Cómo hacer un horario de trabajo diario

Con una gran cantidad de tareas laborales y plazos que cumplir, los días de la semana son ajetreados y, a veces, abrumadores. Ahí es donde una agenda diaria bien ejecutada puede ayudar. Un horario de gestión del tiempo puede ayudarle a programar su vida, priorizando y organizando las tareas importantes para eliminar las preocupaciones y aumentar la productividad. Esta guía le ayudará a comprender el valor de un horario diario y también le ofrecerá consejos sobre cómo crear un horario que realmente siga (y del que se beneficie).

¿Qué es un cronograma?

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Muchas personas utilizan los calendarios para registrar y recordar los próximos eventos. Las agendas pueden organizar tareas profesionales como reuniones, proyectos y tareas, así como prioridades personales como eventos con amigos, citas con tu pareja, rutinas de entrenamiento y obligaciones familiares. Puedes crear una agenda en el formato o estilo que más te convenga.

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¿Por qué es importante seguir un calendario?

Con un calendario establecido, puedes planificar todos los proyectos y reuniones con antelación. Enumerar y planificar las tareas que tienes que completar puede ayudarte a liberar tu mente de cualquier elemento pendiente que esté desordenando tu cerebro. También te ayuda a clasificar cada tarea. Con un calendario que funcione, puedes planificar cuándo hay que terminar cada tarea y cuánto tiempo puede llevar;

Elaborar un calendario sólido que utilices de forma constante puede ayudarte a aumentar tu capacidad de gestión del tiempo y de organización. Al utilizar un calendario, puedes planificar cada proyecto en consecuencia y ordenar tus tareas. Ciertos elementos pueden ser priorizados y programados para ser completados antes que otros;

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Cómo hacer una programación

La forma de elaborar tu propio horario depende de tus necesidades organizativas específicas. Algunas personas son más productivas cuando planifican todo el día, mientras que otras prosperan programando sólo las tareas más grandes o complicadas. Cuando crees un horario diario, intenta permitirte ser flexible. Presta atención a qué método te permite ser más productivo. Estos son los pasos que debe seguir para elaborar el mejor horario para usted:

1. Busque su plantilla de programación preferida

A medida que comience a hacer su primer horario de éxito, la búsqueda de diferentes plantillas, calendarios y listas de tareas. Vea qué formatos y estilos se ajustan a su personalidad y a sus necesidades de programación. Tal vez un estilo de calendario funcione mejor para la rutina. Tal vez, prefiera una plantilla de horario de lunes a viernes. Puede que la programación de las tareas diarias le resulte más eficaz si utiliza un horario en línea que si compra uno de papel en la tienda. Mira qué opciones hay y elige la que más te guste.

2. Crea una lista de tareas u objetivos a completar

Antes de introducir nada en tu agenda, haz una lista de las tareas específicas, los plazos y los objetivos que pretendes alcanzar. Enumérelos en el orden que desee. Analice cada tarea y proporcione una estimación del tiempo que le llevará. Priorice según la importancia de la tarea.

3. Decidir cuánto tiempo dedicar al trabajo y a las tareas personales

Si decide incorporar tareas personales a su programa diario, asegúrese de calcular el tiempo que le llevarán. Como siempre, empieza por las tareas profesionales obligatorias y luego añade las personales en las franjas de tiempo disponibles. Recuerda que no debes olvidar un equilibrio saludable entre la vida laboral y la personal. Se recomienda intentar presupuestar al menos dos horas de tiempo personal cada día;

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4. Añada las tareas a su agenda

Una vez organizadas tus tareas, introdúcelas en tu agenda. Intenta añadir primero las tareas más importantes en franjas horarias más amplias. Añade en segundo lugar las tareas mundanas o repetitivas del trabajo. A continuación, añada las tareas personales en los huecos de tiempo adicionales. Mantenga algunas franjas de tiempo abiertas a lo largo de la semana para tener tiempo para las pausas, el descanso o los imprevistos.

5. Supervise y añada constantemente a su calendario

Uno de los factores más importantes para un calendario es comprometerse con él. Puede haber momentos en los que los imprevistos interfieran con su programa de tareas diarias. Traslade tranquilamente estas tareas a otras franjas horarias abiertas o ajuste su horario en consecuencia. Si crea un horario con muchas franjas horarias abiertas, debe haber tiempo disponible para la flexibilidad y los acontecimientos imprevistos.

Si aparecen nuevos acontecimientos a lo largo de la semana, recuerde añadirlos a su agenda y revisarla. Supervisar y hacer adiciones a su horario de forma constante puede ayudar a crear el hábito de utilizar su horario con regularidad.

Consejos para hacer un plan y seguirlo

Una vez que hayas hecho tu calendario, intenta seguirlo a diario. Estos son algunos consejos que le ayudarán a cumplir el horario que se ha fijado.

Determina tu cantidad de incremento

Cuando construyas tu calendario, decide cuántos minutos a la vez quieres planificar. Por ejemplo, si tienes tareas pequeñas que sabes que no te llevarán mucho tiempo, puedes programar una nueva tarea para que se complete cada diez minutos;

La planificación por incrementos de tiempo ayuda a mantener la coherencia, la claridad y la facilidad de seguimiento de tu agenda. Si espera que las tareas más grandes se realicen en días diferentes, cambie las cantidades de los incrementos a marcos de tiempo más amplios, como de 30 minutos a una hora.

Date tiempo suficiente para completar las tareas

Al planificar el calendario, asegúrese de tener en cuenta que algunas tareas pueden tardar más de lo previsto en completarse. Por ejemplo, si cree que un proyecto de gran envergadura puede tardar una hora en completarse, programe su finalización en una hora y media. Siempre es mejor sobrestimar y disponer de tiempo extra que llegar tarde y arriesgarse a parecer irresponsable.

Realiza las tareas más exigentes cuando seas más productivo

Determine las horas del día en las que es más productivo y programe sus tareas más difíciles y que requieren más tiempo en esas franjas horarias. Terminar las tareas difíciles cuando eres más productivo te ayudará a reducir el estrés que supone cumplir los plazos. También puede evitar que procrastines cualquier tarea no deseada.

3. Manténgase alejado de posibles distracciones

Asegúrate de que tu entorno de trabajo esté libre de distracciones. Apaga el teléfono, cierra los sitios web no relacionados con el trabajo y sigue el horario. Recuérdate a ti mismo que una vez que hayas completado tus tareas programadas tendrás un descanso (que ha sido programado) para revisar tu teléfono o tu correo electrónico personal.

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