Toda empresa, independientemente del sector, depende del inventario. Para garantizar la eficacia y la eficiencia, debe familiarizarse con algunas de las mejores formas de hacer un seguimiento del inventario.
En este artículo, explicamos la importancia de hacer un seguimiento del inventario, describimos los diferentes tipos de inventario y enumeramos las estrategias que puede utilizar para asegurarse de que lleva un seguimiento eficaz de las existencias.
¿Por qué es importante el seguimiento del inventario?
El seguimiento del inventario le permite asegurarse de que tiene suficientes productos para satisfacer las necesidades de los clientes. El seguimiento del inventario es a menudo una inversión en ventas futuras. Su organización almacena productos con la esperanza de utilizarlos o venderlos para satisfacer las necesidades de los clientes y así ver el retorno de la inversión (ROI). El seguimiento del inventario le permite evitar lo siguiente:
- Quedarse sin los productos que necesita
- Tener dinero invertido en exceso de acciones
- Dedicar un espacio en un almacén o bodega para el exceso de existencias
- Que los productos se estropeen o sean irrelevantes antes de poder venderlos
En otras palabras, si se realiza un seguimiento eficaz del inventario, se pueden minimizar los costes asociados al almacenamiento del exceso de mercancías y maximizar las ventas potenciales.
Relacionado: Cómo calcular la rotación del inventario
Tipos de inventario
Su organización puede almacenar y hacer un seguimiento de diferentes tipos de inventario dependiendo de la industria y el propósito. Algunos de los principales tipos de inventario son:
- 1. Materias primas: Son los materiales que su organización utiliza para fabricar otros productos.
- Productos inacabados: Los productos inacabados son bienes que han comenzado el proceso de fabricación pero aún están incompletos y no están listos para los consumidores.
- Productos terminados: Estos productos están listos para ser vendidos y suelen almacenarse en un depósito hasta que pueden ser enviados o vendidos.
- Productos MRO: Los suministros de mantenimiento, reparación y operación (MRO) son los bienes de los que depende su organización para apoyar las operaciones, es decir, el proceso de producción.
- 7. Inventario de ciclos: Esta clasificación se refiere a los productos que una organización recibe de un fabricante o proveedor y luego vende a los consumidores.
En tránsito: Se trata de productos que se están llevando a su destino final. - Inventario de desvinculación: El inventario de desacoplamiento se refiere a los productos, suministros o piezas que se han reservado como preparación para una interrupción de la producción.
- 4. Inventario de anticipaciones: Cuando una organización prevé un aumento de las ventas, como durante la temporada de vacaciones, suele almacenar un exceso de productos como preparación.
Inventario de amortiguación: A veces denominado stock de seguridad, se trata de un exceso de inventario destinado a proteger a la organización en caso de necesidades inesperadas de más stock o problemas.
Dado que cada uno de estos tipos de inventario se trata de forma diferente, suele ser útil dividir las existencias en estas categorías y hacer un seguimiento por separado.
Relacionado: Métodos de Costeo de Inventario: Definiciones, fórmulas y ejemplos
Cómo hacer un seguimiento eficaz del inventario
Aquí tienes algunos pasos que puedes dar para empezar a hacer un seguimiento del inventario:
1. Elegir una herramienta de gestión de inventarios
Hay muchas opciones diferentes cuando se trata de herramientas de gestión de inventario, y la elección correcta depende de las necesidades individuales de su organización. Al elegir una herramienta de gestión de inventarios que se ajuste a las necesidades de su organización, podrá agilizar el proceso de seguimiento y tomar decisiones más informadas sobre la gestión de sus existencias. Algunas de sus opciones incluyen el uso de:
- Lápiz y papel
- Un software de hoja de cálculo
- Software de gestión de inventario especializado
Es cierto que puede hacer un seguimiento manual de su inventario, pero elegir un software basado en la nube puede proporcionarle análisis en tiempo real. Esto se debe a que muchas de estas herramientas pueden conectarse con su sistema de punto de venta (TPV), lo que les permite ajustar automáticamente sus niveles de existencias cada vez que se realiza una venta. Además, estas herramientas suelen alertarle cuando el inventario se está agotando y es el momento de almacenar más.
Además de proporcionarle métricas actualizadas que pueden mejorar sus procesos de gestión de inventario, las herramientas basadas en la nube dan acceso a estos datos a múltiples personas, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Este nivel de flexibilidad hace que este tipo de software de gestión de inventarios sea una opción beneficiosa, especialmente cuando se gestiona el inventario de varios locales.
2. Centrarse en la previsión
La previsión analiza las cifras de ventas pasadas, las estrategias de marketing, las promociones y el crecimiento previsto, así como las tendencias generales de la economía y el mercado, para poder predecir las necesidades futuras. Cuando haces una previsión eficaz, puedes controlar la cantidad de inventario que podrías necesitar para determinadas temporadas, meses e incluso semanas.
3. Vender bienes cronológicamente
Aunque la venta de productos en el orden en que fueron fabricados o comprados es especialmente importante cuando se trata de artículos perecederos, como el maquillaje o los alimentos, también es una buena idea para los artículos no perecederos. Esto se debe a que incluso los productos no perecederos pueden sufrir daños o volverse invendibles si permanecen demasiado tiempo. Cuando se utiliza este enfoque, conocido como primero en entrar, primero en salir, o FIFO, se organizan los productos de manera que los más antiguos sean más accesibles, añadiendo los productos más nuevos a la parte trasera y empujando los más antiguos a la parte delantera.
4. Preste atención a la demanda
Llevar un control del inventario le ayuda a familiarizarse con los bienes que tiene en stock y con la rapidez con la que se utilizan o se venden. Un aspecto importante del seguimiento de su inventario consiste en identificar los bienes que tienen una baja rotación. Cuando su organización tiene un exceso de existencias, acapara fondos, espacio y recursos.
Al reconocer los productos que rara vez se venden, puede desarrollar estrategias creativas para ayudar a deshacerse de estos artículos y, tal vez, considerar la posibilidad de no almacenar estos bienes en el futuro. Algunos métodos populares para fomentar la venta de las existencias de baja rotación son las promociones y los descuentos.
5. Realice recuentos de inventario
Aunque elija un software de gestión de inventarios que haga un seguimiento de las existencias por usted, sigue siendo importante que realice periódicamente auditorías de inventario. Esto le permite comparar la cantidad de inventario que cree que tiene con la cantidad que realmente tiene a mano. Puede utilizar diferentes técnicas para ello, dependiendo de su organización y de la rapidez con la que se agotan las existencias. Por ejemplo, algunas empresas hacen un recuento de inventario cada mes, mientras que otras pueden realizar una auditoría anual y simplemente revisar sus bienes a lo largo del año.