Cómo llevar la contabilidad de una pequeña empresa

Crear o dirigir una empresa es una oportunidad apasionante que implica una gran responsabilidad financiera. La contabilidad es una de las principales tareas que hay que realizar para llevar un control de los ingresos y los gastos. Si empieza a tener hábitos de contabilidad precisos desde el principio, tendrá más posibilidades de tomar buenas decisiones y dirigir un negocio rentable. En este artículo, hablaremos de lo que es la contabilidad y de cómo puede llevar los libros de su pequeña empresa.

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¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es el proceso de mantener registros financieros precisos para una empresa. La contabilidad le ayuda a hacer un seguimiento de las transacciones, como las compras a otra empresa, las ventas de sus productos y los recibos. Una vez que documente todas sus transacciones financieras, podrá crear informes financieros y compartir adecuadamente los datos financieros cuando presente sus impuestos. Una contabilidad precisa puede ayudarle a tomar decisiones empresariales acertadas y a crear un plan para el futuro de su empresa.

Cómo llevar la contabilidad de una pequeña empresa

Hay diferentes maneras de llevar la contabilidad y determinar el éxito financiero de tu empresa. He aquí algunos pasos que puede dar para ayudarle a mantenerse al día sobre la salud financiera de su pequeña empresa:

1. Guarda todos los recibos

Obtenga un recibo por cada compra que haga para poder hacer un seguimiento de sus gastos y ver cuánto dinero se está gastando para ayudar a que su empresa crezca. El recibo debe mostrar también la fecha en la que realizó la compra y otra información importante, como qué compró y dónde. Toda esta información es vital para introducirla en tu informe financiero, de modo que puedas consultarla más tarde para ver cuánto has gastado diaria, semanal o mensualmente.

2. Comprende su sistema de contabilidad

Antes de empezar a elaborar los registros financieros, debe saber el tipo de sistema de contabilidad que desea emplear. De este modo, conocerá las herramientas exactas para supervisar el rendimiento financiero de su empresa. Tiene dos opciones:

  • Contabilidad de caja: Este sistema rastrea el flujo de dinero que entra y sale de su negocio, pero las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar no se rastrean porque se consideran gastos futuros. Utilizará un estado de flujo de caja para medir su éxito en un periodo trimestral o anual.
  • Contabilidad de devengo: La contabilidad por el principio de devengo hace hincapié en la medición de los beneficios y las pérdidas de su empresa. Una cuenta de resultados muestra cifras financieras como los ingresos, los beneficios y el coste de las mercancías vendidas si esto es una prioridad para ti a la hora de calcular.

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3. Conozca los entresijos de un balance

Utiliza un balance para calcular el patrimonio neto de tu empresa. Para calcular el patrimonio neto, hay que sumar todos los activos de la empresa y restar todos sus pasivos. Los términos más comunes que debes conocer son:

  • Activos: Los activos son lo que su empresa posee, incluidos los activos corrientes y los fijos. Los activos corrientes incluyen el dinero en efectivo, las cuentas por cobrar, los gastos pagados por adelantado, etc., mientras que los activos fijos son los vehículos, el espacio de oficina y otras propiedades. La suma de estos tipos de activos da lugar al valor total de los activos en su balance.
  • Pasivos: El pasivo es la deuda total que se tiene con todas las partes. Los dos tipos de pasivo son el actual y el de largo plazo. El pasivo corriente significa que tienes que pagar tu deuda en un año, y puede incluir deudas sobre transacciones comerciales o el impuesto sobre las ventas que se debe pagar al final de un periodo determinado. Los pasivos a largo plazo pueden tardar más de un año en pagarse, y las deudas sobre una propiedad de la empresa pueden entrar en esta categoría.
  • La igualdad: El patrimonio neto es la cantidad total de capital o valor neto de su empresa. Es la métrica final que obtendrá después de restar sus activos y pasivos. También muestra la cantidad de dinero que tienes que gastar para mantener tu negocio.

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4. Proporcionar una visión general de los ingresos y gastos durante un período determinado

El resultado de los balances determina la situación financiera de tu empresa. Sin embargo, un libro de contabilidad es la mejor manera de revelar toda la información financiera y mantenerla en un solo lugar. Tenga en cuenta estos consejos para contabilizar en un libro mayor:

  • Publique los recibos con regularidad: Establezca un proceso para contabilizar sus recibos de forma coherente en un libro de contabilidad. Esto evita que te olvides de cuándo asignar tiempo a esta tarea. Debería entrar al menos una vez al mes para introducir sus recibos, lo que debería darle una indicación de cuánto está gastando en actividades empresariales. También puede considerar la posibilidad de contabilizar una vez al día o a la semana, dependiendo del tamaño de su negocio y de la cantidad de artículos que compre.
  • Programe publicaciones en función de las cifras de ventas: Si su empresa está experimentando una gran expansión de clientes y clientela, debería crear un momento separado para publicar únicamente las cifras de ventas en el leger. Este es un buen método para ayudar a organizar el flujo de trabajo de las tareas de contabilidad. Lo ideal es que la frecuencia con la que se contabilizan los recibos se alinee con la frecuencia con la que se contabilizan las transacciones de ventas para garantizar que su negocio funcione sin problemas.
  • Considere la posibilidad de utilizar un software de contabilidad: Un software de contabilidad puede crear automáticamente libros de contabilidad cuando se introduce información en él. Esta es una opción popular para los propietarios de pequeñas empresas que quieren dedicar más tiempo a elaborar estrategias para hacer crecer su negocio y su producto en lugar de insertar manualmente la información financiera.

5. Resuma sus perspectivas financieras

Elabore informes financieros que le ayuden a resumir la actividad financiera. Una plataforma de software puede crear informes una vez que se introduce la información financiera en el sistema. Además, los informes muestran los datos recopilados de sus libros de contabilidad para ofrecer una perspectiva financiera completa de su negocio.

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