Cómo emitir una advertencia verbal en 8 pasos (con consejos)

Es habitual que los supervisores utilicen medidas disciplinarias para tratar el rendimiento de los empleados. La mayoría de los supervisores comienzan el proceso disciplinario emitiendo una advertencia verbal a un empleado que necesita mejorar su comportamiento o conducta profesional en el trabajo. Si tiene que hacer una advertencia verbal, puede ser útil revisar cuándo es apropiada dicha acción y cómo hacerla de manera efectiva. En este artículo, describimos lo que es una advertencia verbal, el propósito de emitirla, las diferencias entre las advertencias verbales y las escritas, cómo emitir una advertencia verbal y consejos útiles para hacerlo con eficacia.

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¿Qué es una advertencia verbal?

Una advertencia verbal, a menudo llamada advertencia no escrita, es un método disciplinario en el que un supervisor notifica verbalmente a un empleado su comportamiento insatisfactorio y le hace recomendaciones para mejorar su rendimiento. Las advertencias verbales pueden tener lugar durante una conversación en persona o por teléfono. Los supervisores suelen emitir advertencias verbales como paso inicial del proceso disciplinario para abordar problemas recientes relacionados con la conducta, la competencia o el rendimiento del empleado. Aunque las advertencias verbales pueden parecer informales, dependiendo de los procedimientos de la organización, pueden crear una base para futuras medidas disciplinarias si el comportamiento del empleado persiste.

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¿Cuál es el propósito de una advertencia verbal?

Las advertencias verbales pueden proporcionar a los empleados una importante retroalimentación constructiva de forma personal y directa. Al emitir advertencias verbales, los supervisores pueden reconocer acciones específicas con impactos negativos y hacer recomendaciones para que los empleados superen esos desafíos. Con esta retroalimentación, los empleados pueden ser capaces de mejorar su comportamiento o rendimiento y cultivar el éxito en sus funciones. Por lo tanto, las advertencias verbales pueden ofrecer tanto a los supervisores como a los empleados una oportunidad única para evaluar conductas indeseables y reconocer áreas de mejora sin someterse a procedimientos disciplinarios abiertamente formales.

Aunque las organizaciones pueden diferir en sus procedimientos para emitir una amonestación verbal, casi todas ellas lo hacen para hacer frente a una conducta deficiente en el lugar de trabajo. A continuación se exponen algunas de las razones más comunes por las que los supervisores deciden emitir advertencias verbales a los miembros del equipo:

Problemas de rendimiento en el trabajo

Si un empleado está produciendo un trabajo que no es de alta calidad o tiene dificultades para cumplir las expectativas, un supervisor puede optar por emitir una advertencia verbal para evaluar el rendimiento del empleado e identificar las áreas de crecimiento. En estos casos, el supervisor puede establecer un plan de desarrollo del rendimiento (PDP) para que el empleado tenga un camino claro para mejorar su rendimiento. Estos son algunos ejemplos de casos en los que un supervisor puede utilizar una advertencia verbal para abordar los problemas de rendimiento laboral de un empleado:

  • Un empleado comete errores frecuentes en su trabajo.
  • Un empleado tiene dificultades para cumplir los plazos.
  • La calidad del trabajo de los empleados es insuficiente y debe ser mejorada.
  • Un empleado tiene problemas con las indicaciones de un supervisor.
  • Un empleado no está dedicando suficiente tiempo a su trabajo.
  • Las habilidades de un empleado necesitan más desarrollo para desempeñar su función.

Cuestiones de comportamiento

Si el comportamiento, las acciones o la conducta de un empleado causan problemas en el lugar de trabajo, un supervisor puede emitir una advertencia verbal para abordar el impacto negativo de dicho comportamiento. En estos casos, un supervisor puede discutir varios tipos de problemas y el impacto del comportamiento de un empleado en su propia productividad, en el rendimiento de los miembros del equipo, en la cultura de la organización o en el ambiente de trabajo. Estos son algunos ejemplos de casos en los que un supervisor puede utilizar una advertencia verbal para abordar el comportamiento de un empleado:

  • Un empleado llega constantemente tarde al trabajo o muestra un absentismo excesivo sin explicación.
  • Un empleado hace comentarios ofensivos que crean un ambiente de trabajo incómodo.
  • Un empleado tiene dificultades para seguir las políticas de la organización, como el código de vestimenta o el horario de descanso.
  • Un empleado está utilizando la propiedad de la organización de una manera indeseable.
  • Un empleado se niega a trabajar en su equipo sin motivo.

