En cada trabajo que acepte habrá personas con estilos de trabajo, carácter y habilidades únicos. Es posible que te encuentres con alguien que aún no domina la comunicación verbal, lo que puede disminuir la compenetración o la productividad. Trabajar con comunicadores deficientes y aprender a manejarlos de forma más productiva puede ayudarle a mejorar sus habilidades profesionales, como la inteligencia emocional, en cualquier trabajo o campo.
En este artículo, explicamos cómo identificar a un mal comunicador y enumeramos 10 pasos que puedes seguir para ayudarte a sortear mejor una situación potencialmente complicada en el trabajo.
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¿Cuáles son las características de un mal comunicador?
Hay varias señales a las que hay que prestar atención si se sospecha que alguien es un mal comunicador. He aquí algunas de las que hay que tener en cuenta:
Indecisión
La indecisión puede ser un signo de un mal comunicador. Aunque las habilidades de toma de decisiones pueden estar separadas de la comunicación, ambos atributos profesionales suelen estar conectados. Por ejemplo, un colega puede sentirse menos seguro de una decisión que ha tomado o debe tomar, por lo que evita la conversación o la correspondencia sobre el asunto, lo que puede interpretarse como una mala comunicación.
Falta de respuesta
Los malos comunicadores pueden dejarle adivinando lo que piensan o sienten sobre una situación en lugar de compartir su visión. Puede que no participen activamente en reuniones, conversaciones por correo electrónico o llamadas telefónicas. También es posible que se distraigan, se sientan abrumados o se desentiendan. Por ejemplo, puede que no respondan a un correo electrónico en el que se les hace una pregunta directamente, o que hagan suposiciones sobre un tema y no hagan un seguimiento.
Verbosidad
A veces, un mal comunicador puede hablar mucho. Lo que importa es la capacidad o la incapacidad de comunicarse bien, más que la cantidad de palabras. Por ejemplo, un empleado puede ser verborreico cuando explica un problema de servicio al cliente con el que necesita ayuda, ofreciendo más de la situación de lo que usted necesita para dar apoyo. A menudo, el lenguaje conciso y directo es señal de comunicadores eficaces y fuertes.
No escuchar
Es posible que un mal comunicador no escuche activamente o no lea a fondo. Por ejemplo, puede leer un correo electrónico rápidamente o perder el interés durante las reuniones y conferencias telefónicas. Dado que escuchar es una parte imperativa de la comunicación, la información que se ha perdido, olvidado o malinterpretado puede influir en una mala comunicación posterior. Por el contrario, la escucha activa suele implicar el contacto visual, la ausencia de distracciones, la toma de notas, la formulación de preguntas o la atención a las acciones o tareas recomendadas.
Distracción
Los malos comunicadores también pueden distraerse fácilmente en el trabajo. Por ejemplo, pueden interrumpir las reuniones centrándose en un elemento de la conversación que no es relevante o distraerse con pensamientos, tareas de trabajo y otras personas. Cuando alguien está concentrado y no distraído, suele establecer contacto visual y escuchar activamente.
Multitarea desorganizada
Muchas personas en el trabajo realizan varias tareas a lo largo del día, y es una habilidad que se puede desarrollar. Sin embargo, un mal comunicador a menudo puede ser un multitarea desorganizado más que un hábil. Por ejemplo, puede leer correos electrónicos o textos telefónicos mientras está en una videoconferencia o detenerse en medio de un proyecto para hacer otra cosa. Una gran capacidad de organización y multitarea suele ser el signo de un buen comunicador, más que de uno deficiente.
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Cómo trabajar con un mal comunicador
Hay varios pasos que puede dar para superar las deficiencias cuando trabaja con un mal comunicador. Aquí hay 10 para tener en cuenta, que puede utilizar para mejorar sus propias habilidades interpersonales, de comunicación y de liderazgo:
1. Reconocer a un mal comunicador
Reconocer a un mal comunicador es el primer paso para trabajar con él de forma proactiva y evitar errores, falta de comunicación y frustraciones. Sea consciente de los rasgos y características que pueden mostrar sus colegas, líderes o clientes y aprenda a contrarrestarlos con su propio comportamiento para obtener resultados positivos. Algunas personas muestran signos más evidentes de ser malos comunicadores que otras, y no todo el mundo tiene los mismos comportamientos, patrones o características.
2. 1. Cambie su perspectiva
Trabajar con un mal comunicador puede suponer un reto, aunque cambiar de perspectiva puede ayudar a veces a que los equipos sigan siendo productivos, positivos y tengan un impacto en su trabajo. Considere la posibilidad de ver la situación como una oportunidad para ayudar. Puedes ofrecerte a compartir las mejores prácticas, consejos de organización o asesoramiento. Comunícate directamente con la persona a la que pretendes apoyar, haciéndole saber amablemente que su comunicación es un área de oportunidad a reforzar y que tú puedes ayudar. Mantener una actitud positiva y recordar que hay que ser profesional, compasivo y educado puede ayudar a garantizar que la situación no se agrave o que la otra persona se ponga a la defensiva.
3. Sea usted mismo un comunicador claro
Ser tú mismo un comunicador eficaz es una forma poderosa de equilibrar el trabajo con un mal comunicador, sobre todo si eres consciente de los retos que supone. Considere la posibilidad de desarrollar y perfeccionar sus habilidades orales, auditivas, escritas y no verbales. Aquí tienes algunas formas de comunicarte con claridad:
- Toma medidas ante las indicaciones u orientaciones malinterpretadas o ignoradas.
