Cómo escribir una encuesta que funcione para usted: Consejos para el éxito

Las encuestas son una forma sencilla de recopilar más información sobre un tema, lo que las convierte en una valiosa herramienta para mejorar las funciones del lugar de trabajo. Saber cómo crear una encuesta eficaz y relevante es una habilidad útil para recopilar datos de calidad para cualquier proyecto. Al conocer los elementos de una buena encuesta, puedes avanzar en la forma de recoger opiniones en el lugar de trabajo. En este artículo, explicamos las encuestas como herramienta para el éxito en el lugar de trabajo y compartimos los pasos que puedes seguir para crear una encuesta eficaz.

¿Qué es una encuesta?

Una encuesta es un cuestionario que mide la información sobre las opiniones, los pensamientos o los antecedentes de alguien. Se pueden crear encuestas digitales que los usuarios realicen en línea o distribuir copias en papel a un público presencial. Las encuestas son un método de investigación muy popular porque permiten conocer directamente el punto de vista del destinatario.

¿Por qué los profesionales utilizan encuestas?

Todos los sectores y lugares de trabajo pueden utilizar las encuestas para recopilar información sobre cómo mejorar los productos o las prácticas de la empresa. Una vez que se recogen los comentarios de una encuesta, se pueden utilizar los datos para realizar ajustes y mejoras para el futuro. Algunas de las funciones habituales de las encuestas son:

  • Recoger las opiniones sobre los productos: Enviar encuestas a los clientes después de que compren un producto puede ayudarte a conocer las características que les gustan a los usuarios y lo que puedes hacer para ofrecerles una mejor experiencia.

  • Determinar la percepción del público: Puede conocer la opinión del público en general sobre una organización haciendo preguntas de encuesta relacionadas con la marca y la imagen de la empresa.

  • Medir la participación en el evento: Después de organizar un evento, puedes distribuir encuestas para conocer el nivel de compromiso de los participantes y descubrir qué programas o actividades les han gustado más.

  • Evaluar la cultura de la empresa: Las empresas utilizan las encuestas para conocer la opinión de sus empleados sobre la cultura de la empresa y recoger sugerencias para mejorar la moral del equipo.

  • Reunir las aportaciones del equipo: Enviar encuestas a los miembros de tu equipo es una forma estupenda de obtener ideas para un proyecto o de hacer una lluvia de ideas sobre métodos alternativos para completar las tareas.

  • Estableciendo horarios: Las encuestas son una herramienta útil para coordinar los horarios del equipo y determinar cuándo celebrar reuniones, presentaciones o eventos.

  • Completar las revisiones de rendimiento: Los profesionales de RRHH y los directivos utilizan las encuestas para conocer la opinión que los miembros del equipo tienen de sí mismos y de los demás.

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Cómo hacer una encuesta

Siga estas instrucciones para elaborar una encuesta que produzca información valiosa para su lugar de trabajo:

1. Decidir el formato de las preguntas

Empieza por seleccionar el formato que quieres utilizar para tu encuesta. Los formatos de pregunta más populares son:

  • Selección múltiple
  • Clasificación
  • Respuesta corta
  • Clasificación
  • Estar de acuerdo o no

Elija un formato de pregunta que le proporcione los resultados que desea y le permita interpretar los datos de la encuesta con facilidad. Puede utilizar varios tipos de formatos de pregunta en una misma encuesta, en función de las respuestas que espere para cada pregunta.

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2. 1. Crear las instrucciones de la encuesta

Escribe instrucciones sobre cómo rellenar la encuesta correctamente. Incluso las encuestas más sencillas deben tener instrucciones básicas para indicar a los usuarios qué deben esperar al rellenar el formulario. Incluya información sobre cómo responder a las preguntas, cuánto tiempo se tarda en rellenar la encuesta y cómo enviarla. Considere la posibilidad de incluir detalles sobre el propósito de la encuesta y si el contenido de la misma es anónimo.

3. Elaborar una lista de preguntas

Crea una lista de preguntas sobre las que quieras aprender a través de la encuesta. Empieza por elegir un tema general para la encuesta y piensa en qué aspectos de ese tema quieres explorar. A medida que escriba cada pregunta, piense en cómo piensa utilizar los datos de la respuesta y utilice esa información para guiar su redacción. Para cada pregunta, prepare una lista de posibles respuestas para que los usuarios las seleccionen o señale que la pregunta es abierta.

