Cómo crear una hoja de cálculo de Google

Organizar y manipular datos es una habilidad útil en muchos trabajos diferentes. Utilizar la herramienta adecuada para configurar la información puede aumentar tu eficiencia. Google ofrece una aplicación de hoja de cálculo online gratuita que funciona tanto en ordenadores como en dispositivos móviles, incluidos los teléfonos y las tabletas iOS y Android. En este artículo, exploramos los componentes de una hoja de cálculo de Google y aprendemos los pasos a seguir para crear una hoja de cálculo de Google.

¿Qué es una hoja de cálculo de Google?

Una hoja de cálculo de Google se compone de hojas de trabajo individuales en las que puedes introducir y organizar datos y utilizarlos para hacer cálculos o identificar tendencias. Se trata de una aplicación basada en la web, que proporciona acceso en línea compartido. Puedes crear hojas de cálculo de Google descargando un paquete de aplicaciones que incluye Google Sheets, Google Docs y Google Drive después de crear tu cuenta gratuita de Google online.

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¿Cuáles son los componentes de una hoja de cálculo de Google?

Las hojas de cálculo de Google contienen elementos similares a otros programas de hojas de cálculo con los que puedes estar familiarizado. Los componentes de una hoja de cálculo de Google son:

  • Células: Los espacios de entrada que contienen puntos de datos se llaman celdas. Hay un número infinito de celdas disponibles en una hoja de cálculo de Google.
  • Filas: Las celdas de la hoja de cálculo de Google forman filas horizontales de datos, numeradas del 1 al 1000. Puedes añadir tantas filas a una hoja como quieras, empezando por el número 1001.
  • Columnas: Las celdas de la hoja de cálculo de Google forman columnas verticales de celdas, con las letras A-Z. Puedes añadir tantas columnas a una hoja como quieras, empezando por la doble letra AA.
  • Rangos: Los rangos son grupos de celdas que se seleccionan. Un rango puede abarcar columnas, filas o ambas.
  • Funciones: Las funciones son operaciones predeterminadas integradas en las hojas de cálculo de Google. Puedes utilizar las funciones para calcular valores por celda, columna, fila o rango.
  • Fórmulas: Las fórmulas proporcionan resultados de datos específicos, utilizando una combinación de funciones, celdas, columnas, filas y rangos.

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Cómo hacer una hoja de cálculo de Google

La aplicación Google Sheets utiliza una interfaz limpia e intuitiva para ayudarte a organizar, trabajar y analizar tus datos. Estos son algunos de los pasos que utilizarás para crear una hoja de cálculo de Google:

1. Abra una nueva hoja

En “Iniciar una nueva hoja de cálculo” en la pantalla de inicio de Sheets, elija “En blanco” para una nueva hoja básica o elija una plantilla prediseñada para un resultado específico como:

  • Listas de tareas
  • Calendarios
  • Presupuestos
  • Facturas
  • Hojas de tiempo
  • Informes de gastos
  • Diagramas de Gantt

2. Introducir manualmente los datos

Introduzca los datos en las celdas moviendo el cursor a la celda que desee rellenar y escribiendo a continuación. A continuación, puede pulsar “enter” para guardar los datos de esa celda y mover el cursor al principio de la siguiente fila. Pulsa “tab” para guardar los datos de la celda y mover el cursor a la siguiente celda a la derecha de la misma fila. Pulsa las flechas de dirección del teclado para moverte a la siguiente celda en cualquier dirección—izquierda, derecha, abajo o arriba. También puedes hacer clic en cualquier otra celda de la hoja para mover el cursor a esa celda.

2. Copiar y pegar o importar los datos

También puedes importar datos de otra fuente en lugar de tener que introducirlos manualmente. Existen cuatro opciones para introducir los datos existentes en tu hoja de cálculo de Google:

  • Copia y pega el texto o los números en las celdas.
  • Copia y pega la información de una tabla HTML de un sitio web en las celdas.
  • Copie cualquier dato existente en un rango de celdas haciendo clic y arrastrando.
  • Importe datos de hojas de cálculo existentes en archivos .csv, .xls y .xlsx.

La opción que elijas puede depender de si la fuente de datos es compatible con Google Sheets, pero los archivos .csv, .xls. y otros suelen ser compatibles con la aplicación. La opción que elijas también puede depender de la cantidad de información que necesites transferir y de cómo deba organizarse en la hoja.

3. Formatee sus datos

Las opciones de formato en las Hojas de cálculo de Google están disponibles encima de la fila de letras de la cabecera de tu hoja, en la cinta desplegable de la aplicación. Los formatos incluyen:

  • Moneda
  • Moneda redondeada
  • Porcentajes
  • Manipulación decimal
  • Texto simple
  • Número
  • Notación científica
  • Contabilidad
  • Financiera
  • Fecha
  • Hora
  • Fecha-hora
  • Duración
  • Número personalizado

4. Estiliza tu hoja

Al igual que las aplicaciones de procesamiento de textos, las hojas de cálculo de Google cuentan con iconos de acción de estilo rápido situados en la cinta desplegable. Entre ellos se encuentran:

  • Deshacer
  • Rehacer
  • Imprimir
  • Formato de pintura
  • 2. Elige el tipo de letra
  • Tamaño de la fuente
  • 3. Formatear la fuente
  • Rellenar con color
  • Alineación horizontal y vertical
  • Rotar el texto
  • Insertar enlace
  • Insertar comentario
  • Insertar gráfico

Además, las hojas de cálculo de Google ofrecen acceso con un solo clic para filtrar y ordenar tus datos y aplicar una lista predeterminada de funciones matemáticas.

