Mantener la productividad es esencial para un director de proyecto y su equipo. Se puede utilizar un gráfico PERT para crear un calendario para cada fase del proyecto, mostrando lo que se espera de los miembros del equipo y sus funciones. Un gráfico PERT es un diagrama y una hoja de cálculo que muestra el orden en que se producen los pasos, así como sus relaciones.
En este artículo, definimos un gráfico PERT y sus propósitos, y explicamos cómo hacer uno para su equipo de gestión de proyectos.
¿Qué es un gráfico PERT?
Los gestores de proyectos pueden utilizar un gráfico PERT para organizar las tareas de un trabajo. El gráfico PERT calcula el tiempo que tardará el equipo en terminar todo el proyecto, así como el tiempo que tardará en terminar las tareas individuales. Los profesionales pueden seguir su progreso y producir el trabajo en fases secuenciales observando las relaciones entre las etapas.
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Usos de un gráfico PERT
Un gráfico PERT es útil para proyectos que requieren mucho tiempo y que tienen varias fases que exigen la contribución de varios empleados. He aquí otros usos de un gráfico PERT entre los equipos de gestión de proyectos:
- Reúne los recursos necesarios: Un diagrama PERT describe los pasos de una empresa complicada, lo que facilita a un gestor de proyectos la evaluación de los materiales y fondos que necesita para terminar el proyecto a tiempo. Pueden reservar recursos para cada etapa, evitando el despilfarro y registrando el consumo del presupuesto de la organización.
- 2. Delegar tareas: Con un calendario exhaustivo, los directores de proyecto pueden asignar tareas al equipo en función de las habilidades técnicas y la disponibilidad, al tiempo que establecen expectativas claras. También pueden utilizar el gráfico PERT para supervisar el rendimiento del trabajo del equipo y orientarlo para que alcance sus objetivos.
- Identificar los puntos fuertes del plan: El contenido del gráfico PERT revela las estrategias exitosas y no exitosas, lo que permite al equipo mejorar su enfoque y centrar los recursos en las técnicas que están funcionando. Una evaluación coherente puede ahorrar recursos y tiempo.
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4. Elementos de un gráfico PERT
Los elementos de un gráfico PERT suelen aparecer en una hoja de cálculo y un diagrama. Incluyen:
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Nodo: El nodo indica las tareas de un proyecto. En un diagrama, un círculo puede representar un nodo.
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Vector: El vector es la secuencia cronológica, que suele aparecer como una línea en un diagrama. Por ejemplo, si hay dos círculos en un gráfico, hay una línea entre ellos para mostrar el tiempo que se tardó en pasar de la primera tarea a la segunda.
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Nombre de la tarea: El nombre de la tarea especifica la tarea que el equipo debe completar. Por ejemplo, un nombre de tarea «solucionar los problemas de los productos» puede significar probar los productos para asegurarse de que funcionan correctamente.
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Identificación de la tarea: Las hojas de cálculo también pueden incluir un número o letra de identificación de la tarea, lo que limita la cantidad de texto en el gráfico PERT.
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Duración: La duración es una estimación del tiempo que puede llevar terminar la tarea. Un gráfico PERT puede representar la duración en días o semanas, según la complejidad del proyecto.
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Fecha de inicio y fin: La fecha de inicio y la de finalización suponen la línea de tiempo del gráfico PERT. La fecha de inicio muestra el momento en que el equipo debe ejecutar la tarea, y la fecha de finalización representa la fecha límite.
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Cómo hacer un gráfico PERT
Sigue estos pasos para diseñar un gráfico PERT:
1. Identificar las tareas e hitos del proyecto
Contempla lo que el equipo necesita hacer para alcanzar los objetivos de la organización. Considere la posibilidad de combinar dos tareas similares en una sola para limitar la cantidad de información en el gráfico PERT y facilitar su interpretación. Por ejemplo, si el análisis de datos y la compilación de un informe son necesarios para un proyecto, puede definir ambos como informes de análisis de datos.
A continuación, construye la línea de tiempo del gráfico identificando los hitos, puntos que muestran cuándo termina una fase y comienza otra. Por ejemplo, un hito aparece entre las fases de investigación y planificación, lo que significa que el equipo ha terminado la investigación y ahora pasa al desarrollo de la estrategia. Los hitos pueden demostrar el progreso que ya has hecho en tu proyecto.
2. Determinar las relaciones entre las tareas
Es esencial que el equipo de gestión del proyecto comprenda cómo una tarea influye en otra. Sus dependencias determinan la secuencia de eventos del gráfico PERT. Organice la lista de pasos empezando por el que tiene que venir primero, seguido de los siguientes.
Por ejemplo, supongamos que un proyecto tiene tres tareas principales, que incluyen el diseño, la resolución de problemas y la fabricación. El proceso de fabricación depende de la finalización de la resolución de problemas, que a su vez depende de la finalización de la fase de diseño. Por lo tanto, el equipo sabe que puede empezar a fabricar el producto sólo después de haberlo probado y diseñado con éxito.
