Cómo hacer una combinación de correspondencia con Microsoft Office

La posibilidad de personalizar muchos documentos a la vez es una práctica función de Microsoft Office llamada combinación de correspondencia. Puedes utilizarla para enviar mensajes masivos o para reencontrarte con viejos conocidos. Si quieres ahorrar tiempo en la personalización de documentos, te conviene familiarizarte con la combinación de correspondencia.

En este artículo, definimos la combinación de correspondencia, explicamos por qué querría usar una combinación de correspondencia, discutimos cómo completar una combinación de correspondencia y enumeramos consejos para el éxito.

Guía completa para el marketing de boletines informativos

¿Qué es el mail merging?

La combinación de correspondencia es el proceso de utilizar una plantilla de Microsoft Word para personalizar varios documentos utilizando información de contacto importada de una hoja de cálculo. Para realizar la combinación de correspondencia, debe tener una hoja de cálculo o un documento de Microsoft Outlook que contenga la información de los contactos. Los campos que desee rellenar con la información de la hoja de cálculo también deben estar presentes en la plantilla. Este proceso puede utilizarse para insertar una amplia gama de datos, como nombres y apellidos, direcciones y nombres de empresas, por lo que es excelente tanto para uso corporativo como personal.

Relacionado: Cómo demostrar el dominio de Microsoft Office en un currículum

¿Por qué es conveniente utilizar una combinación de correspondencia?

La fusión de correo puede ahorrarle tiempo y facilitarle el envío de muchos documentos a la vez. Por ejemplo, digamos que usted trabaja para un consultorio odontológico y quiere enviar una actualización de primavera para desear a todos sus clientes una feliz primavera e informarles de que el consultorio estará cerrado durante una semana en abril. Para que estas cartas sean más personales, podría incluir el nombre de cada cliente en el saludo. Introducir manualmente el nombre de cada cliente en un nuevo documento sería largo y tedioso, pero si utiliza una combinación de correspondencia, puede automatizar el proceso de personalización.

Otra posibilidad es ponerse al día con los compañeros de un trabajo anterior enviándoles cartas. Puede preguntarles cómo les va, cómo va su carrera y si les gusta el lugar donde viven. En lugar de escribir cada carta por separado, puedes crear una plantilla, y en lugar de escribir el nombre de cada compañero de trabajo individualmente, puedes crear una hoja de Excel con su información. Esta hoja de cálculo puede incluir su nombre, dirección, trabajo y ubicación. Al utilizar la combinación de correspondencia, puedes introducir automáticamente la información de la hoja de cálculo en el documento de Word y personalizar todas las cartas a la vez.

Relacionar: Los 25 mejores consejos de Excel para optimizar su uso

Cómo hacer una combinación de correspondencia

Siga estos cinco pasos para completar con éxito su combinación de correspondencia:

1. Cree su fuente de datos

A veces, por ejemplo, si tiene una lista de correo, esta fuente de datos puede estar ya lista para ser utilizada. Sin embargo, si no tiene una hoja de cálculo de datos para utilizar en su combinación de correspondencia, cree una que tenga una sección para cada pieza de información que necesite personalizar. Asegúrese de formatear esta hoja de cálculo correctamente. Es importante que los títulos de las columnas de la hoja de cálculo coincidan con los valores que vas a introducir en Word. Todos los datos que quieras utilizar en tu documento de Word deben estar en la primera página de la hoja de cálculo.

2. Escriba su plantilla

Aunque puede hacerlo más tarde, el siguiente paso suele ser redactar su correo electrónico o carta como una plantilla en un documento de Word. Una vez hecho esto, sabrá dónde quiere introducir los diferentes campos de datos antes de comenzar la combinación de correspondencia. Cuando esté escribiendo, no se preocupe por el saludo u otros campos que piense importar de su hoja de cálculo, ya que Word le ayuda a organizarlo.

3. Vaya a la pestaña Mailings e inicie la combinación de correspondencia

Seleccione «Correos» en la parte superior del documento de Word, y haga clic en el botón que dice «Iniciar Mail Merge.» En la parte inferior de la lista desplegable, haga clic en «Asistente de Mail Merge paso a paso.» Elija entre cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas y directorios. Si usted & apos; ya ha escrito su carta en el documento actual, elija la opción de utilizar su documento actual. De lo contrario, puede empezar con una plantilla o utilizar un documento diferente.

4. Añade los destinatarios y los campos de datos

A continuación, deberás introducir tu lista de destinatarios o importar la lista desde tu hoja de cálculo haciendo clic en «Examinar» y seleccionando la hoja de cálculo correspondiente de tus archivos. Una vez que hayas importado los contactos, puedes deseleccionar los que no necesites incluir. De lo contrario, sólo tienes que pulsar OK y pasar al siguiente paso. Ahora puedes añadir elementos como direcciones, líneas de saludo, franqueo electrónico y más. Aquí es donde se añaden los campos que cambian con cada carta, como el saludo.

5. Previsualice los documentos y luego envíelos o imprímalos

Haga clic para avanzar al siguiente paso, en el que podrá revisar cada una de las cartas para comprobar si hay errores. Esta es una buena oportunidad para hacer una rápida corrección y edición antes de finalizar los mensajes. Una vez que hayas revisado el documento completo, puedes imprimirlo si es imprimible. Si son correos electrónicos, Word tiene una función integrada que te permite enviarlos directamente desde la función de combinación de correspondencia, siempre que tu hoja de datos de contacto incluya sus direcciones de correo electrónico.

Relacionado: Cómo decir que eres bueno con los ordenadores en tu currículum

Consejos para una fusión de correo exitosa

Para asegurarse de que su fusión de correspondencia se desarrolle sin problemas, he aquí algunos consejos que debe tener en cuenta:

  • Utilizar las plantillas incluidas. Especialmente cuando se trata de completar una combinación de correspondencia de gran tamaño, el uso de las plantillas proporcionadas puede ahorrarle mucho tiempo.
  • Corregir y dar formato a sus datos de contacto. Es importante que te asegures de que diriges cada carta o correo electrónico a la persona adecuada con la ortografía correcta. Aunque el uso de la función de combinación de correspondencia puede facilitar mucho el envío de muchas cartas o correos electrónicos a la vez, sigue siendo una buena idea tomarse el tiempo extra para asegurarse de que los datos no contengan errores.
  • Ahorra a menudo. Lo último que quieres es perder tu progreso mientras trabajas en un proyecto masivo de combinación de correspondencia. Asegúrese de guardar el documento con frecuencia para no tener que volver a empezar.
  • Comprueba tu impresora. Si utiliza esta función para imprimir sus documentos, compruebe que la impresora no se atasca y que tiene suficiente tinta y papel para completar el trabajo.
  • Envíese una copia a sí mismo. Si utiliza esta función para enviar correos electrónicos masivos, inscríbase en la lista de correo. De este modo, podrá asegurarse de que los correos electrónicos se envían correctamente y tienen un aspecto adecuado.