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Advertencia verbal frente a advertencia por escrito

Las advertencias verbales y las escritas se diferencian entre sí por el modo en que los supervisores las hacen llegar. Los supervisores suelen hacer una advertencia verbal durante una conversación, mientras que una advertencia escrita suele formar parte de un documento formal. Aunque las advertencias verbales pueden tener un alto nivel de importancia, como los supervisores las pronuncian oralmente, suelen resultar más informales para los empleados que las advertencias escritas. Esta aparente informalidad suele hacer que los empleados estén más abiertos a recibir comentarios y dispuestos a trabajar en su comportamiento. A partir de ahí, pueden esforzarse por cumplir las expectativas y evitar una evaluación formal de su rendimiento insatisfactorio.

Además, las advertencias verbales suelen preceder a las escritas como primera parte de un proceso disciplinario. Los supervisores pueden emitir advertencias verbales antes de las advertencias escritas en previsión de que el empleado reconozca rápidamente su rendimiento inferior y se esfuerce por mejorar. Si una advertencia verbal es la primera medida disciplinaria que recibe el empleado, a menudo puede ser suficiente y motivarle para que se enfrente a ella sin más problemas. Sin embargo, si un empleado no corrige su comportamiento y no logra mejorar en un período de tiempo determinado, los supervisores pueden intensificar el proceso disciplinario y emitir una advertencia por escrito a través de los canales formales.

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Cómo emitir una advertencia verbal por rendimiento

Hay varias maneras de emitir una advertencia verbal para abordar el rendimiento de un empleado, dependiendo de los procedimientos particulares de su organización para hacerlo. Sin embargo, hay algunos pasos esenciales que puede dar para asegurarse de que emite una advertencia verbal de forma adecuada. Esta es una guía de ocho pasos que hay que seguir cuando se hace una amonestación verbal:

1. Determine la necesidad de un aviso

El primer paso para emitir una advertencia verbal sobre el rendimiento es determinar si es necesario hacerlo. Aunque puede abordar algunos problemas de rendimiento y comportamiento de los empleados mediante procedimientos informales o ciclos de retroalimentación típicos, otros problemas requieren medidas disciplinarias.

Por lo tanto, para identificar si necesita emitir una advertencia verbal, considere el impacto de la conducta de un empleado y si puede resolverlo a través de un método alternativo. Por ejemplo, si un empleado hace constantemente comentarios inapropiados en el lugar de trabajo, es posible que no pueda abordar este comportamiento sin una advertencia, especialmente teniendo en cuenta las políticas de la organización.

2. Confirme los procedimientos de advertencia verbal de su organización

Al determinar la necesidad de una advertencia verbal, busque la ayuda del departamento de recursos humanos (RRHH) de su organización y confirme los procedimientos predeterminados para la acción disciplinaria. Su organización puede tener directrices específicas para emitir advertencias verbales en términos de qué comportamientos requieren una acción, cómo debe documentar su advertencia, el tipo de reunión que puede celebrar y qué consecuencias puede sufrir un empleado por mostrar una conducta deficiente. Al confirmar las políticas de su organización, puede asegurarse de que está disciplinando al empleado correctamente y siguiendo las normas establecidas por los profesionales de RR.HH. con experiencia en esta área.

3. Documentar el comportamiento

Cuando un empleado muestra un rendimiento laboral insatisfactorio o problemas de comportamiento, es posible que necesite documentar su conducta para justificar la emisión de una advertencia verbal. Puede registrar detalles sobre los casos en los que el empleado mostró el comportamiento en cuestión y tomar nota de las pruebas relacionadas con el asunto.

Por ejemplo, si un empleado hace un mal uso del ordenador de la empresa—propiedad de la organización—puedes tomar nota de los sitios web que visita, el tiempo que pasa en uso personal, la frecuencia con la que hace un mal uso de la propiedad y otros detalles. Puedes usar esto como base y referencia mientras emites la advertencia.

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4. Programe una reunión

Con una documentación clara del comportamiento, puede notificar al empleado su intención de discutir su rendimiento y programar una reunión para emitir una advertencia verbal. Dependiendo de las políticas particulares de su organización, puede enviar una notificación formal o hablar con ellos en privado para confirmar que entienden su intención.

