Ser organizado puede ser una valiosa baza en el trabajo. Utilizar tácticas de organización puede ayudarle a ser más eficiente y productivo. Esta capacidad te ayuda a evitar la pérdida de tiempo y a identificar y ejecutar tus tareas.
En este artículo, explicamos por qué es beneficioso mantenerse organizado y ofrecemos consejos para hacerlo.
Cómo mantenerse organizado cuando se trabaja en casa
¿Por qué es importante organizarse?
Disponer de una estructura para organizar los elementos y las tareas puede conducir a una mayor eficiencia. Saber dónde está cada cosa o lo que hay que hacer puede conducir a una mayor productividad. Si te mantienes organizado, puedes aumentar tu eficiencia evitando perder tiempo o distraerte, lo que te hace más eficiente. Cuando tus compañeros de trabajo o tus jefes se den cuenta de que eres organizado, podrán confiar en ti para que realices tareas o asumas deberes adicionales.
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¿Cómo puedo mantenerme organizado?
Si necesitas orientación para mantenerte organizado, puedes utilizar los siguientes 28 consejos como guía:
Crear una lista de tareas
Las listas de tareas son eficaces para organizar las tareas semanales o diarias que debes realizar. Al principio del día o de la semana, reserve un tiempo para escribir una lista de sus responsabilidades. Puedes utilizar una lista física o herramientas digitales, que te permiten compartir las listas entre dispositivos y te aseguran el acceso a ellas desde cualquier lugar.
Priorice sus tareas
Cuando escriba las listas de tareas para usted, establezca sus prioridades para completarlas. Un método de priorización eficaz es centrarse en los plazos, como por ejemplo si tiene que completar las tareas en un día, una semana o un mes. Manténgase organizado y evite que se le pasen los plazos completando las tareas en orden de su urgencia.
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Identifique sus tres principales tareas
Las listas de tareas son un método eficaz para organizar las tareas, ya sean diarias o semanales. Al principio del día o de la semana, reserve un tiempo para escribir una lista de sus responsabilidades. Puedes utilizar una lista física o herramientas digitales, que te permiten compartir las listas entre dispositivos y te aseguran que puedes acceder a ellas desde cualquier lugar.
Divida las tareas grandes
Puedes dividir los proyectos grandes en tareas más pequeñas para que sean más manejables. Este método puede ayudarte a evitar procrastinar o sentirte abrumado. Una vez que hayas dividido el proyecto, prioriza cada tarea según su importancia para ayudarte a mantener el rumbo e incorporarla a tu agenda diaria. Al asignarte estas tareas, puede ayudarte a organizar tu tiempo y a terminar en el plazo previsto.
Desarrolle un sistema de archivo
Ahorra tiempo en la búsqueda de documentos creando un sistema de archivo. Puedes utilizar un sistema de almacenamiento físico o digital, según tus preferencias. Con los sistemas digitales, asegúrate de etiquetar y titular adecuadamente todos tus archivos para que sea más fácil buscarlos. Otra ventaja de los archivos digitales es que es sencillo compartirlos con tus compañeros.
Utiliza técnicas de codificación por colores
La codificación por colores puede ayudarte a organizar visualmente tus archivos o listas de tareas. Cuando asignas un propósito específico a un color, te permite entender esos elementos inmediatamente. También le permite agrupar elementos similares para archivar de forma más eficiente. Por ejemplo, puede asignar colores a diferentes proyectos en sus listas de tareas o carpetas de archivos. O puedes asignar colores a los plazos, con el rojo significando que algo es urgente, mientras que el amarillo significa que tienes al menos una semana.
Limpie su espacio de trabajo
Eliminar el desorden puede limitar las distracciones, permitiéndote concentrarte en el trabajo. En primer lugar, tira la basura. A continuación, evalúa los objetos restantes y elimina todo lo que no necesites para el trabajo. Una vez que tengas los objetos necesarios, puedes agruparlos y organizarlos utilizando herramientas como portaplumas o bandejas de escritorio.
Elimine los artículos innecesarios
Libere espacio para los objetos esenciales eliminando los innecesarios. Manténgase organizado estableciendo reglas para deshacerse de los artículos innecesarios. Por ejemplo, si no ha utilizado algo en al menos un año, puede tirarlo o donarlo. Si te preocupa eliminar archivos y documentos relacionados con el trabajo, puedes ponerlos en una carpeta para que no estén a la vista.
