Cómo hacer un seguimiento de las métricas de gestión de proyectos para mejorar el rendimiento

La gestión de proyectos es un proceso importante para garantizar que los proyectos de una empresa se desarrollen de acuerdo con un plan establecido. Las métricas de gestión de proyectos permiten a las empresas evaluar los resultados de sus procesos y determinar si la producción cumple las expectativas. Si usted o su empresa quieren implantar un proceso de gestión de proyectos, entender las diferentes formas de utilizar sus métricas puede ayudarle a evaluar eficazmente sus proyectos.

En este artículo, analizamos cómo hacer un seguimiento de las métricas de gestión de proyectos, enumeramos las métricas más comunes asociadas a este método, explicamos sus ventajas y le enseñamos a utilizarlas.

¿Qué es la gestión de proyectos?

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La gestión de proyectos es el acto de desarrollar un plan para un proyecto que maximice los recursos disponibles de una empresa y las habilidades del personal. Incluye la supervisión de un plan para garantizar que el personal cumpla los objetivos en los plazos establecidos. La gestión de proyectos es una habilidad importante que deben desarrollar los profesionales en posiciones de liderazgo, ya que les permite fomentar la productividad entre su personal y alcanzar eficazmente los objetivos comunes.

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Métricas de gestión de proyectos

Hay una amplia gama de métricas de gestión de proyectos, por lo que es importante que una empresa haga un seguimiento de las que mejor se ajusten a sus necesidades. Si bien las métricas óptimas para un proyecto en particular varían, algunas métricas comunes de gestión de proyectos incluyen:

  • Uso del presupuesto: El seguimiento del gasto en un proyecto permite a una empresa controlar los costes y asegurarse de que gasta el dinero en cada proyecto de forma eficiente.

  • Desviación de costes: Se trata de una métrica que suele complementar el uso del presupuesto y que mide la diferencia entre el coste previsto de un proyecto y el coste real devengado durante su ejecución.

  • La satisfacción del cliente: Mantener la satisfacción del cliente es esencial en cualquier sector de servicios o ventas. El seguimiento de la satisfacción del cliente proporciona datos cuantificables a través de calificaciones o porcentajes de respuesta positiva que las empresas pueden utilizar para determinar las áreas de mejora.

  • Cumplimiento de los plazos: La creación de plazos es un componente importante de la gestión de proyectos, y el uso de métricas para hacer un seguimiento del rendimiento de su equipo en relación con estos plazos le proporciona información útil sobre la eficiencia de su proyecto.

  • Porcentaje de control de calidad: Incluir un paso de control de calidad en un plan de producción garantiza que su empresa cumple con los estándares de alta calidad para mantener su reputación y aumentar la confianza de los compradores. El seguimiento del porcentaje de productos que cumplen las normas de control de calidad pone de manifiesto la eficacia de su línea de producción.

  • Retorno de la inversión: Medir el retorno de la inversión le proporciona una evaluación del valor del dinero que su empresa gasta en un proyecto concreto. Se trata de una métrica útil para determinar la eficacia de un proyecto o identificar los puntos fuertes o débiles de un proyecto.

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Beneficios del seguimiento de las métricas de gestión de proyectos

El uso de métricas para seguir el progreso de un proyecto es una forma útil de analizar el rendimiento y hacer ajustes cuando sea necesario. Algunas de las ventajas del seguimiento de las métricas de gestión de proyectos son:

1. Medición objetiva

El uso de métricas permite cuantificar el rendimiento de un proyecto. Esto puede ser especialmente eficaz cuando se asignan métricas con conceptos no cuantificables, como el uso de tasas de devolución para determinar la satisfacción del cliente con un producto. El uso de medidas cuantificables facilita la comparación de las expectativas con los resultados para realizar ajustes en futuros proyectos.

2. Identificación del problema

El seguimiento de las métricas durante un proyecto es una forma eficaz de identificar posibles problemas. Cuando las métricas ponen de manifiesto un área en la que el rendimiento no está cumpliendo las expectativas, le permite realizar ajustes que aumenten la calidad o la velocidad de la producción. Cuanto antes identifique las áreas de preocupación, más fácil será resolverlas y realizar los cambios necesarios en los procedimientos o las expectativas.

Adaptación del proyecto

Comprender mejor el progreso de un proyecto aumenta la capacidad de adaptación de usted y de su equipo. Al ser más receptivo y ajustar cada proyecto cuando las métricas indican un área de mejora, puede aumentar la calidad general del rendimiento modificando rápidamente las prácticas insatisfactorias.

Las métricas también pueden notificar a su equipo la necesidad de realizar cambios más importantes en un proyecto. Cambiar el alcance o el enfoque de un proyecto o potencialmente cancelar un proyecto por completo puede ser a veces la mejor opción de su equipo, y el análisis de las métricas le permite trazar el mejor curso de acción.

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Informe posterior al proyecto

Al final de un proyecto importante, es habitual organizar una reunión con los miembros importantes del personal para discutir el rendimiento y los resultados. Disponer de métricas facilita la evaluación de lo bien que usted y su personal han ejecutado un proyecto. Al comparar los resultados de un proyecto con sus expectativas, puede determinar su éxito e identificar las áreas responsables de los resultados positivos o negativos.