4. Limite la longitud de su encuesta

Una vez que tengas la lista de preguntas, determina cuáles son las más importantes para que la encuesta tenga una longitud razonable. Las encuestas más cortas son más fáciles de responder para los usuarios, por lo que limitar el número de preguntas de la encuesta puede aumentar el índice de respuesta de la misma. Elimine las preguntas con información repetitiva o redundante y trate de combinar las preguntas que abordan temas similares.

5. Organice su cuestionario

Ordena las preguntas en función del tema para mejorar la fluidez de la encuesta. Agrupar las preguntas por temas puede ayudar a los encuestados a centrarse en el contenido de la encuesta y a completar el cuestionario rápidamente. Comienza con preguntas básicas y luego avanza hacia temas más complicados a medida que la encuesta avanza. Algunas encuestas tienen preguntas de seguimiento que dependen de las respuestas de otras preguntas, así que asegúrate de colocar las preguntas preliminares al principio de la encuesta.

6. Ajuste la configuración de la encuesta

Si utiliza un formato de encuesta digital, utilice las funciones de la plataforma de encuestas para crear configuraciones personalizadas. Muchas herramientas de creación de encuestas tienen la opción de ocultar la información de contacto, personalizar las preguntas que aparecen a los usuarios en función de las respuestas anteriores o hacer que ciertas preguntas sean opcionales. Explora los diferentes ajustes de la encuesta que puedes utilizar y elige aquellos que mejoren la funcionalidad de la misma.

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7. Realice una encuesta de prueba

Después de crear la encuesta, comprueba su accesibilidad y claridad enviando una respuesta de prueba. Introducir respuestas falsas antes de compartir la encuesta con el público te da la oportunidad de corregir errores o añadir información que falta. Cuando rellenes la encuesta, busca preguntas confusas, errores tipográficos o problemas técnicos con la configuración de la encuesta. Pida a sus amigos o colegas que rellenen la encuesta y comparta sus comentarios sobre cómo hacerla más atractiva.

8. Distribuye a la audiencia adecuada

Envíe su encuesta terminada a su público objetivo para recoger las respuestas pertinentes. Dar acceso a la encuesta a las personas adecuadas garantiza que sus datos sean precisos y útiles. Puedes enviar enlaces a los compañeros de tu departamento, colocar encuestas en papel junto a la puerta en un evento o anunciar la encuesta a un grupo demográfico concreto en las redes sociales. Si quieres limitar quién puede acceder a la encuesta, considera la posibilidad de utilizar una herramienta de protección por contraseña o de pedir correos electrónicos a los participantes para confirmar su identidad.

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9. Utilice un sistema para recoger las respuestas

Recoge todas las respuestas de la encuesta en una ubicación central para simplificar el proceso de análisis de los datos. Las encuestas en línea suelen tener una base de datos integrada que almacena la información de los envíos de las encuestas. Otra opción es que las respuestas se envíen directamente a una carpeta de correo electrónico determinada. Si utiliza encuestas en papel, utilice una caja de envío para recoger todas las respuestas y coloque carteles para indicar a los participantes dónde deben colocar la encuesta.

Consejos para hacer una encuesta eficaz

Una vez que tengas un borrador básico de tu encuesta, utiliza estos consejos para perfeccionarla y mejorarla:

  • Utilice plantillas de encuestas. Busca plantillas de encuestas existentes o crea las tuyas propias que puedas actualizar, lo que facilitará el envío de varias encuestas y la recopilación periódica de datos.

  • Ofrece amplias opciones de respuesta. Incluye una serie de opciones de respuesta para garantizar que cada participante pueda dejar una respuesta precisa.

  • Utiliza un lenguaje neutro. Anime a los participantes a dejar una respuesta sincera utilizando un vocabulario neutro que haga que todas las opciones de respuesta parezcan igualmente razonables.

  • Reúne información demográfica. Comience la encuesta con algunas preguntas sobre la información personal del participante para conocer a su audiencia y descubrir cómo los datos demográficos influyen en las respuestas.

  • Dejar un cuadro de comentarios. Al final de la encuesta, incluya un cuadro de comentarios abiertos en el que los usuarios puedan compartir ideas y sugerencias adicionales.

  • Proporcionar un incentivo. Anime a la gente a responder a su encuesta ofreciéndole un incentivo, como por ejemplo entrar a todos los participantes en un sorteo de una tarjeta regalo.

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