Dale a cada cosa un lugar específico
Puede evitar el extravío o la pérdida de objetos asignándoles un lugar específico. Por ejemplo, puede colocar siempre su calculadora en el cajón superior de su escritorio. Escoja lugares sensibles o de fácil acceso. Si usas bolígrafos con frecuencia, puede tener sentido ponerlos al alcance de un brazo para que sean de fácil acceso.
5. Guarda los objetos inmediatamente
Además de asignar los objetos a un lugar adecuado, asegúrate de guardarlos siempre justo después de usarlos. Inmediatamente después de usar un bolígrafo, guárdalo en su soporte. Esta técnica le permite conocer la ubicación de sus objetos y no perder tiempo buscándolos.
7. Márquese unos plazos
Puede que todas tus tareas no tengan plazos asignados, pero puedes fijarlos para ayudarte a controlar y gestionar tu tiempo. Los plazos también pueden ayudarte a responsabilizarte de completar las tareas en lugar de procrastinarlas u olvidarlas. Por ejemplo, si tienes una lista de correos electrónicos que debes responder, puedes fijarte un plazo para responder antes de las 3 de la tarde.
Anote las cosas
Durante su jornada laboral pueden surgir tareas o responsabilidades inesperadas. Tenga un diario, un cuaderno o notas adhesivas en su escritorio para asegurarse de que puede anotar cosas cuando las necesite. Escribir notas puede ayudarle a retener la información y a mantenerse organizado para no olvidar mensajes importantes como plazos o tareas.
3. Gestione su bandeja de entrada de correo electrónico
Si te sientes abrumado por los correos electrónicos, reserva momentos regulares para revisarlos y responderlos. Puedes fijarte el objetivo de llegar a cero correos no leídos cada día o cada semana para sentirte al tanto de tus obligaciones. Para ayudar a mantener tu bandeja de entrada libre de desorden, también puedes aprovechar este momento para valorar si debes darte de baja de listas de correo innecesarias.
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Utiliza aplicaciones de gestión del tiempo
Puedes utilizar aplicaciones de gestión del tiempo para asegurarte de que empleas tu tiempo de forma eficiente. Por ejemplo, algunas aplicaciones proporcionan datos sobre el tiempo dedicado al trabajo frente a las actividades personales. Puedes utilizar estos datos para identificar posibles áreas problemáticas y desarrollar estrategias para mejorar tus habilidades de gestión del tiempo. Estas aplicaciones también pueden ayudarte a crear y completar tus listas de tareas pendientes o a mantener la concentración en una tarea específica.
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Evalúe su horario semanal
Para ayudarte a organizar tu tiempo y tus tareas, intenta observar tu semana e identificar patrones. Por ejemplo, puede darse cuenta de que el principio de su semana suele ser más lento que el final. Puedes intentar abordar las tareas el lunes o el martes para sentirte menos abrumado cuando llegues al jueves y al viernes. Esta técnica puede ayudarte a repartir el trabajo de forma más uniforme.
7. Desarrolla una rutina
Una rutina puede ayudarte a sentirte más organizado porque establece una estructura diaria. Por ejemplo, puedes tener una rutina matutina que incluya desayunar y hacer un entrenamiento rápido. Comprometerse con esta rutina puede ayudarle a sentirse preparado y con energía al comienzo de cada día. Tu rutina de trabajo puede incluir tareas regulares, como revisar tu correo electrónico al llegar. A medida que sigas las rutinas, los procesos se volverán más automáticos y eficientes para que los completes.
Completa una tarea a la vez
Cuando trabajas en una sola tarea, te ayuda a mantener la concentración y a completarla de forma eficiente. Puedes establecer una regla según la cual no puedes empezar una nueva tarea hasta que termines la última. Este enfoque puede ayudar a organizar tus tareas cada día porque las saca de tu lista de tareas pendientes y te asegura que sabes lo que todavía tienes que completar.
Reservar tiempo para la organización
Dedique un tiempo diario o semanal a la organización. La cantidad de tiempo puede variar, ya sean 15 minutos al día o una hora a la semana. Las tareas que realice también pueden variar en función de sus necesidades, como limpiar un espacio concreto, revisar los correos electrónicos no leídos o escribir listas de tareas pendientes. Este tiempo puede proporcionar oportunidades para practicar y mejorar tus habilidades organizativas.