3. Calcule la duración de la tarea
Crea una aproximación realista del tiempo que puede llevar terminar cada una de las tareas. Puede indicar la duración en días, semanas o ambos para ser lo más específico posible. El equipo puede aprender a mantener el calendario del gráfico PERT. La duración les indica cuánto tiempo tienen para ejecutar una tarea antes de que les toque ejecutar otra.
4. Introduce la información en el gráfico
Introduce los detalles del proyecto en un gráfico PERT en un documento compartible, como una hoja de cálculo. Considere la posibilidad de crear columnas separadas para cada detalle. Estos son los elementos que puedes incluir y ejemplos de cómo escribirlos:
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Nombre e identificación de la tarea: El nombre de la tarea es «investigación.» El número de identificación es «2,» lo que indica que es el segundo paso del proceso.
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Fecha de inicio y fin: La fecha de inicio es el 21 de mayo, cuando los miembros del equipo comienzan a reunir recursos. La fecha de finalización es el 30 de mayo, cuando el plan espera que el equipo haya completado la investigación.
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Duración: La duración de la tarea de investigación es de nueve días, una estimación.
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Tarea previa: La tarea anterior es «1,» que representa la fase de lluvia de ideas. El equipo necesita una lluvia de ideas antes de pasar a la investigación.
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Tarea de éxito: La tarea siguiente es «3,» que representa la fase de aprobación del cliente. El equipo tiene que investigar sus ideas antes de solicitar la aprobación del cliente.
El diagrama del cuadro PERT ilustra las dependencias de las tareas y los hitos. Dibuje un círculo para cada tarea e introduzca el nombre o número de identificación dentro del círculo. A continuación, conecte los círculos con líneas y escriba la duración sobre las líneas. También puede utilizar flechas para mostrar la sucesión de eventos. Para los hitos, dibuje cuadrados e insértelos entre cada fase. Por ejemplo, coloca un cuadrado después del círculo de la investigación y antes del círculo de la aprobación del cliente.
Consejos para hacer un gráfico PERT
Revise los siguientes consejos para obtener más información sobre la creación de un gráfico PERT para su próximo proyecto:
Establecer un proceso de edición formal
Un proceso de edición formal puede permitirle hacer un seguimiento de los cambios en el gráfico PERT y explicar esos cambios a su equipo. Designa a un empleado para que apruebe las ediciones antes de que el equipo las aplique en el diagrama.
Por ejemplo, como director de proyecto, puede proponer que los empleados se reúnan con usted para discutir formas de mejorar el calendario del proyecto. Si estás de acuerdo con su perspectiva, puedes organizar una reunión con tus empleados para instruirles sobre cómo los cambios afectan a las dependencias de las tareas, lo que puede evitar confusiones y garantizar que todos sigan la información actualizada mientras trabajan. Considere la posibilidad de instituir los pasos del proceso de edición mientras realiza el gráfico PERT.
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Clasifica el cuadro con códigos de colores
Las categorías codificadas por colores pueden facilitar al equipo la lectura e interpretación del contenido del gráfico PERT. Considere la posibilidad de asignar un color a cada subgrupo del equipo. También puede pegar colores para indicar las etapas del proyecto. Por ejemplo, el amarillo puede representar las fases preliminares, el azul el punto medio y el verde la finalización del proyecto. Resaltar el color rojo en el gráfico puede representar un problema que el gestor del proyecto debe abordar inmediatamente.
Después de etiquetar las secciones del gráfico PERT, cree una leyenda que traduzca el significado de los colores y péguela en la parte inferior del diagrama donde los miembros del equipo puedan consultarla fácilmente.
Construye varios gráficos PERT
Si su proyecto implica a varios departamentos y empleados, puede ser beneficioso construir un gráfico PERT para cada subgrupo de su equipo. Los gráficos individuales pueden plasmar los hitos del proyecto y esbozar las tareas específicas relacionadas con la especialidad de ese departamento, lo que puede facilitar a los profesionales la comprensión de sus funciones.
Considera la posibilidad de crear un gráfico PERT general que indique la fecha ideal de finalización de todo el proyecto y una visión general de los costes totales, y comparte ese proyecto con toda la organización. A continuación, designe a un líder de cada división para que elabore un gráfico PERT más detallado para su equipo, que usted podrá aprobar antes de que comience la ejecución del proyecto.
Invierta en un software de gráficos PERT
Un programa de software ofrece plantillas personalizables para crear un gráfico PERT. Por ejemplo, si su equipo de gestión de proyectos es pequeño, puede optar por un diagrama sencillo. Si tu proyecto tiene pasos complicados, puedes introducir la información en una plantilla más avanzada. Considera la posibilidad de ver tutoriales para aprender a navegar por el software antes de construir el diagrama y asegurarte de que los miembros de tu equipo puedan comprender el contenido de manera efectiva.