5. Utilizar herramientas

Google Sheets incorpora un grupo de herramientas para su uso en la cinta expandible. Entre ellas se incluyen formas de:

  • Crear formularios
  • Ejecutar guiones
  • Grabar las macros
  • Comprueba la ortografía
  • Proteger las hojas de trabajo
  • Prueba de accesibilidad

6. Personalizar los complementos

Hay un número cada vez mayor de complementos aprobados desarrollados para Google Sheets. Puedes buscar, instalar y gestionar complementos directamente desde la aplicación en la cinta expandible. Los complementos amplían la funcionalidad al integrarse con Google Sheets para crear:

  • Formularios
  • Fusiones de correo
  • Inventarios
  • Cuadros
  • Entrada de datos de dispositivos importables
  • Códigos QR
  • Nubes de palabras
  • Fusiones de información

7. Comparte tus hojas de cálculo

Google Sheets te permite controlar el uso compartido de tus hojas de cálculo de dos maneras. Hay una opción para compartir en “Archivo” y un botón “Compartir” en la parte superior derecha de la hoja de cálculo, junto al ID de tu cuenta. Puedes crear un enlace para compartir la hoja de cálculo o introducir direcciones de correo electrónico con las que compartir la hoja de cálculo. Usted determina el nivel de acceso que tienen los destinatarios de sus hojas de cálculo, ya sea “Sólo lectura” o “Edición.”

8. Descargue sus datos

Como las hojas de cálculo de Google están basadas en la nube, considera la posibilidad de descargar la información de tus hojas de cálculo. En “Archivo,” selecciona “Descargar como” y elige tu preferencia de formato. Los tipos de archivo disponibles son:

  • Archivos de Microsoft Excel (.xls o .xlsx)
  • Archivos .ods con formato de documento abierto
  • Archivos en formato de documento portátil (.pdf)
  • Archivos de valores separados por comas (.csv)
  • Archivos de valores separados por tabulaciones (.tsv)
  • Archivos de la página web (.zip).

9. Trabajar fuera de Internet

Si necesitas trabajar en tus hojas de cálculo de Google cuando no tienes conexión a Internet, escribe “sin conexión” en la ventana de búsqueda de la hoja de cálculo de Google “Ayuda” y sigue las instrucciones. Es posible que tengas que descargar e instalar una extensión del navegador de Google.

10. Acceso en múltiples dispositivos

Si trabajas en varios dispositivos, como un portátil en un lugar y un dispositivo móvil en otro, por ejemplo, o utilizas un ordenador de casa y otro del trabajo para editar la misma hoja de cálculo, habilita la función «Sincronizar» en tu cuenta de Google. De este modo, las actualizaciones realizadas en un lugar se sincronizan con otras ubicaciones y siempre se accede a la versión más reciente de la hoja de cálculo de Google.

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11. Utilizar atajos de teclado para el PC

Estos son algunos de los atajos de teclado de las hojas de cálculo de Google que se utilizan habitualmente cuando se trabaja con ellas en un PC:

  • Seleccione la columna: Ctrl + Espacio
  • Seleccione la fila: Cambio + espacio
  • Seleccione todos: Ctrl + A
  • Encontrar: Ctrl + F
  • Encuentra y reemplaza: Ctrl + H
  • Llenar la gama: Ctrl + Enter
  • Llenar: Ctrl + D
  • Rellenar a la derecha: Ctrl + R
  • Guardar: Ctrl + S
  • de impresión: Ctrl + P
  • Copiar: Ctrl + C
  • Cortar: Ctrl + X
  • Pegar: Ctrl + V
  • Pegar sólo valores: Ctrl + Shift + V
  • Inserta una nueva hoja: Shift + F11
  • Busca en los menús: Alt + /
  • Formato claro: Ctrl + N – en el blog
  • Pasar al principio de la fila: Inicio
  • Pasar al principio de la hoja: Ctrl + Inicio
  • Pasar al final de la fila: Fin
  • Pase al final de la hoja: Ctrl + Fin
  • Desplácese hasta la celda activa: Ctrl + Retroceso
  • Pase a la siguiente hoja: Alt + Flecha abajo
  • Pasa a la hoja anterior: Alt + Flecha arriba
  • Exponga la lista de hojas: Alt + Shift + K
  • Suma rápida: Alt + Shift + Q

11. Pruebe los atajos de teclado para Mac

Estos son algunos de los atajos de teclado más utilizados en las hojas de cálculo de Google para trabajar con ellas en un Mac:

  • Selecciona la columna: Ctrl + Espacio
  • Selecciona la fila: Turno + Espacio
  • Seleccione todo: ⌘ + a
  • Encuentra: ⌘ + F
  • Encuentra y reemplaza: ⌘ + Shift + H
  • Rellene el rango: ⌘ + Introducir
  • Rellena ⌘ + D
  • Rellena a la derecha: ⌘ + R
  • Guardar: ⌘ + S
  • Imprimir: ⌘ + P
  • Copiado: ⌘ + C
  • Corte: ⌘ + X
  • Pegar: ⌘ + V
  • Pegue sólo los valores: ⌘ + Turno + V
  • Inserte una nueva hoja: Shift + Fn + F11
  • Busca en los menús: Opción + /
  • Formato claro: ⌘ +
  • Pase al principio de la fila: Fn + Flecha izquierda
  • Pase al principio de la hoja: ⌘ + Fn + Flecha izquierda
  • Pase al final de la fila: Fn + Flecha derecha
  • Pase al final de la hoja: ⌘ + Fn + Flecha derecha
  • Desplázate hasta la celda activa: ⌘ + Retroceso
  • Pase a la siguiente hoja: Opción + Flecha hacia abajo
  • Pasar a la hoja anterior: Opción + Flecha hacia arriba
  • Mostrar lista de hojas: Opción + Shift + K
  • Suma rápida: Opción + Shift + Q

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