Sea cual sea el método que elija para notificar al empleado la reunión y sus objetivos, es importante que incluya el motivo de la amonestación para que tenga tiempo de prepararse para la reunión de antemano. La mayoría de las organizaciones exigen a los supervisores que programen las reuniones disciplinarias dentro de un plazo específico, como por ejemplo un mínimo de 48 horas antes de la reunión.

5. Pide a otro supervisor que asista a la reunión

Es habitual pedir a otro supervisor o profesional de la dirección que asista a la reunión disciplinaria para que pueda actuar como testigo de la advertencia verbal y servir de mediador si la conversación se intensifica de forma inapropiada. De hecho, su organización puede tener políticas particulares sobre la presencia de un testigo adicional en la reunión. Puede pedirle a un supervisor que tenga experiencia en trabajar con el empleado o que conozca su comportamiento para que pueda aportar una visión adicional si es necesario. A partir de aquí, puede que tenga que confirmar su papel y preguntar al asistente adicional si se siente cómodo desempeñando esa función.

6. Avise de forma concisa y ofrezca soluciones

Cuando celebre la reunión, planifique la advertencia verbal de forma clara y concisa. Explique el motivo por el que se celebra la reunión y el fundamento del problema y ofrezca pruebas que apoyen su razonamiento. Intente ser lo más profesional posible en su tono para que los empleados se sientan cómodos hablando con usted sinceramente. Una vez que presente su versión del asunto, el empleado puede tener la oportunidad de explicar sus acciones y ofrecer soluciones para mejorar su rendimiento.

Si el empleado presenta nuevas pruebas que contradicen la documentación que usted ha recopilado, puede pedir más tiempo para considerar esos detalles y suspender la reunión. Una vez que usted y el empleado estén de acuerdo en el problema y reconozcan que deben abordarlo, puede ofrecer soluciones para mejorar. Intente trabajar junto al empleado y proporciónele vías eficaces para lograr su crecimiento.

7. Documente el aviso

Después de levantar la reunión, es posible que tenga que documentar el aviso y detallar lo ocurrido durante la misma. Es importante tener una prueba documentada de que celebró la reunión y de que el empleado entiende su posición en caso de que tenga que tomar más medidas disciplinarias en el futuro.

Intente documentar las explicaciones de los empleados, sus reacciones y su plan de acción para mejorar. Si está estableciendo un plan de desarrollo del rendimiento (PDP), puede incluir esta información como parte de este proceso de documentación para crear una base para la rendición de cuentas si es necesario más adelante. Puede pedir a los testigos que verifiquen su documentación para que sea creíble.

8. Haga un seguimiento con una revisión del rendimiento

Con un plan de acción, el empleado debería ser capaz de tomar medidas para mejorar su rendimiento o comportamiento inmediatamente. Intente observar su conducta durante un periodo predeterminado, como las dos o tres semanas siguientes a la advertencia verbal, y documente sus observaciones. A partir de ahí, puede hacer un seguimiento de la advertencia con una revisión del rendimiento para evaluar si el empleado ha tomado medidas suficientes para abordar su conducta deficiente. Una revisión del rendimiento puede mantener al empleado responsable en el proceso de crecimiento y proporcionar una justificación para nuevas medidas disciplinarias si no progresa adecuadamente.

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Consejos para emitir una advertencia verbal

Aunque emitir una advertencia verbal puede ser una tarea complicada, aquí tienes algunos consejos que puedes seguir para garantizar que tu acción disciplinaria sea lo más efectiva posible:

  • Emitir el aviso en privado. Cuando celebre una reunión disciplinaria, es importante que lo haga con discreción para que el empleado se sienta cómodo recibiendo sus comentarios. Intente hacer la advertencia en privado para evitar el distanciamiento injusto o la vergüenza.
  • Ofrecer un plazo para que los miembros del equipo mejoren su rendimiento. Los empleados deben entender lo que usted espera de ellos para mejorar su rendimiento. Por lo tanto, cuando establezca un plan de acción, proporcione un marco temporal para el crecimiento.
  • Ofrezca trabajar con miembros del equipo. Intente estar dispuesto a trabajar junto a los miembros del equipo para que puedan lograr el crecimiento necesario para tener éxito en sus funciones. Esto puede ayudar a motivar mejor a los empleados para que mejoren.

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