Delegue tareas
Puedes utilizar la delegación para asegurarte de que sólo tienes que completar tantas tareas como puedas gestionar. Al crear listas de tareas, anote las que puede asignar o compartir con otra persona. Intente elegir tareas que no tenga que supervisar o revisar mucho. Delegar las tareas más pequeñas o sencillas te da tiempo para centrarte en las más complejas.
Quitar algo antes de añadir algo
Tanto si va a comprar algo como si va a añadir una tarea a su lista de tareas pendientes, intente eliminar algo primero. Este método puede ayudarle a evitar tener demasiado desorden físico o asumir demasiadas responsabilidades. Por ejemplo, evalúe sus tareas actuales cuando alguien le pida ayuda. Antes de aceptar nuevas tareas, determine si puede eliminar o completar algo de su lista actual.
Utiliza los calendarios
Un calendario mantenido con regularidad puede ayudarte a organizar y controlar tu tiempo. Puede utilizar los calendarios para hacer un seguimiento de los eventos y evitar que se le pasen por alto o que tenga una doble reserva. Dependiendo de sus preferencias, puede utilizar un calendario físico o digital. Un calendario digital puede aportar ventajas adicionales, ya que puede enviarle notificaciones y sincronizarse con su cuenta de correo electrónico para crear automáticamente entradas basadas en invitaciones enviadas por correo electrónico.
25. Evitar la procrastinación
Intenta empezar las tareas de tu lista de tareas pendientes lo antes posible en lugar de aplazarlas o esperar hasta el último momento. Esta iniciativa le ayudará a evitar sentirse abrumado. Cuanto antes termines una tarea, antes podrás empezar la siguiente y así sucesivamente, hasta terminar tu lista de tareas. Puedes utilizar numerosas técnicas, como abordar primero los elementos más fáciles.
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Limite las distracciones
Las distracciones pueden desviar la atención de tu trabajo o interrumpir tu horario. Para limitar las distracciones, puedes apagar las notificaciones del ordenador y del teléfono para evitar la tentación de desviarte de tus tareas. También puedes establecer un mensaje de ausencia o «no molestar» en tu sistema de mensajería del trabajo para enviar una señal a tus colegas de que no estás disponible en ese momento.
Combinar tareas o recados
Puede hacer que su día sea más eficiente planificando y combinando recados o tareas. Si tiene que hacer dos recados en la misma zona, intente hacer ambos en un solo viaje. Si tienes varias tareas de trabajo que utilizan todas el mismo software, céntrate en completar ese grupo de tareas antes de pasar a otras. Del mismo modo, hacer esto significa que no tienes que reabrirlo varias veces.
17. Utiliza tu tiempo de forma eficiente
Si tienes tiempo libre, aprovéchalo para cumplir tus objetivos o tareas. Por ejemplo, si te desplazas al trabajo en transporte público, puedes utilizar ese tiempo para escribir y revisar tu lista de tareas pendientes o completar tareas sencillas. Al completar estas tareas entonces, deja espacio en tu jornada laboral para tus deberes más esenciales.
Prepárese con antelación
Algunas tareas te permiten prepararte con antelación para gestionar mejor el tiempo. Por ejemplo, puedes ahorrar tiempo antes del trabajo planificando tu ropa la noche anterior. O puedes planificar las comidas de la semana durante el fin de semana para no tener que preocuparte por encontrar algo que comer después. Al planificar o preparar con antelación, puedes limitar el estrés de última hora.
Haz descansos
Reservar tiempo para los descansos puede ayudarte a recargar las pilas a lo largo del día. Puedes darte unos minutos para dar un paseo o comer algo para descansar del trabajo. Estos descansos te proporcionan tiempo para relajarte y prepararte para afrontar la siguiente tarea.
Recompénsese a sí mismo
Reconocer tus logros te pondrá de buen humor y hará que te sientas más seguro para completar aún más tareas. Por ejemplo, puede comprarse un capricho si termina todos los elementos de su lista de tareas antes de lo previsto ese día. Cuando pones en práctica estrategias organizativas y ves que funcionan, te motiva a seguir utilizándolas.