lo largo del tiempo para un negocio. Estos son los elementos de un estado de flujo de caja:

  • Ingresos: Enumera cada fuente de ingresos de tu negocio y su importe.
  • Gastos: Enumera cada fuente de gasto y su importe.
  • Totales: Puedes incluir una fila de totales para ver los ingresos y gastos totales del negocio.

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Estado de cuentas de los accionistas

Puede elaborar un estado de fondos propios a partir de un balance para mostrar a los accionistas las ventas y recompras de acciones. Estos son algunos de los valores que podría mostrar un estado de fondos propios:

  • Acciones ordinarias: Las acciones ordinarias son las acciones estándar de la empresa.
  • Acciones de tesorería: Son acciones que la empresa emisora vuelve a comprar.
  • Acciones preferentes: Las acciones preferentes suelen tener más activos que las comunes.
  • Retención de ganancias: Es la cantidad de ingresos que tiene una empresa después de haber pagado a sus accionistas.

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3. Formatea tu estado financiero

Los estados financieros deben ser fáciles de leer y presentar la información con claridad. El software puede ayudarle a incorporar un formato adecuado a sus estados financieros para lograr estos objetivos. A continuación, le indicamos algunos aspectos que debe tener en cuenta a la hora de dar formato a sus estados financieros:

  • Tamaño del texto: El tamaño de la fuente debe ser lo suficientemente grande como para que sea fácil de leer, pero lo suficientemente pequeño como para que no resulte abrumador.
  • Colores: Un poco de color puede hacer que sus estados financieros sean atractivos para los lectores y enfatizar la información importante, pero sea conservador con el color. Algunas personas encuentran que alternar el color de fondo de cada línea de un estado financiero (blanco y gris, por ejemplo) ayuda a que los estados financieros sean más fáciles de leer.
  • Organización: Denota claramente las diferentes secciones de un estado financiero para facilitar su lectura.

Estos son algunos consejos para dar formato a cada sección de un estado financiero:

  • Balance de situación: Utilice encabezados sobre el activo, el pasivo y el patrimonio neto para denotar claramente los diferentes saldos. Enumere cada tipo de activo, pasivo o patrimonio neto y sus importes. Incluya un total de cada elemento al final de cada sección.
  • Declaraciones de la renta: Incluya un encabezado sobre cada sección de la cuenta de resultados. Enumere los gastos por tipo con sus valores. Incluya los totales al final de cada sección.
  • Estados de tesorería: Un estado financiero suele mostrar el flujo de caja con el gasto neto entre paréntesis y el ingreso neto sin paréntesis.

Ventajas de elaborar estados financieros

A continuación le presentamos algunas ventajas de crear y utilizar estados financieros:

  • Forma eficaz de hacer un seguimiento de los gastos: Los estados financieros pueden ayudarte a ver cuánto dinero está ganando una empresa y si un negocio está gastando más dinero del que recibe.
  • Puede mostrar el éxito de un negocio': Los estados financieros también dan a la empresa y a sus accionistas la confianza de que el negocio va en la dirección correcta.
  • Destacar dónde puede mejorar la empresa: También puede dar a las empresas una señal de alerta temprana de que algo va mal. Incluso los estados financieros con señales de advertencia son activos porque dan a las empresas una idea de lo que tienen que mejorar.

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