- Repite la información verbalmente o por escrito.
- Haga preguntas de seguimiento para asegurarse de que los demás entienden correctamente su orientación.
- Utilice un lenguaje conciso para que haya menos posibilidades de que alguien lo malinterprete.
- Sé un oyente activo para reconocer las preocupaciones, los problemas o la confusión.
Aunque estos comportamientos son rasgos de buena comunicación para utilizar con cualquier persona en el lugar de trabajo, recuerde que podría tener que ser más diligente con un mal comunicador que con otros colegas, clientes o líderes.
4. Ponga los asuntos por escrito
La comunicación oral puede ser eficaz en su vida personal y profesional, aunque los asuntos importantes suelen ser irrefutables cuando se ponen por escrito, especialmente cuando se trabaja con un mal comunicador. Considere la posibilidad de utilizar diferentes técnicas para reiterar las conversaciones verbales por escrito. He aquí algunas ideas:
- Toma nota de las reuniones.
- Comparte formalmente la información importante a través de la documentación, como contratos, negociaciones o facturas.
- Envía por correo electrónico un recuento de tareas o puntos de discusión después de una llamada telefónica o una discusión en persona.
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5. Hable en persona
El uso de dos métodos de comunicación suele ofrecer menos oportunidades de confusión o mala interpretación, lo que a veces puede ocurrir si sólo se utiliza la correspondencia escrita. Dependiendo de la situación, suele ser útil llamar a un cliente o colega para hablar de un problema o de unas instrucciones concretas. También puedes conocer la mentalidad de una persona para entender cómo interpreta algo.
Si se comunica con un grupo de personas, considere la posibilidad de celebrar una conferencia telefónica o una reunión física. Puede ayudarle a asegurarse de que todo el mundo entiende las expectativas, las tareas y los objetivos, lo que suele ahorrar tiempo más adelante. Como hábito inteligente, también puedes hacer un seguimiento poniendo un recuento por escrito después de tu reunión o llamada.
6. Haga preguntas aclaratorias
Incluso los comunicadores excelentes pueden hablar mal u omitir información, por lo que hacer preguntas aclaratorias es un buen hábito profesional que puede utilizarse en cualquier momento. Por ejemplo, si las instrucciones compartidas en un correo electrónico o durante una reunión le confunden, pregunte al respecto. Normalmente, no eres el único que busca aclaraciones. Cuando actúe como comunicador, intente preguntar a los demás si tienen preguntas que pueda abordar o aclarar, ya sea que lo haga al final de una reunión o conferencia telefónica o como una frase al final de su correo electrónico invitando a la gente a conectarse con usted para preguntas e inquietudes.
7. Actúa como facilitador
Para ayudar a equilibrar a los que todavía están desarrollando sus habilidades de comunicación, intente actuar como facilitador y administrador de la buena comunicación en su empresa, departamento o equipo. Por ejemplo, puede volver a centrar a alguien en el trabajo o redirigir una reunión que se está desviando de su objetivo. Puede ofrecerse a hacer un seguimiento de los miembros del equipo o servir de líder de comunicación para una tarea. Actuar como facilitador para su organización no sólo puede ayudarle a seguir mejorando sus propias habilidades de comunicación, sino también a influir eficazmente en los demás a través de sus acciones.
8. Utiliza tu lenguaje corporal
El lenguaje corporal es un elemento importante de la comunicación. Se pueden enviar y recibir mensajes no verbales a través del lenguaje corporal, así que considere la posibilidad de aprender más sobre cómo interpretar las señales y reforzar su propia comunicación mediante un lenguaje corporal eficaz. A continuación se indican algunas formas comunes de reforzar la comunicación verbal a través del lenguaje corporal, que pueden ser útiles cuando se trabaja con personas poco comunicativas:
- 5. Establecer contacto visual para dar y recibir atención.
- Asiente con la cabeza con movimientos de sí o no que correspondan a lo que está diciendo.
- Utilizar movimientos de mano y gestos de bienvenida para promover la positividad.
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9. Cambie el lugar
Un cambio de ubicación puede ser a veces una táctica útil cuando se trabaja con un mal comunicador. Por ejemplo, puedes optar por comunicar información importante a un compañero durante el café, la comida o la sala de descanso en lugar de hacerlo en su mesa. Mantener conversaciones individuales sin las presiones, el estrés o las distracciones de otros trabajos cercanos puede marcar la diferencia en la comunicación efectiva para algunas personas. Si dirige un equipo de empleados, considere la posibilidad de observar a su equipo para saber quién responde mejor en qué entornos o circunstancias para ayudarle a comunicarse mejor con ellos.
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10. Sea persistente en sus esfuerzos
Recuerda que mejorar las habilidades de comunicación suele llevar tiempo. Date a ti mismo y a los demás en el trabajo la gracia, la paciencia y la oportunidad de aprender nuevos métodos o experimentar para ver qué es lo que mejor les funciona. Considere la posibilidad de ser persistente con sus esfuerzos y siga probando enfoques alternativos para ayudar a un mal comunicador a desarrollar mejores hábitos. También puedes investigar y utilizar otras técnicas aprendidas de colegas, seminarios o experiencias personales.