Mejora del rendimiento futuro

Las métricas también proporcionan información valiosa sobre los aspectos en los que su proyecto está destacando y en los que puede mejorar. Puede utilizar la información recopilada para orientar sus futuros procesos de planificación. Esto le permite mejorar los niveles de productividad y hacer planes más eficaces y alcanzables en el futuro.

Evaluación de los empleados

Las métricas de gestión de proyectos ayudan a las empresas a analizar el rendimiento de los empleados que trabajan en un proyecto. Realizar revisiones de los empleados también permite identificar a los posibles candidatos a la promoción en función de su rendimiento. A través de estas métricas, puede definir claramente las acciones de los empleados con éxito y compartir esa información con otros miembros del personal para aumentar la productividad general de su equipo.

Cómo hacer un seguimiento de las métricas de gestión de proyectos

Si usted supervisa la gestión de proyectos en su empresa, aprender a hacer un seguimiento de las métricas de gestión de proyectos puede convertirle en un líder más eficaz. Estos son algunos pasos que puede seguir para hacer un seguimiento de las métricas de gestión de proyectos en su próximo proyecto:

1. Defina su proyecto

Para decidir qué métricas son las más eficaces para seguir el progreso de su proyecto, es importante entender claramente el proyecto que está gestionando. Para ello, hay que definir los recursos de que se dispone, incluidos los físicos, financieros y de personal, y las expectativas del proyecto, como los resultados, las expectativas de calidad y los plazos. Al definir estos elementos importantes, puede ser más fácil identificar las métricas clave que proporcionan información valiosa a lo largo del proceso de producción y durante la evaluación final.

2. Establezca sus objetivos de evaluación

Las metas de las métricas de gestión de proyectos pueden abarcar una amplia gama de objetivos. Por ejemplo, dos gestores de proyectos pueden llevar a cabo diferentes enfoques para el seguimiento de las métricas en función de las necesidades de sus empresas. Un director de línea de producción puede hacer un seguimiento de las métricas que se centran en la información sobre la calidad del producto, mientras que otro puede dar prioridad al cumplimiento de los plazos de producción.

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3. Decidir las medidas

Una vez identificados sus objetivos, puede determinar las mediciones que ponen de manifiesto el rendimiento de un proyecto. Se trata de categorías amplias en las que se encuadran sus métricas medibles. Por ejemplo, puede elegir medir la satisfacción del cliente y los índices de producción.

4. Elegir variables

Para evaluar sus mediciones, es beneficioso asignar variables. Puede lograrlo utilizando una única variable para una medición o reuniendo varias métricas, todas ellas combinadas para proporcionar información sobre su medición clave.

Por ejemplo, un directivo puede optar por hacer un seguimiento de las cifras totales de ventas de un producto y del número de clientes que vuelven a comprarlo. La combinación de estas dos estadísticas permite conocer la popularidad de un producto. Otro gestor puede llevar a cabo un enfoque más directo, aplicando sólo una métrica de unidades producidas.

5. Observación y seguimiento de los datos

Dependiendo de las métricas que elija para su proceso de gestión de proyectos, puede decidir hacer un seguimiento de las mismas a lo largo de todo el proceso o sólo en determinados puntos. Cuanto más exactamente registre los datos de sus métricas, más eficaces suelen ser para ayudarle a realizar evaluaciones de calidad. Esto le permite mantener la capacidad de respuesta y produce resultados más eficaces en sus tareas de gestión de proyectos. Por ejemplo, un gestor puede comprobar los datos de ventas semanalmente, mientras que otro puede optar por controlar las métricas de producción diarias.

6. Realice ajustes

Cuando sus métricas identifican un área en la que el rendimiento no cumple las expectativas, puede ajustar su plan en consecuencia. Por ejemplo, un gerente puede identificar números de ventas positivos, pero los números de compradores repetitivos son más bajos de lo esperado. Este directivo puede recibir encuestas de opinión de los clientes que pongan de manifiesto los problemas de durabilidad del producto. En este caso, un curso de acción eficaz podría ser recomendar el aumento de la calidad de las materias primas para que el producto sea más resistente, lo que daría lugar a un mayor número de ventas repetidas.

7. Realice una sesión informativa

Revisar las métricas al concluir un plan de gestión de proyectos es una forma eficaz de realizar un informe. Las métricas proporcionan datos cuantificables para evaluar los niveles de rendimiento, lo que también puede ser eficaz para identificar a los empleados excepcionales de un proyecto y recompensarlos en consecuencia.

8. Aplicar sus resultados

La información que recopila de sus métricas durante un plan de gestión de proyectos también proporciona información útil para futuros proyectos. Identificar los puntos fuertes y débiles de un plan le permite elaborar con mayor eficacia futuros planes de gestión de proyectos. Puede utilizar los resultados de los esfuerzos de gestión de proyectos anteriores para establecer objetivos realistas y elegir los mejores métodos para alcanzar esos objetivos.