Las empresas pueden mantener su situación financiera bajo control simplificando los procedimientos de registro de gastos. Al registrar sus gastos, pueden identificar cuánto dinero gastan y modificar sus hábitos de gasto en consecuencia. Si aprende a hacer un seguimiento de los gastos, podrá gestionar mejor las finanzas de su propia empresa y reducir los riesgos financieros.
En este artículo, analizamos por qué es importante realizar un seguimiento de los gastos empresariales y exploramos cómo realizarlo en seis pasos, incluyendo algunos consejos útiles.
Preguntas frecuentes sobre el informe de gastos
¿Por qué hacer un seguimiento de los gastos de la empresa?
La importancia de hacer un seguimiento de los gastos de la empresa es que le permite determinar cómo asignar los fondos. Puede ser beneficioso durante la temporada de impuestos porque simplifica el proceso de cancelación de gastos. La contabilidad es una parte importante de la contabilidad y los profesionales de la contabilidad pueden mantener sus registros financieros precisos mediante el seguimiento de los gastos de la empresa. Les permite asignar más o menos dinero a los viajes, al material de oficina o a los equipos de oficina.
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Cómo hacer un seguimiento de los gastos de la empresa en 6 pasos
He aquí seis pasos que le ayudarán a controlar los gastos de su empresa:
1. Abrir una cuenta bancaria para la empresa
Abra una cuenta bancaria comercial y utilícela únicamente para las transacciones relacionadas con la empresa. Resulta útil tener una cuenta bancaria separada para su negocio, que le ayude a registrar y revisar sus gastos empresariales, ya que así evita que se mezclen con las transacciones de su cuenta bancaria personal. También puede considerar la posibilidad de abrir una tarjeta de crédito para sus gastos empresariales.
2. Seleccione un sistema de contabilidad
Selecciona un sistema de contabilidad que se adapte a los fines de tu empresa para que puedas hacer un seguimiento de tus gastos. Hay muchos sistemas de contabilidad disponibles en línea, así que puedes compararlos para ver cuál es el adecuado para tu organización. Además de un sistema de contabilidad, puedes utilizar un software de hoja de cálculo para registrar los ingresos y gastos de tu empresa.
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3. Seleccione entre la contabilidad de caja o la de devengo
Elija la contabilidad de caja o la contabilidad de devengo para su sistema contable. En la contabilidad por el principio de devengo, se registran los gastos en el momento de la transacción, lo que significa que la operación se ha completado pero el efectivo puede no estar todavía en transición. En la contabilidad de caja, se registran los gastos después de la transferencia de efectivo, lo que significa que un gasto sólo entra en el registro una vez que se recibe el pago.
Mientras que la contabilidad de caja es más fácil porque simplemente se basa en un intercambio de efectivo, la contabilidad de devengo es a menudo un retrato más preciso de la salud financiera, ya que también puede incluir la cantidad de dinero que debe y la cantidad de dinero que otros le deben.
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4. Conecte la cuenta bancaria al programa de contabilidad
Puede simplificar el seguimiento de sus gastos si conecta su cuenta bancaria a su programa de contabilidad. Este método puede proporcionar una capa adicional de protección y ayudar a salvaguardar sus datos financieros, ya que puede proporcionarle más supervisión y control.
Una vez finalizada la conexión, puede descargar automáticamente todas las transacciones de su empresa directamente al software de contabilidad que haya elegido. Las importaciones automáticas ayudan a garantizar que no se pierda ningún cambio en la cuenta de su negocio, y los nuevos gastos se rellenan cada vez que se conecta al software, lo que puede ayudar a reducir el tiempo que se dedica a la contabilidad.
5. Gestiona tus recibos
Conservar copias de los recibos relacionados con el negocio es una buena manera de gestionar y hacer un seguimiento de los gastos. Hacerlo puede ser útil durante la temporada de impuestos, ya que estos registros son importantes si necesitas proporcionar pruebas para la cancelación de impuestos y deducciones. También hay aplicaciones móviles que se pueden utilizar para capturar una imagen del recibo y luego almacenarla en una base de datos digital. Esto puede eliminar la necesidad de guardar todas las copias físicas de los recibos. También hay aplicaciones que permiten adjuntar el recibo a las facturas de las transacciones comerciales.
6. Registre y revise sus gastos
Registre todos los gastos para asegurarse de que se contabilizan, y luego revíselos cuando llegue el momento de realizar una auditoría. Si decide que no quiere registrar sus gastos mediante un proceso automático, existen programas y aplicaciones que le permiten introducir sus gastos manualmente. Además, puede optar por registrar sus gastos según un calendario, como por ejemplo al final de cada mes o dos veces al mes.
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Consejos para hacer un seguimiento de los gastos de la empresa
Estos son algunos consejos que te ayudarán a hacer un seguimiento de los gastos de la empresa:
Contrata a un contable
Contratar a un contable es una forma de hacer un seguimiento preciso y puntual de los gastos de su empresa. Un contable es un profesional que puede supervisar sus entradas financieras y mantenerle informado sobre las transacciones y finanzas de su negocio. Muchos contables son autónomos y pueden trabajar por contrato. Los contables también pueden realizar su trabajo a distancia, lo que permite una mayor flexibilidad. Puede buscar en sitios web de autónomos para encontrar contables que ofrezcan sus servicios e identificar qué profesionales presentan una tarifa que se ajuste a su presupuesto.
Identifique sus gastos deducibles de impuestos
Identifica los gastos de tu negocio que son deducibles de impuestos, ya que esto puede ayudar a ahorrar dinero y aumentar los ingresos, especialmente para las pequeñas empresas, los autónomos y las startups. Algunos gastos deducibles pueden ser:
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Publicidad: Esto puede incluir folletos, materiales de marketing en vídeo y cualquier anuncio en línea.
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Alquilar: Se trata de los gastos de alquiler de maquinaria y equipos o de cualquier otro elemento y propiedad que utilices con fines empresariales.
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Bancos: Se trata de las comisiones bancarias de apertura y mantenimiento de las cuentas bancarias de tu empresa.
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Vehículos: Si utiliza coches o camiones o algún otro vehículo para el negocio, puede deducir el kilometraje y los costes de la gasolina.
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Vivienda: Puede deducir los gastos relacionados con el hogar si utiliza la propiedad como su negocio, como una guardería en casa.
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Comida: Si programa específicamente para reunirse y hablar de negocios durante una comida, normalmente puede deducir el 50% de sus gastos de comidas de negocios.
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Reparaciones: Esto incluye los costes de reparación y mantenimiento de los equipos de la empresa, como faxes, impresoras, teléfonos y fotocopiadoras.
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Viajar: Si viaja por motivos de trabajo, por ejemplo, tomando vuelos regulares, ese gasto suele ser deducible.
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Empleados: Los costes de los salarios y las prestaciones de los empleados también son deducibles de los impuestos.